Śmierć pracownika a wynagrodzenie — Co musisz wiedzieć o należności po zmarłym pracowniku?

W przypadku, kiedy dojdzie do śmierci pracownika w trakcie trwania stosunku pracy, jego wynagrodzenie i inne świadczenia nie wchodzą automatycznie w skład spadku. Wynika to z faktu, że Kodeks Pracy odmiennie, niż przepisy spadkowe, określa prawa do otrzymania należności po zmarłym pracowniku wynikające z jego stosunku pracy. Do obowiązków pracodawcy należy ustalenie, czy zmarły pracownik miał współmałżonka lub inne bliskie osoby, które byłyby uprawnione do otrzymania po nim renty rodzinnej, a następnie obliczenie i wypłata praw majątkowych dla osób dziedziczących je w trybie uproszczonym. Dowiedz się, co się dzieje z wynagrodzeniem pracownika po jego śmierci, komu przysługują prawa do świadczeń wynikające ze stosunku pracy zmarłego, czy ulegają opodatkowaniu oraz jakie są obowiązki pracodawcy dotyczące wypłaty świadczeń po śmierci pracownika.

Co się dzieje z wynagrodzeniem po śmierci pracownika?

W dniu śmierci pracownika, jego prawo do wynagrodzenia wygasa. Jednak prawa majątkowe wynikające z jego stosunku pracy przechodzą w równych częściach na małżonka i inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej, która nie jest automatycznie wliczana w skład spadku. Do uzyskania renty rodzinnej i innych świadczeń majątkowych wynikających ze śmierci pracownika, nie trzeba czekać na decyzję sądu właściwego w sprawach spadkowych, który wydałby formalne orzeczenie dotyczące praw do spadku i jego podziale pomiędzy spadkobierców. Ustalenie osób uprawnionych do otrzymania należności ze stosunku pracy zmarłego należy do obowiązków pracodawcy, a następnie jest on odpowiedzialny za wypłatę należnych rodzinie pracownika świadczeń. W przypadku braku osób uprawnionych do uzyskania renty rodzinnej wszystkie należności wynikające ze stosunku pracy pracownika wliczane są w skład spadku, a następnie rozporządzane zgodnie z przysługującymi prawami do spadku po zmarłym.

Co obejmuje należność po zmarłym pracowniku?

Pracodawca zobowiązany jest do wypłaty należności majątkowych ze stosunku pracy zmarłego pracownika, do których zaliczają się:

• wynagrodzenie;

• ekwiwalent za urlop;

• przyznane nagrody (np. w formie premii);

• dodatkowe wynagrodzenie (np. za nadgodziny lub pracę w nocy);

• zadośćuczynienia pieniężne (np. za mobbing);

• odprawy (np. rentowa bądź emerytalna);

• różne świadczenia rzeczowe (np. bony towarowe, deputaty);

• odszkodowania (np. za przedmioty zniszczone lub uszkodzone w następstwie wypadku przy pracy, niezasadne rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia lub sprzeczne z prawem rozwiązanie umowy terminowej, niewydanie w terminie świadectwa pracy, nierówne traktowanie).

W przypadku, gdy zmarły nie miał żadnych bliskich osób uprawnionych do otrzymania praw majątkowych do renty rodzinnej, wtedy wszystkie przysługujące mu należności wynikające ze stosunku pracy muszą zostać wliczone do składu spadku i dzielone pomiędzy spadkobierców zgodnie z decyzją sądu właściwego w sprawach spadkowych zakończone decyzją stwierdzenia nabycia spadku. Do czasu zgłoszenia się spadkobierców należności majątkowe ze stosunku pracy zostają umieszczone w depozycie sądowym.

Jakie są obowiązki pracodawcy w przypadku śmierci pracownika?

W przypadku, gdy zgon pracownika nastąpi w miejscu pracy bądź w jego obrębie, pracodawca jest uprawniony (jak każdy zainteresowany zgodnie z przepisami Kodeksu Cywilnego) do zgłoszenia wniosku o sporządzenie aktu zgonu na podstawie orzecznictwa sądowego, który stanowi oficjalne stwierdzenie zgonu. Warto podkreślić, że wniosek o sporządzenie aktu zgonu może być zgłoszony w każdym czasie i jako datę zgonu wystawia się dzień śmierci pracownika.

Akt zgonu

Następnie po uzyskaniu kopii aktu zgonu pracownika z Urzędu Stanu Cywilnego, musi umieścić ją w jego aktach pracowniczych. Z dniem śmierci pracownika widniejącej na dokumencie z USC jego stosunek pracy uznaje się za wygasły, dlatego nie ma konieczności rozwiązywania umowy czy składania wypowiedzenia. Następnie pracodawca ma obowiązek wystawienia świadectwa pracy, pomimo że nie jest przekazywane zmarłemu pracownikowi (na świadectwie jako przyczyna wygaśnięcia stosunku pracy musi znaleźć się śmierć pracownika). Jest ono przekazywane rodzinie do celów formalnych. Świadectwo pracy musi być wydane na wniosek którejkolwiek z osób uprawnionych do części dotyczącej należności po zmarłym pracowniku (np. dzieci zmarłego pracownika lub małżonka). Wniosek może zostać złożony u pracodawcy w formie elektronicznej bądź papierowej. Od dnia otrzymania wniosku, pracodawca zobowiązany jest do wydania dokumentu w przeciągu 7 dni. Kopię wraz z oryginałem zamieszcza się w aktach osobowych pracownika (jeśli oryginał nie został wydany na wniosek osoby uprawnionej).

Dokumentacja płacowa

Następnie do obowiązków pracodawcy należy sporządzenie dokumentacji płacowej i rozliczenie należności, do których pracownik nabył prawo do dnia śmierci w czasie trwania stosunku pracy. Odnosi się to przede wszystkim do wynagrodzenia za pracę, ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, nagród (np. przysługujących pracownikowi premii), odszkodowania, odprawy, zadośćuczynienie pieniężne, świadczenia rzeczowe oraz dodatkowe wynagrodzenie (np. za pracę w godzinach nadliczbowych lub godzinach nocnych).

Ustalenie osób uprawnionych do renty rodzinnej

Pracodawca musi również samodzielnie ustalić osoby uprawnione do otrzymania należności ze stosunku pracy zmarłego pracownika. Często odbywa się to z udziałem jego rodziny. Warto pamiętać, że prawa majątkowe po zmarłym pracowniku mogą przejść na uprawnione osoby niezależnie od tego, czy są one powołane do dziedziczenia majątku po zmarłym, czy też nie. Zgodnie z art. 125 ust. 2 Ustawy emerytalnej, niektórzy pracodawcy zobligowani są do poinformowania o warunkach uzyskania renty rodzinnej, przygotowania wniosku o rentę oraz przedłożenia go odpowiedniemu organowi rentowemu (Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych). Jedynie w przypadku, gdy nie ma osób, które spełniałyby warunki do uzyskania renty rodzinnej po zmarłym pracowniku, wszystkie należności wynikające ze stosunku pracy wlicza się w skład spadku i kieruje do sądu właściwego w sprawach spadkowych.

Wyrejestrowanie zmarłego pracownika z ubezpieczeń

Zmarłego pracownika należy wyrejestrować z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA z kodem przyczyny wyrejestrowania "500 - zgon osoby ubezpieczonej".

Wystawienie deklaracji podatkowej PIT-11

Po zakończeniu roku podatkowego do obowiązków pracodawcy należy wystawienie deklaracji podatkowej PIT-11 za zmarłego pracownika i za osoby, którym zostały wypłacone należności majątkowe wynikające z trwania stosunku pracy zmarłego (muszą zostać wyszczególnione w części dotyczącej należności ze stosunku pracy na deklaracji podatkowej). Osoby, którym wypłacono świadczenia pieniężne, muszą zostać rozliczone na odrębnych formularzach PIT-11. W przypadku nieletnich dzieci zmarłego pracownika, pomimo wypłacania należności rodzicowi lub opiekunowi prawnemu, PIT-11 należy wystawić na dziecko.

Wypłata odprawy pośmiertnej

Pośmiertna odprawa przysługuje rodzinie pracownika, który pozostawał z pracodawcą w stosunku pracy. Przyznaje się ją małżonkowi i dzieciom zmarłego pracownika, które spełniają określone warunki wymagane do uzyskania odprawy, jak status i wiek.

Komu przysługują prawa majątkowe po zmarłym pracowniku?

Prawa majątkowe po zmarłym pracowniku przysługują małżonkowi oraz najbliższym, które spełniają warunki do uzyskania renty rodzinnej. Przechodzą na uprawnione osoby bez względu na ich prawa do dziedziczenia, co oznacza, że należność przysługuje również osobom, które zrzekły się prawa do dziedziczenia spadku, odrzuciły spadek, zostały uznane za niegodne dziedziczenia czy wydziedziczonym. Mogą zostać pozbawieni praw majątkowych po zmarłym pracowniku jedynie na podstawie art. 8 Kodeksu Pracy Nadużycie prawa podmiotowego, w którym jest określone, że: "Nie można czynić ze swego prawa użytku, który byłby sprzeczny ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem tego prawa lub zasadami współżycia społecznego. Takie działanie lub zaniechanie uprawnionego nie jest uważane za wykonywanie prawa i nie korzysta z ochrony." Warto wspomnieć, że o ile prawo spadkowe faworyzuje wdowę lub wdowca po zmarłym małżonku, w przypadku praw majątkowych po zmarłym pracowniku, są one rozdzielane w równych częściach pomiędzy osoby uprawnione.

Obowiązek rozliczenia należności po zmarłym pracowniku spoczywa również na pracodawcy względem:

• małżonka zmarłego pracownika (nawet jeśli ten pozostawał w separacji lub posiadał rozdzielność majątkową);

• inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 17 grudnia 1998 roku o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.

W rozumieniu przepisów Ustawy z dnia 17 grudnia 1998 roku o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych innymi osobami uprawnionymi do uzyskania renty rodzinnej po zmarłym pracowniku są:

1) Dzieci własne, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobione:

• do ukończenia 16. roku życia,

• do ukończenia nauki w szkole, jeżeli przekroczyły 16. rok życia, nie dłużej jednak niż do osiągnięcia 25. roku życia, przy czym w razie osiągnięcia 25. roku życia na ostatnim roku studiów w szkole wyższej prawo do renty rodzinnej przedłuża się do zakończenia tego roku studiów,

• bez względu na wiek, jeżeli stały się całkowicie niezdolne do pracy oraz do samodzielnej egzystencji lub całkowicie niezdolne do pracy w okresie do ukończenia odpowiednio 16. roku życia bądź 25. roku życia;

2) Wnuki, rodzeństwo i inne dzieci przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka, jeżeli spełniają warunki wskazane w punkcie 1), a ponadto:

• zostały przyjęte na wychowanie i utrzymanie co najmniej na rok przed śmiercią ubezpieczonego (emeryta lub rencisty), chyba że śmierć była następstwem wypadku, oraz

• nie mają prawa do renty po zmarłych rodzicach, a gdy rodzice żyją, jeżeli:

• nie mogą zapewnić im utrzymania, alb

• ubezpieczony (emeryt lub rencista) lub jego małżonek był ich opiekunem ustanowionym przez sąd;

3) Rodzice, za których uważa się również ojczyma i macochę oraz osoby przysposabiające, jeżeli:

• ubezpieczony (emeryt lub rencista) bezpośrednio przed śmiercią przyczyniał się do ich utrzymania,

• spełniają odpowiednio warunki określone dla wdowy i wdowca.

Warto podkreślić, że prawa majątkowe ze stosunku pracy zmarłego pracownika muszą zostać wypłacone do rąk własnych jego pełnoletnim dzieciom, zaś w przypadku małoletnich wypłata należnych im części odbywa się do rąk ich rodzica.

💡 Przeczytaj także: Emerytura wdowia

Jakie dokumenty są potrzebne do wypłaty należności majątkowej po zmarłym pracowniku?

Do rozliczenia przez pracodawcę jakichkolwiek należności po zmarłym pracowniku niezbędny jest dokument, jakim jest akt zgonu, który musi zostać wydany przez Urząd Stanu Cywilnego i opatrzony dwoma pieczęciami (upoważnionego urzędnika oraz USC). Data śmierci znajdująca się na dokumencie jest równoznaczna z dniem wygaśnięcia stosunku pracy u danego pracodawcy. Urzędnik sporządza kopię aktu zgonu i potwierdza jej zgodność z oryginałem. Pracodawca kopię dołącza do akt osobowych zmarłego pracownika.

Niezbędne jest również przedłożenie dokumentu potwierdzającego pokrewieństwo, jak skrócony odpis aktu małżeństwa i aktu urodzenia, które należy uzyskać w Urzędzie Stanu Cywilnego. W przypadku braku osób spełniających warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej po zmarłym pracowniku zgodnie z przepisami zawartymi w Kodeksie Pracy pracodawca zobowiązany jest do złożenia dokumentów sądowych niezbędnych do stwierdzenia nabycia spadku przez spadkobierców zmarłego.

Czy wynagrodzenie po zmarłym pracowniku podlega opodatkowaniu?

Wszelkie świadczenia po zmarłym pracowniku z chwilą śmierci tracą charakter przychodu wynikającego ze stosunku pracy, a przechodzą w przychód z praw majątkowych w rozumieniu art. 18 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych i nie podlegają już ubezpieczeniom społecznym ani zdrowotnym.

Oznacza to, że wynagrodzenie i inne należności po zmarłym pracowniku wypłacone członkom rodziny polegają opodatkowaniu, ale na zasadach ogólnych, które należy rozliczyć zgodnie z art. 41 ust. 1 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, czyli stosując odpowiednią zaliczkę na podatek  bez potrącania kosztów uzyskania przychodów oraz ulgi podatkowej. W przypadku, gdy wynagrodzenie wejdzie do masy spadkowej, będzie podlegało opodatkowaniu od spadku i darowizn, dlatego wyżej wspomniane przepisy tracą zastosowanie na rzecz przepisów zawartych w art. 2 ust. 1 pkt 3 tejże ustawy.

Warto wspomnieć, że jedynie jednorazowe świadczenia pieniężne w postaci odprawy pośmiertnej nie podlegają opodatkowaniu.

Czym jest odprawa pośmiertna po zmarłym pracowniku?

Pracodawca ma obowiązek wypłaty odprawy pośmiertnej po zmarłym pracowniku, jeśli pozostawał z nim w stosunku pracy. Jest to jednorazowe świadczenie pieniężne przyznawane małżonkowi i dzieciom zmarłego, które spełniają określone warunki, jak wiek czy status edukacyjny.

Jej wysokość ustalana jest na podstawie długości zatrudnienia pracownika i wynosi:

• jednomiesięczne wynagrodzenie, w przypadku pracowników zatrudnionych krócej, niż 10 lat;

• trzymiesięczne wynagrodzenie, w przypadku pracowników zatrudnionych co najmniej 10 lat;

• sześciomiesięczne wynagrodzenie, w przypadku pracowników zatrudnionych co najmniej 15 lat.

Warto wspomnieć, że wypłata odprawy pośmiertnej jest zwolniona z oskładkowania oraz opodatkowania. Obliczana jest z zastosowaniem przepisów dotyczących ustalania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Do otrzymania odprawy pośmiertnej upoważnione są zazwyczaj osoby, które jednocześnie uprawnione są do otrzymywania renty rodzinnej:

• małżonek;

• inny członek rodziny spełniający warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (dzieci własne, dzieci drugiego małżonka, dzieci przysposobione, przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci oraz rodzice zmarłego).

💡 Przeczytaj także: Kiedy należy się odprawa?

Kiedy pracodawca nie ma obowiązku wypłacania odprawy pośmiertnej?

Warto zaznaczyć, że w przypadku braku osób uprawnionych do otrzymania odprawy pośmiertnej po pracowniku, który zmarł w trakcie trwania stosunku pracy (w tym w wyniku wypadku przy pracy) lub pobierania zasiłku z tytułu niezdolności do pracy, wtedy pracodawca nie ma obowiązku wypłacania nikomu odprawy po zmarłym, a także nie stanowi ona wtedy składu masy spadkowej.

Należy również podkreślić, że pracodawca jest zwolniony z obowiązku wypłaty odprawy pośmiertnej w przypadku, gdy wcześniej ubezpieczył pracownika na życie z własnych środków, zaś wypłacone przez ubezpieczyciela odszkodowanie nie jest niższe, niż należna odprawa. Jeśli jednak jest ono niższe, do obowiązków pracodawcy należy wypłata różnicy między kwotami rodzinie zmarłego.

W jakim terminie należy wypłacić świadczenia po zmarłym pracowniku?

Należność majątkową po zmarłym pracowniku dla osób do niej uprawnionych, pracodawca powinien wypłacić niezwłocznie po rozliczeniu i ustaleniu osób uprawnionych do jej otrzymania. Trzeba wypłacić świadczenia jak najszybciej ze względu na to, że Kodeks Pracy określa inaczej, niż przepisy spadkowe, prawo do nabycia należności po zmarłym pracowniku, które wynikały z jego stosunku pracy.

Z kolei na złożenie wniosku o wypłatę odprawy pośmiertnej po pracowniku osoby uprawnione mają czas do 2 lat, licząc od dnia śmierci zmarłego. Przepisy nie określają konkretnego terminu, w jakim odprawa pośmiertna musi zostać wypłacona, jednak w przypadku, gdy pracodawca neguje obowiązek wypłaty odprawy pośmiertnej, można dochodzić swoich praw w sądzie pracy. W przypadku pozwu o wypłatę sąd może wydać wyrok natychmiastowej wypłaty odprawy pośmiertnej.

Jakie przepisy prawne regulują wypłatę wynagrodzenia po zmarłym pracowniku?

Wypłatę należności majątkowych ze stosunku pracy zmarłego pracownika regulują następujące zapisy prawne:

• Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 roku o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych;

• Art. 125 ust. 2 Ustawy emerytalnej;

• Art. 18 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych;

• Art. 41 ust. 1 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych;

• Art. 2 ust. 1 pkt 3 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.