Akta osobowe pracownika – poznaj dobre praktyki przechowywania dokumentacji pracowniczej!

Zatrudnianie pracowników wiąże się nie tylko z koniecznością wypłacania im wynagrodzenia. Przepisy prawa pracy nakładają również na firmy obowiązek prowadzenia rzetelnej ewidencji przebiegu zatrudnienia. Należy więc przechowywać dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz jego wygaśnięcia. Co jeszcze powinno się znajdować w aktach osobowych? Jak je prawidłowo przechowywać? Poniżej znajdziesz kompleksowy poradnik!

O czym przeczytasz w tym artykule?

• Akta osobowe pracownika – co powinny zawierać ?

• Akta osobowe 2025 – jakie są aktualne przepisy?

• Wgląd do akt osobowych przez pracownika

• Kiedy trzeba wydać kopię dokumentacji pracowniczej?

• Śmierć pracownika a dokumenty dotyczące danych osobowych

• Jak prowadzić akta osobowe?

• Jak długo pracodawca przechowuje dokumentację pracowniczą?

• Dokumenty związane z pracownikiem, które nie powinny trafić do akt osobowych

• Inne dokumenty związane z zatrudnieniem – kiedy i jak je przechowywać?

Akta osobowe pracownika – co powinny zawierać ?

Akta osobowe to podstawowa dokumentacja dotycząca zatrudnienia każdego pracownika. Ich prowadzenie nie tylko wynika z przepisów prawa, ale też porządkuje informacje związane z przebiegiem zatrudnienia, od momentu ubiegania się o pracę, przez cały okres współpracy, aż po jej zakończenie. Prawidłowe prowadzenie akt osobowych pozwala uniknąć chaosu organizacyjnego i problemów przy ewentualnej kontroli, np. z Państwowej Inspekcji Pracy.

Zgodnie z obowiązującym rozporządzeniem, akta osobowe dzielą się na pięć części: A, B, C, D i E. Każda z nich ma określone przeznaczenie i zawiera konkretny rodzaj dokumentów. Taki podział ułatwia zarządzanie dokumentacją i zapewnia przejrzystość.

Akta osobowe część A

To dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie. W tej części gromadzi się akta, które pracownik przedkłada przed zawarciem umowy o pracę, a które są niezbędne do jej podpisania. Należą do nich m.in.:

• CV i list motywacyjny (jeśli zostały dostarczone),

• kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,

• świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy,

• kopie dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe (np. dyplomy, certyfikaty),

• orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku,

• potwierdzenie odbycia wstępnego szkolenia BHP.

Dokumenty w części A służą potwierdzeniu, że pracownik spełnia warunki wymagane na danym stanowisku i może zostać zatrudniony zgodnie z przepisami.

Akta osobowe część B

Dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy i przebiegiem zatrudnienia to najobszerniejsza część akt osobowych, zawierająca wszystkie dokumenty dotyczące trwania zatrudnienia. Znajdują się tu m.in.:

• umowa o pracę i ewentualne aneksy,

• zakres obowiązków,

• potwierdzenie zapoznania się z regulaminem pracy, wynagradzania, informacjami o warunkach zatrudnienia,

• dokumenty dotyczące wynagrodzenia, premii, nagród,

• wnioski o urlop wypoczynkowy i okolicznościowy,

• zaświadczenia lekarskie (np. L4),

• informacje o zmianach warunków pracy lub stanowiska,

• decyzje o przyznaniu świadczeń z ZFŚS.

Część B dokumentuje przebieg zatrudnienia – wszystko, co ma miejsce między podpisaniem umowy a zakończeniem pracy.

Akta osobowe część C

Tu znajdują się dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy. Po zakończeniu współpracy z pracownikiem do części C trafiają dokumenty związane z rozwiązaniem umowy, takie jak:

• wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy o pracę (z zachowaniem okresu wypowiedzenia lub bez),

• porozumienie stron,

• świadectwo pracy,

• potwierdzenie wydania dokumentów,

• rozliczenia końcowe (np. ekwiwalent za niewykorzystany urlop).

Dokumentacja w tej części ma potwierdzać, że rozwiązanie stosunku pracy przebiegło zgodnie z przepisami i że pracownik otrzymał wszystkie przysługujące mu świadczenia.

Akta osobowe część D

To osobna część akt, w której przechowuje się informacje o zastosowanych karach porządkowych, np.:

• upomnienia,

• nagany,

• inne kary wynikające z przepisów Kodeksu pracy.

Znajdują się tu także dokumenty dotyczące ewentualnego ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej za szkody, wyjaśnienia złożone przez pracownika oraz potwierdzenia zapoznania się z decyzją o karze. Ważne, aby pamiętać, że po roku nienagannej pracy kara ulega zatarciu, a dokumenty należy usunąć z tej części akt.

Akta osobowe część E

Dokumenty związane z kontrolą trzeźwości lub obecnością środków działających podobnie do alkoholu. To nowa część, obowiązująca od 2023 roku. Zawiera dokumenty potwierdzające przeprowadzenie kontroli trzeźwości lub testu na obecność środków psychoaktywnych, jeśli takie działania zostały przewidziane w przepisach wewnętrznych zakładu pracy. Przykładowe dokumenty to:

• protokoły z kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę,

• zgody pracownika (jeśli wymagane),

• wyniki badania i decyzje o niedopuszczeniu do pracy.

Część E ma na celu uporządkowanie wrażliwej dokumentacji związanej z bezpieczeństwem pracy i stanem psychofizycznym pracownika.

Na pierwszy rzut oka prowadzenie akt osobowych może wydawać się skomplikowane, ale znajomość struktury dokumentacji pozwala znacznie uprościć cały proces. Jasny podział na części oraz wiedza, jakie dokumenty należy przechowywać i w jakim miejscu, ułatwia organizację, zmniejsza ryzyko błędów i pozwala działać zgodnie z przepisami. Dobrze prowadzona teczka pracownicza to zarówno wymóg formalny, jak również ułatwienie w codziennej pracy działu kadr czy osoby odpowiedzialnej za administrację kadrową.

Akta osobowe 2025 – jakie są aktualne przepisy?

Podstawą prawną regulującą sposób prowadzenia akt osobowych pozostaje Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. To właśnie ono określa, jak dzielić dokumentację pracownika, jakie elementy powinny się w niej znaleźć i jak długo należy je przechowywać.

Warto też wiedzieć, że Kodeks pracy również porusza sprawę prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Artykuł 94 pkt. 9a określa, że pracodawca musi:

"prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza);"

Pkt. 9b dodaje:

"przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej;"

Nowelizacja z marca 2023 – dostosowanie do pracy zdalnej i kontroli trzeźwości

W związku ze zmianami w Kodeksie pracy, w szczególności dotyczącymi pracy zdalnej oraz możliwości kontroli trzeźwości pracowników, 21 marca 2023 roku weszła w życie nowelizacja rozporządzenia dokumentacyjnego (rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 6 marca 2023 r.). Nowe przepisy wprowadziły istotne zmiany w zakresie prowadzenia akt osobowych.

Część B akt osobowych została rozszerzona o:

• dokumenty dotyczące elastycznej organizacji czasu pracy,

• dokumentację związaną z pracą zdalną (np. wnioski, uzgodnienia, polecenia pracy zdalnej),

• informacje o zmianach rodzaju umowy o pracę (np. z umowy na czas określony na umowę bezterminową),

• wnioski składane przez pracownika w związku z rozwiązaniem umowy na okres próbny (w tym dotyczące przyczyny zakończenia współpracy).

Część E została wprowadzona jako nowy segment akt osobowych, przeznaczony na:

• protokoły i dokumenty związane z przeprowadzeniem kontroli trzeźwości pracownika,

• wyniki badań na obecność alkoholu lub środków działających podobnie,

• decyzje o niedopuszczeniu pracownika do pracy z powodu stanu psychofizycznego.

Zmiany te mają na celu uporządkowanie nowego typu dokumentacji i dostosowanie praktyki kadrowej do współczesnych realiów – pracy hybrydowej, większego nacisku na work-life balance oraz bezpieczeństwo w miejscu pracy.

Zmiany od marca 2025 – nowe obowiązki związane z uprawnieniami rodzicielskimi

Od 19 marca 2025 roku zaczęły obowiązywać kolejne zmiany w Kodeksie pracy, dotyczące uprawnień rodzicielskich. Nowe przepisy przewidują dodatkowy urlop macierzyński dla rodziców wcześniaków oraz dzieci wymagających hospitalizacji po porodzie.

Dla pracodawców oznacza to konieczność:

• przyjmowania i archiwizowania wniosków pracowniczych związanych z nowym rodzajem urlopu,

• uzupełnienia dokumentacji w części B akt osobowych o decyzje, potwierdzenia i ewentualną korespondencję z ZUS.

Mimo że zakres zmian nie wymaga nowej części akt osobowych, rozszerza obowiązki dokumentacyjne i wymaga większej uwagi przy obsłudze uprawnień związanych z rodzicielstwem.

Wgląd do akt osobowych przez pracownika – czy jest możliwy?

Pracownik ma pełne prawo wglądu do swojej dokumentacji pracowniczej, w tym do akt osobowych. Obowiązek udostępnienia tych dokumentów wynika bezpośrednio z przepisów prawa pracy. Pracodawca ma obowiązek na żądanie pracownika udostępnić mu całość lub część dokumentacji dotyczącej jego zatrudnienia. Pracownik nie musi podawać powodu, dla którego chce zapoznać się z dokumentami. Wystarczy, że złoży wniosek (pisemny lub ustny, w zależności od przyjętych procedur).

Dostęp do dokumentacji powinien być zapewniony w warunkach umożliwiających swobodne zapoznanie się z treścią dokumentów, ale przy jednoczesnym zachowaniu poufności danych osobowych innych pracowników, jeśli takie znajdują się w danym dokumencie (np. przy okazji zbiorczych zestawień lub aneksów obejmujących większą grupę).

W praktyce oznacza to, że:

• pracodawca wskazuje termin i miejsce, gdzie pracownik będzie mógł zapoznać się z dokumentacją (najczęściej dzieje się to w obecności osoby z działu kadr),

• pracownik może sporządzać notatki, zdjęcia dokumentów lub poprosić o ich kopię – w formie papierowej lub elektronicznej,

• pracodawca ma obowiązek wydać kopię dokumentów nieodpłatnie (po raz pierwszy); kolejne kopie mogą być odpłatne, jeśli przewiduje to regulamin pracy.

Dostęp do własnych akt osobowych jest jednym z podstawowych uprawnień pracownika i stanowi ważny element transparentnych relacji kadrowych. Warto być na to przygotowanym organizacyjnie, zwłaszcza w większych zespołach lub gdy dokumentacja jest prowadzona częściowo w formie elektronicznej.

👉 Poszukujesz rąk do pracy? Zatrudnij pracownika z nami!

Kiedy trzeba wydać kopię dokumentacji pracowniczej?

Obowiązek wydania kopii dokumentacji pracowniczej wynika z art. 94¹² Kodeksu pracy. Zgodnie z przepisami, pracodawca ma obowiązek udostępnić kopię dokumentów na wniosek:

• pracownika lub byłego pracownika – na przykład w sytuacji, gdy osoba chce zweryfikować zapisy w aktach, potrzebuje ich do celów urzędowych albo dołączyć do dokumentacji emerytalno-rentowej,

• osób uprawnionych w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika, czyli wskazanych w art. 94⁹ § 3 – najczęściej będą to członkowie najbliższej rodziny (np. małżonek, dzieci, rodzice).

Forma wniosku

Wniosek o wydanie kopii może być złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Pracodawca nie może żądać dodatkowego uzasadnienia. Wystarczy sam fakt złożenia wniosku przez osobę uprawnioną.

Zakres i sposób wydania

Pracodawca zobowiązany jest przekazać kopię całości lub tylko wybranej części dokumentacji, zgodnie z treścią wniosku. Kopie mogą zostać przekazane w formie papierowej lub elektronicznej, zgodnie z życzeniem wnioskodawcy.

Pierwsze wydanie kopii dokumentacji jest bezpłatne. Dopiero kolejne, jeśli wnioskodawca ponownie poprosi o te same dokumenty, może wiązać się z opłatą, pod warunkiem, że zasady odpłatności zostały uprzednio określone (np. w regulaminie pracy).

Śmierć pracownika a dokumenty dotyczące danych osobowych

Śmierć pracownika nie oznacza automatycznego końca obowiązków pracodawcy wobec dokumentacji osobowej. Pracodawca wciąż ma obowiązek zadbać o zgodne z prawem przechowywanie i udostępnianie akt, w tym danych osobowych, przy jednoczesnym poszanowaniu tajemnicy i prywatności.

Komu i kiedy można wydać dokumenty?

Zgodnie z art. 94⁹ § 3 Kodeksu pracy, po śmierci pracownika dostęp do dokumentacji pracowniczej (w tym do danych osobowych) mają osoby uprawnione, czyli:

• członkowie najbliższej rodziny,

• osoby upoważnione przez pracownika za życia,

• inne osoby wskazane w odpowiednich przepisach, np. spadkobiercy.

Aby uzyskać dokumenty, uprawniona osoba musi złożyć wniosek (papierowy lub elektroniczny) o wydanie kopii – zgodnie z zasadami opisanymi w sekcji o wydawaniu dokumentacji.

Dane osobowe po śmierci pracownika – co z RODO?

Zgodnie z RODO, dane osobowe osób zmarłych nie są chronione w taki sam sposób jak dane żyjących, ale to nie oznacza dowolności w ich udostępnianiu czy przetwarzaniu. Pracodawca nadal odpowiada za to, by dane były udostępniane wyłącznie osobom uprawnionym i w zakresie niezbędnym do realizacji ich roszczeń (np. związanych z wypłatą wynagrodzenia czy świadczeń pośmiertnych).

Dokumentacja zmarłego pracownika podlega ogólnym zasadom archiwizacji i musi być przechowywana przez 10 lub 50 lat, w zależności od daty zatrudnienia i rodzaju dokumentów.

Przeczytaj też: 

Śmierć pracownika a wynagrodzenie — Co musisz wiedzieć o należności po zmarłym pracowniku?

Jak prowadzić akta osobowe?

Dobrze prowadzona dokumentacja pracownicza to nie tylko obowiązek prawny, ale także ułatwienie w codziennej pracy działu kadr. Przejrzystość, spójność i zgodność z przepisami pozwalają uniknąć chaosu, zagubienia dokumentów oraz problemów w razie kontroli.

Kilka ogólnych zasad:

• Podział na części A–E: Dokumenty porządkuj zgodnie z wymaganym układem. Każda część akt osobowych powinna być prowadzona oddzielnie.

• Chronologia i porządek: Dokumenty warto układać według dat, zaczynając od najstarszych. Każdy dokument powinien być podpisany przez osobę uprawnioną (np. pracownika lub pracodawcę).

• Spójne oznaczenia: Teczki, skoroszyty i pliki elektroniczne oznaczaj jednoznacznie imieniem, nazwiskiem oraz numerem PESEL pracownika (jeśli jest dostępny).

• Ochrona danych: Akta osobowe muszą być przechowywane w sposób zabezpieczający je przed dostępem osób nieuprawnionych, zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej.

Teczki na akta osobowe

Tradycyjna, papierowa forma akt osobowych nadal jest w wielu firmach standardem. W takim przypadku dokumenty przechowuje się najczęściej w odrębnych teczkach dla każdego pracownika. Teczka powinna być podzielona na wyraźnie oznaczone części: A, B, C, D i E. Warto zastosować przekładki lub kolorowe zakładki, które ułatwią szybkie odnalezienie konkretnego dokumentu.

Pamiętaj, aby:

• przechowywać akta w miejscu zamkniętym (np. w szafie z ograniczonym dostępem),

• zapewnić ochronę przed zniszczeniem (wilgoć, ogień, uszkodzenia mechaniczne),

• prowadzić akta w sposób ciągły – dokumenty powinny być kompletowane na bieżąco.

Elektroniczne akta osobowe

Jeżeli dysponujesz podpisem kwalifikowanym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, możesz podjąć decyzję o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej. Są to tak zwane e-akta.

Jak przejść na wersję elektroniczną?

Cyfrowe odwzorowanie dokumentów – Dokumentację należy zeskanować. Możesz to zrobić zarówno dla byłych, jak i obecnych pracowników, niezależnie od daty zatrudnienia. Każdy skan musi zostać podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez Ciebie lub osobę upoważnioną.

Zachowanie zgodności z przepisami – E-akta muszą być prowadzone w systemie teleinformatycznym, który spełnia wymagania określone w §9 i §10 Rozporządzenia z 10 grudnia 2018 r. Oznacza to m.in. zapewnienie integralności danych, ich czytelności oraz zabezpieczenia przed nieuprawnionym dostępem.

Obowiązek poinformowania pracownika – Po przekształceniu akt do formy elektronicznej, masz obowiązek zawiadomić pracownika lub byłego pracownika o możliwości odbioru jego papierowej dokumentacji.

Dokumentację możesz przekazać:

• osobiście (za pokwitowaniem),

• za pośrednictwem operatora pocztowego,

• przez osobę upoważnioną,

• środkami komunikacji elektronicznej (jeśli uzyskasz potwierdzenie doręczenia).

Jeśli wysłałeś zawiadomienie listem poleconym i nie zostało ono odebrane, doręczenie uznaje się za skuteczne po upływie 14 dni od dnia pozostawienia pierwszego awiza.

Przejście na e-akta to krok w stronę usprawnienia procesów kadrowych, ale wymaga staranności i zgodności z przepisami. Niezależnie od wybranej formy (papierowej czy elektronicznej) najważniejsze jest, by dokumentacja była kompletna, aktualna i prowadzona z zachowaniem należytej staranności.

Jak długo pracodawca przechowuje dokumentację pracowniczą?

Obowiązek przechowywania dokumentów dotyczących wykonywania pracy jest precyzyjnie określony w przepisach. Dotyczy to zarówno dokumentów związanych z wykonywaniem pracy, jak i tych, które powstały w związku z ustaniem zatrudnienia.

Zasady ogólne:

• Dokumentację pracowniczą (czyli akta osobowe oraz dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia, jak ewidencja czasu pracy, urlopy, wynagrodzenia) pracodawca przechowuje przez 10 lat od zakończenia stosunku pracy – jeśli pracownik został zatrudniony po 1 stycznia 2019 r.

• W przypadku pracowników zatrudnionych w latach 1999–2018, okres przechowywania dokumentów również może wynosić 10 lat, ale tylko wtedy, gdy pracodawca złożył do ZUS tzw. raport informacyjny (ZUS RIA).

• Jeśli tego nie zrobił – dokumenty trzeba przechowywać przez 50 lat.

• Dla pracowników zatrudnionych przed 1999 r., dokumentację przechowuje się przez 50 lat od zakończenia stosunku pracy – bez wyjątków.

Uwaga na datę ustania stosunku pracy. To właśnie ta data pracy jest punktem wyjścia do liczenia 10- lub 50-letniego okresu przechowywania. Warto więc pamiętać, że nawet jeśli dokument został sporządzony wcześniej (np. świadectwo pracy), jego archiwizacja liczona jest od momentu zakończenia zatrudnienia.

W przypadku elektronicznych akt osobowych, obowiązują te same okresy przechowywania, pod warunkiem spełnienia wszystkich wymogów prawnych dotyczących prowadzenia e-akt. Po upływie tego czasu dokumentację można trwale usunąć lub zniszczyć.

Dokumenty związane z pracownikiem, które nie powinny trafić do akt osobowych

Nie wszystkie dokumenty związane z zatrudnieniem pracownika mogą lub powinny trafić do akt osobowych. Choć mogą one dotyczyć np. przebiegu zatrudnienia pracownika lub jego sytuacji osobistej, zasady ochrony danych osobowych oraz rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej jasno określają, co może być gromadzone, a co nie.

Do dokumentów, które nie powinny znajdować się w aktach osobowych, należą m.in.:

• Dowód osobisty – jego przechowywanie w dokumentacji pracowniczej jest zabronione. Pracodawca może jedynie zweryfikować tożsamość pracownika na podstawie dokumentu.

• Akt małżeństwa i akt zgonu – mogą być jedynie okazane do wglądu (np. przy ubieganiu się o zasiłek czy urlop okolicznościowy), ale nie należy ich kopiować ani przechowywać w aktach.

• Zgody na przesyłanie PIT-11 w wersji elektronicznej – zgodnie z zasadą rozdzielenia dokumentów, powinny być archiwizowane poza aktami osobowymi.

• Zgody pracownika opiekującego się dzieckiem na pracę w godzinach nadliczbowych, porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy lub na delegowanie – są ważne, ale nie powinny znaleźć się w aktach osobowych.

• Wniosek o zwolnienie z powodu siły wyższej – również przechowywany poza aktami.

Ponadto nie powinny trafiać do akt osobowych:

• dokumenty dotyczące kontrolnych badań lekarskich (ich miejsce to dokumentacja medycyny pracy),

• dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, jeśli nie są podstawą przyznania urlopu szkoleniowego lub zawarcia umowy szkoleniowej,

• dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody, które nie stanowią elementu warunków zatrudnienia.

Warto też pamiętać, że niektóre dane, jak informacje o wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników lub obecności środków działających podobnie do alkoholu, zgodnie z przepisami powinny trafiać wyłącznie do części E akt osobowych, a nie być przechowywane w innych miejscach dokumentacji.

Zasada minimalizacji danych

Dokumenty związane z zatrudnieniem powinny być gromadzone wyłącznie w takim zakresie, jaki jest niezbędny do realizacji celu zatrudnienia oraz wynika z przepisów prawa. Przechowywanie nadmiarowych lub nieuzasadnionych dokumentów może naruszać RODO i skutkować odpowiedzialnością po stronie pracodawcy.

Inne dokumenty związane z zatrudnieniem – kiedy i jak je przechowywać?

Oprócz podstawowej dokumentacji pracowniczej, takiej jak akta osobowe czy dokumenty związane z wykonywaniem pracy, pracodawca może mieć obowiązek przechowywania również innych dokumentów wynikających z przepisów szczególnych lub okoliczności zatrudnienia. Poniżej kilka przykładów:

Dokumenty dotyczące kontroli trzeźwości

Jeśli w zakładzie pracy zostały wprowadzone zasady kontroli trzeźwości pracowników lub wykrywania środków działających podobnie do alkoholu, informacje z takich kontroli ( o ile są uzasadnione) przechowuje się w części E akt osobowych, zgodnie z przepisami o dokumentacji pracowniczej. Wymaga to jednak uprzedniego uwzględnienia takich zasad w treści regulaminu pracy lub układzie zbiorowym.

Dokumenty związane z odpowiedzialnością pracownika

W przypadku, gdy pracownik ponosi odpowiedzialność określoną np. za powierzone mienie, do dokumentacji można dołączyć dokumenty potwierdzające przyjęcie odpowiedzialności, np. pisemne oświadczenia dotyczące powierzenia pracownikowi mienia.

Egzekucje komornicze i zawiadomienia

W związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym wobec pracownika, pracodawca może otrzymać odpis zawiadomienia od komornika. Taki dokument przechowuje się w dokumentacji płacowej, nie w aktach osobowych. Również potwierdzenie dokonania czynności związanych z potrąceniem z wynagrodzenia należy odpowiednio zarchiwizować.

Uzupełnienie świadectwa pracy

Bywa, że po zakończeniu zatrudnienia konieczne jest uzupełnienie świadectwa pracy, np. o dodatkowe informacje, które nie były znane w dniu jego wystawienia. W takim przypadku należy przygotować pisemne uzupełnienie i przekazać je pracownikowi lub byłemu pracownikowi, również w wersji elektronicznej, jeśli taka forma została wcześniej uzgodniona.

Kontrole i porządek publiczny

Pracodawca w szczególnych przypadkach (np. w instytucjach odpowiedzialnych za ochronę porządku publicznego), może być zobowiązany do przechowywania dokumentacji z kontroli lub czynności podejmowanych w związku z kontrolą pracownika (np. działania w sytuacjach zagrożenia bezpieczeństwa).

Wskazówka: Jeśli masz wątpliwości, czy konkretny dokument należy przechowywać w aktach osobowych czy osobno – sprawdź, czy dotyczy on formalnych warunków zatrudnienia, czy jedynie okoliczności pomocniczych. Pomocna może być też zasada minimalizacji danych.

Akta osobowe pracownika – najważniejsze informacje

Prawidłowe prowadzenie akt osobowych to nie tylko obowiązek wynikający z przepisów, ale też realne wsparcie w organizacji pracy działu kadr. Jasny podział dokumentacji na części A–E pozwala zachować porządek, ułatwia odnalezienie potrzebnych informacji i chroni pracodawcę przy kontroli pracownika lub instytucji zewnętrznych, takich jak PIP. Zmiany przepisów, np. te z 2023 i 2025 roku, pokazują, że dokumentacja musi nadążać za rzeczywistością: pracą zdalną, kontrolą trzeźwości czy nowymi uprawnieniami rodzicielskimi.

Najważniejsze kwestie, o których warto pamiętać:

• Akta osobowe dzielą się na pięć części: A (rekrutacja), B (przebieg zatrudnienia), C (rozwiązanie umowy), D (kary porządkowe), E (kontrola trzeźwości).

• Od marca 2023 r. obowiązuje nowa część E – dokumentacja dotycząca stanu psychofizycznego pracownika.

• Część B została rozszerzona o dokumenty związane z pracą zdalną, elastycznym czasem pracy i wnioskami składanymi przy rozwiązaniu umowy.

• Od 2025 r. należy również dokumentować nowe uprawnienia rodzicielskie, m.in. dodatkowe urlopy dla rodziców wcześniaków.

• Pracownik ma pełne prawo do wglądu w swoje akta – pracodawca musi udostępnić je na żądanie i wydać pierwszą kopię bezpłatnie.

Świadome i zgodne z przepisami prowadzenie dokumentacji nie tylko chroni pracodawcę, ale też sprzyja przejrzystości w relacjach kadrowych. Warto wdrożyć dobre praktyki już dziś, by uniknąć stresu jutro, niezależnie od tego, czy akta są prowadzone w formie papierowej, czy elektronicznej.