Jak przebiega zmiana stanowiska pracy? Czy pracownik może odmówić przeniesienia?

Zmiana stanowiska pracy to sytuacja, z którą może zetknąć się każdy zatrudniony – zarówno w wyniku awansu, jak i reorganizacji firmy. Często rodzi ona pytania i wątpliwości. Czy pracodawca ma prawo samodzielnie zdecydować o przesunięciu pracownika na inne stanowisko? Czy pracownik może odmówić takiej zmiany i jakie mogą być tego konsekwencje? Jakie są obowiązki pracodawcy w kontekście przeniesienia pracownika na inne stanowisko? W artykule wyjaśniamy, jak powinna przebiegać zmiana stanowiska pracy pracownika oraz jakie są prawa i obowiązki obu stron w takiej sytuacji.

Zmiana stanowiska pracy – to należy wiedzieć!

✅ Czym jest zmiana stanowiska pracy?

To modyfikacja zakresu obowiązków, nazwy stanowiska, miejsca w strukturze firmy lub warunków zatrudnienia. Nie musi oznaczać pogorszenia warunków – często wiąże się z rozwojem lub dostosowaniem do potrzeb firmy.

✅ Najczęstsze powody zmiany stanowiska:

• Reorganizacja firmy lub zmiana profilu działalności

• Awans lub rozwój zawodowy

• Lepsze dopasowanie kompetencji

• Problemy w wykonywaniu dotychczasowej pracy

• Wniosek pracownika

• Potrzeby organizacyjne pracodawcy

• Względy zdrowotne lub osobiste

✅ Kto może wystąpić z inicjatywą?

• Z inicjatywy pracodawcy – w związku z potrzebami organizacyjnymi, optymalizacją zasobów kadrowych czy oceną pracy.

• Z inicjatywy pracownika – w wyniku chęci rozwoju, zmiany środowiska pracy, wypalenia zawodowego czy problemów zdrowotnych.

✅ Formy wprowadzenia zmiany:

• Aneks do umowy o pracę – stosowany, gdy obie strony (pracodawca i pracownik) wyrażają zgodę na nowe warunki.

• Porozumienie zmieniające – forma polubownego uzgodnienia zmiany warunków zatrudnienia.

• Wypowiedzenie zmieniające – jednostronna propozycja pracodawcy, gdy brak jest porozumienia; pracownik może ją przyjąć lub odrzucić (co skutkuje rozwiązaniem umowy po okresie wypowiedzenia).

✅ Czy zmiana wymaga badań i szkolenia BHP?

• Tak, jeśli zmiana stanowiska wiąże się ze zmianą warunków pracy, środowiska lub nowych zagrożeń, pracodawca ma obowiązek skierować pracownika na wstępne lub kontrolne badania lekarskie. Musi także przeprowadzić szkolenie BHP i instruktaż stanowiskowy.

• Jeśli zmiana dotyczy tylko nazwy stanowiska bez wpływu na środowisko pracy i zakres obowiązków – nie ma obowiązku przeprowadzania badań.

👉🏻 Rozważasz zmianę stanowiska? Poszukaj ofert pracy na Asistwork!

Czym jest zmiana stanowiska pracy?

Zmiana stanowiska pracy to modyfikacja dotychczasowego zakresu obowiązków, nazwy stanowiska lub miejsca w strukturze organizacyjnej firmy. Może ona wynikać z różnych powodów – rozwoju zawodowego pracownika, restrukturyzacji firmy, zmiany profilu działalności, a także chęci lepszego dopasowania kompetencji pracownika do potrzeb organizacji.

Co ważne, taka zmiana nie zawsze oznacza pogorszenie warunków zatrudnienia. Często jest szansą na rozwój, awans lub większą samodzielność. Przesunięcie na inne stanowisko może też oznaczać stabilizację zawodową, np. w przypadku przeniesienia z działu o dużej rotacji do bardziej ugruntowanej części firmy. Kluczowy jest tu jednak kontekst – zarówno biznesowy, jak i indywidualny – ponieważ wpływa on na to, jak dana zmiana zostanie odebrana przez pracownika. Podczas całego procesu ważne jest także przestrzeganie przepisów Kodeksu pracy i właściwych ustaw.

Z czego może wynikać przeniesienie pracownika na inne stanowisko?

Decyzja o przeniesieniu pracownika na inne stanowisko może mieć różne źródła i być podyktowana zarówno interesem pracodawcy, jak i potrzebami lub sytuacją samego pracownika. Taka zmiana nie zawsze oznacza problem – często stanowi element rozwoju zawodowego, dostosowania do nowych realiów lub poprawy funkcjonowania całej organizacji. Do najczęstszych powodów przeniesienia należą:

• Reorganizacja struktury firmy – np. połączenie działów, likwidacja stanowisk, zmiana modelu zarządzania.

• Zmiana zakresu działalności – firma może wprowadzać nowe produkty, usługi lub rynki, co wymaga nowych kompetencji i przeszeregowania kadry.

• Awans zawodowy – objęcie wyższego lub bardziej odpowiedzialnego stanowiska w ramach rozwoju kariery pracownika.

• Lepsze dopasowanie kompetencji – przeniesienie pracownika tam, gdzie jego doświadczenie zawodowe i umiejętności mogą być efektywniej wykorzystane.

• Niewłaściwe wykonywanie pracy na obecnym stanowisku – np. trudności w realizacji obowiązków, konflikt w zespole lub niedopasowanie do roli.

• Uzasadnione potrzeby pracodawcy – np. nagła luka kadrowa w innym dziale, zastępstwo za innego pracownika lub wzrost zapotrzebowania na określony typ pracy.

• Problemy zdrowotne lub osobiste pracownika – które uniemożliwiają dalsze wykonywanie dotychczasowych obowiązków, ale pozwalają na pracę w innej roli.

• Wniosek samego pracownika – motywowany chęcią rozwoju lub zmiany środowiska pracy, wypaleniem zawodowym lub innymi względami osobistymi.

Niezależnie od przyczyny, każda zmiana stanowiska pracownika powinna być przemyślana, uzasadniona i przeprowadzona z poszanowaniem obowiązujących przepisów oraz na bazie dialogu z pracownikiem.

Zmiana stanowiska pracownika z inicjatywy pracodawcy

Zmiana stanowiska pracy z inicjatywy pracodawcy to sytuacja, w której to nie pracownik, a przełożony lub dział kadr podejmuje decyzję o potrzebie przesunięcia danej osoby na inne stanowisko. Tego rodzaju zmiana może być uzasadniona względami organizacyjnymi, optymalizacją pracy zespołu, koniecznością dostosowania zasobów ludzkich do aktualnych potrzeb firmy lub oceną efektywności konkretnego pracownika. W zależności od tego, czy zmiana dotyczy tylko nazwy stanowiska, zakresu obowiązków, czy również warunków zatrudnienia (np. wynagrodzenia, miejsca pracy, wymiaru czasu pracy), może być konieczne dokonanie formalnej zmiany umowy o pracę lub zastosowanie tzw. wypowiedzenia zmieniającego.

Pracodawca nie może jednak dowolnie przenosić pracownika – każda decyzja musi mieścić się w granicach prawa pracy, uwzględniać zapisy umowy oraz być proporcjonalna do możliwości i kwalifikacji pracownika. Warto też pamiętać, że w niektórych przypadkach pracownik może odmówić przyjęcia nowych warunków – co wiąże się z określonymi skutkami prawnymi, o których więcej w dalszej części artykułu.

Czy pracownik może odmówić zmiany stanowiska pracy?

Czy pracodawca może zmienić stanowisko pracy pracownika bez jego zgody? Ogólnie rzecz biorąc pracownik ma prawo odmówić przeniesienia na inne stanowisko pracy. Pracodawca nie może go zmusić do podpisania porozumienia zmieniającego warunki zatrudnienia. Jeżeli pracodawca wręczy pracownikowi wypowiedzenie zmieniające (czyli formalną propozycję nowych warunków pracy), pracownik może złożyć sprzeciw wobec tej zmiany. Czas na złożenie sprzeciwu zależy od długości zatrudnienia danego pracownika i wynosi połowę okresu wypowiedzenia. Jeśli pracownik nie zgłosi sprzeciwu w wymaganym terminie, nowe warunki wchodzą w życie.

Wyjątkiem od zasady dobrowolności jest sytuacja przewidziana w art. 42 § 4 Kodeksu pracy. Pracodawca może oddelegować pracownika do innej pracy niż określona w umowie na okres do 3 miesięcy w roku kalendarzowym, bez zmieniania warunków pracy lub płacy. Warunkiem jest, by nowe obowiązki odpowiadały kwalifikacjom zawodowym pracownika i nie powodowały obniżenia wynagrodzenia. Po upływie tego okresu lub w przypadku zmiany na dłużej wymagana jest już zgoda pracownika lub wypowiedzenie zmieniające.

W przypadku, gdy pracownik nie może wykonywać dotychczasowej pracy z powodu wypadku przy pracy lub choroby zawodowej, pracodawca może – na podstawie orzeczenia lekarskiego – przenieść go na inne, odpowiednie stanowisko. W takich przypadkach decyzja pracodawcy wynika z obowiązujących przepisów prawa pracy i orzeczenia lekarskiego.

Kiedy aneks do umowy, a kiedy wypowiedzenie zmieniające?

Zmiana stanowiska pracy może zostać formalnie wprowadzona na dwa sposoby: poprzez aneks do umowy o pracę albo wypowiedzenie zmieniające – wybór odpowiedniej formy zależy od zakresu i charakteru wprowadzanych zmian.

Aneks do umowy stosuje się, gdy zmiana jest uzgodniona przez obie strony – pracodawcę i pracownika – i dotyczy modyfikacji warunków zatrudnienia, takich jak nazwa stanowiska, zakres obowiązków, miejsce pracy czy wynagrodzenie. Warunkiem jest dobrowolna zgoda pracownika na zaproponowane zmiany. Aneks wchodzi w życie w terminie ustalonym przez strony i nie wymaga zachowania okresu wypowiedzenia.

Wypowiedzenie zmieniające natomiast stosuje się wtedy, gdy pracodawca chce jednostronnie wprowadzić zmiany w istotnych warunkach pracy lub płacy, a nie ma pewności, czy pracownik się na nie zgodzi. Taką decyzję pracodawca musi skonsultować w działającymi w zakładzie pracy związkami zawodowymi. Wypowiedzenie zmieniające to formalne pismo, które zawiera propozycję nowych warunków – jeśli pracownik je zaakceptuje, nowa umowa obowiązuje po upływie okresu wypowiedzenia. Jeśli odmówi – wypowiedzenie traktowane jest jako rozwiązanie umowy o pracę na dotychczasowych warunkach. Okres wypowiedzenia jest zależny od stażu pracy u danego pracodawcy i wynosi:

• 2 tygodnie w przypadku zatrudnienia krótszego niż pół roku,

• 1 miesiąc w przypadku zatrudnienia pomiędzy pół roku a 3 lata,

• 3 miesiące w przypadku zatrudnienia dłuższego niż 3 lata.

Wypowiedzenie zmieniające a porozumienie zmieniające

Wypowiedzenie zmieniające to jednostronne oświadczenie woli pracodawcy, które polega na wypowiedzeniu dotychczasowych warunków pracy lub płacy i jednoczesnym zaproponowaniu nowych. Pracownik nie musi wyrażać zgody na takie wypowiedzenie, jednak ma prawo zdecydować, czy przyjmuje zaproponowane warunki. Jeśli ich nie zaakceptuje, umowa o pracę rozwiązuje się po upływie okresu wypowiedzenia. Wypowiedzenie zmieniające jest najczęściej stosowane, gdy pracodawca chce w umowie o pracę wprowadzić istotne, często mniej korzystne dla pracownika zmiany, takie jak obniżenie wynagrodzenia, zmiana stanowiska czy miejsca pracy. Nowe warunki zaczynają obowiązywać dopiero po upływie okresu wypowiedzenia, a w przypadku odmowy pracownika – stosunek pracy wygasa.

Z kolei porozumienie zmieniające to polubowna forma zmiany warunków zatrudnienia, która wymaga zgody zarówno pracodawcy, jak i pracownika. W tym przypadku obie strony negocjują i ustalają nowe warunki pracy lub płacy, które mogą dotyczyć dowolnych aspektów zatrudnienia, takich jak zakres obowiązków, miejsce pracy, wynagrodzenie czy wymiar czasu pracy. Zmiana następuje w terminie ustalonym w porozumieniu, często natychmiast lub w innym, wspólnie uzgodnionym czasie.

Kiedy nie można wręczyć wypowiedzenia zmieniającego?

Wypowiedzenia zmieniającego nie można wręczyć w sytuacji, gdy miałoby ono na celu zmianę rodzaju umowy o pracę, np. z umowy na czas nieokreślony na umowę na czas określony. Takie działanie jest niedopuszczalne.

Ponadto istnieje grupa pracowników objętych szczególną ochroną przed wypowiedzeniem, którym wypowiedzenie zmieniające może być ograniczone lub wymagać szczególnych przesłanek. Do takich osób należą m.in.: kobiety w ciąży, pracownicy na urlopie macierzyńskim, pracownicy w wieku przedemerytalnym, przedstawiciele związków zawodowych, społeczni inspektorzy pracy (na podstawie przepisów ustawy o społecznej inspekcji pracy) oraz osoby przebywające na zwolnieniu lekarskim.

Degradacja pracownika na niższe stanowisko

Degradacja pracownika, czyli przeniesienie na niższe stanowisko, wymaga uzasadnienia i musi być poprzedzona wręczeniem wypowiedzenia zmieniającego, które zawiera nowe warunki pracy i płacy oraz ich uzasadnienie. Pracodawca nie może jednostronnie zdegradować pracownika bez zachowania tych procedur, a pracownik ma prawo odmówić przyjęcia nowych warunków, co może skutkować rozwiązaniem umowy po upływie okresu wypowiedzenia.

Pracownik ma prawo odwołać się od takiej decyzji do sądu pracy, jeśli uzna, że degradacja jest nieuzasadniona lub narusza jego prawa. Ponadto degradacja nie może być stosowana z powodów dyskryminacyjnych, ponieważ Kodeks pracy nakłada obowiązek równego traktowania wszystkich pracowników. Bezprawna degradacja, na przykład po powrocie ze zwolnienia lekarskiego czy urlopu macierzyńskiego, jest niedopuszczalna i może być traktowana jako naruszenie prawa, a nawet mobbing.

Zmiana stanowiska pracy na wniosek pracownika

Nie tylko pracodawca może inicjować zmianę stanowiska – równie często wychodzi ona od samego pracownika. Taka inicjatywa może wynikać z wielu powodów: chęci rozwoju zawodowego, potrzeby zmiany środowiska pracy, wypalenia zawodowego, lepszego dopasowania obowiązków do posiadanych kompetencji, a także sytuacji osobistych lub zdrowotnych. Pracownik może złożyć formalny wniosek o zmianę stanowiska, kierując go do przełożonego lub działu HR. Choć pracodawca nie ma obowiązku uwzględnienia takiej prośby, warto, by potraktował ją poważnie – zwłaszcza jeśli dotyczy wartościowego i zaangażowanego pracownika.

Zmiana stanowiska na wniosek pracownika, podobnie jak ta z inicjatywy pracodawcy, wymaga pisemnego powiadomienia pracownika, powinna więc zostać potwierdzona formalnie. Najczęściej odbywa się to poprzez aneks do umowy o pracę – jeśli obie strony wyrażają zgodę na nowe warunki. Warto, aby wniosek był dobrze uzasadniony, a propozycja zmiany spójna z potrzebami firmy – zwiększa to szanse na jej pozytywne rozpatrzenie. Taka forma wewnętrznej mobilności może być korzystna dla obu stron: pracownik zyskuje nowe wyzwania, a pracodawca utrzymuje zaangażowaną osobę w strukturach organizacji.

Czy zmiana stanowiska pracy wymaga przeprowadzenia badań i szkolenia BHP?

Przy zmianie stanowiska pracy pracodawca ma obowiązek przeprowadzić odpowiednie szkolenie dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz instruktaż stanowiskowy, zwłaszcza gdy zmieniają się warunki techniczno-organizacyjne lub pojawiają się nowe zagrożenia związane z nowymi obowiązkami. Szkolenie to ma na celu zapoznanie pracownika z ryzykiem występującym na nowym stanowisku oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy.

Co do badań lekarskich, pracownik musi posiadać aktualne orzeczenie lekarskie potwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku. Jeśli zmiana stanowiska wiąże się ze zmianą środowiska pracy lub zagrożeń, pracodawca powinien skierować pracownika na wstępne badania lekarskie. Natomiast sama zmiana nazwy stanowiska w przypadku, gdy nie nastąpiła zmiana środowiska pracy, nie wymaga ponownego badania.