Informacja roczna lub miesięczna dla osoby ubezpieczonej (RMUA, obecnie IMIR)

RMUA, czyli imienny raport miesięczny ubezpieczonego, to ważny dokument potwierdzający odprowadzanie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne za pracownika. Od 2019 roku formularz RMUA został zastąpiony przez bardziej nowoczesny i szczegółowy druk ZUS IMIR, który zapewnia przejrzystość i dokładność informacji dotyczących składek. Każdy pracodawca jako płatnik składek ma obowiązek dostarczyć swoim pracownikom tę informację, co pozwala im na bieżąco monitorować oraz weryfikować prawidłowość odprowadzanych składek, a także korzystać z przysługujących świadczeń, takich jak zasiłki chorobowe czy prawo do opieki zdrowotnej. W artykule wyjaśniamy, czym dokładnie jest RMUA/IMIR, jakie dane zawiera, kto i kiedy musi go wystawić oraz dlaczego jest tak istotny dla każdego ubezpieczonego.

RMUA – co to jest?

Formularz RMUA, czyli Raport Miesięczny Ubezpieczonego, to imienny raport wystawiany przez płatnika składek (np. pracodawcę), który stanowi sprawozdanie z faktu opłacenia składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne za danego ubezpieczonego. Dokument ten zawiera szczegółowe informacje o naliczonych składkach, podstawie ich wymiaru, a także o stanie ubezpieczeń pracownika w ZUS. RMUA potwierdza, że osoba zatrudniona podlega ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnym, co jest podstawą do korzystania z publicznej opieki zdrowotnej oraz uprawnia do wypłaty świadczeń takich jak zasiłki chorobowe czy wypadkowe.

ZUS RMUA a ZUS IMIR

Druk ZUS IMIR, czyli Informacja Miesięczna i Roczna dla osoby ubezpieczonej od 2019 roku zastąpił ZUS RMUA. Ten pierwszy stanowi rozwinięcie i uaktualnienie RMUA, zapewniając bardziej kompleksowe i szczegółowe dane dla pracownika oraz usprawniając komunikację między pracodawcą, pracownikiem a ZUS-em.

Płatnik składek (np. pracodawca) ma obowiązek przekazać pracownikowi roczną informację ZUS IMIR do 28 lutego roku następującego po roku rozliczeniowym (np. za 2024 rok do 28 lutego 2025). Dokument może być przekazany w formie dokumentu elektronicznego (jeśli pracownik wyrazi na to zgodę) lub papierowego. W przypadku, gdy pracownik otrzymuje comiesięczne informacje o składkach, roczne podsumowanie nie jest wymagane, chyba że ubezpieczony tego zażąda.

ZUS IMIR, a wcześniej RMUA, jest ważnym dokumentem służącym pracownikowi do potwierdzenia poprawności naliczenia i odprowadzania składek społecznych i zdrowotnych oraz do weryfikacji uprawnień do otrzymywania świadczeń z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Podstawa prawna

Podstawą prawną dla druku ZUS IMIR, który obowiązuje od 2019 roku i zastąpił wcześniejszy druk ZUS RMUA, jest Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Obowiązek przekazywania ZUS IMIR wynika z przepisów prawa zawartych w tej ustawie, a szczegółowe regulacje dotyczące formy i terminów przekazywania informacji są uregulowane również w rozporządzeniach Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Kto wystawia RMUA dla pracownika?

Druk RMUA/IMIR dla pracownika wystawia płatnik składek, czyli najczęściej pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu. To płatnik składek jest odpowiedzialny za sporządzenie i przekazanie pracownikowi informacji o składkach na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, które zostały za niego odprowadzone do ZUS.

Płatnik musi potwierdzić w dokumencie, że dane zawarte w raporcie są zgodne ze stanem rzeczywistym, co odbywa się poprzez podpis osoby wystawiającej dokument. Dokument ten może mieć formę miesięczną (np. na paskach płacowych) lub roczną i służy pracownikowi do monitorowania opłacanych składek oraz potwierdzenia uprawnień do świadczeń.

Obowiązek wystawiania tych dokumentów dotyczy zarówno pracowników zatrudnionych na umowę o pracę, jak i innych form zatrudnienia, jak np. umowy zlecenie. Płatnik ma obowiązek przekazać RMUA/IMIR pracownikowi, a w razie błędów w wydanym dokumencie powinien go poprawić i wydać poprawioną wersję.

Kiedy płatnik składek musi przekazać RMUA pracownikowi?

Płatnik składek (np. pracodawca) musi przekazać RMUA/IMIR pracownikowi nie później niż do 28 lutego roku następującego po roku rozliczeniowym, czyli za rok poprzedni. Jeśli 28 lutego przypada na dzień wolny od pracy, termin przekazania przesuwa się na pierwszy dzień roboczy po tym dniu.

Informacje w ZUS IMIR mogą być przekazywane pracownikowi miesięcznie (np. na paskach płacowych), na wniosek pracownika. Jeśli płatnik przekazuje je co miesiąc, nie ma obowiązku tworzenia rocznego zestawienia, chyba że pracownik tego zażąda.

Płatnik składek nie ma obowiązku wystawiania i przekazywania deklaracji ZUS IMIR osobom ubezpieczonym, jeśli:

• Regularnie co miesiąc informował ubezpieczonych o wysokości odprowadzonych składek w formie imiennego raportu miesięcznego (np. na paskach płacowych), chyba że pracownik zażąda rocznego raportu.

• Ubezpieczony miał w ciągu roku opłacane jedynie składki zdrowotne, bez składek na ubezpieczenia społeczne.

Co zawiera druk ZUS RMUA/IMIR?

Druk ZUS IMIR jest bardziej rozbudowany niż jego poprzednik ZUS RMUA i zawiera następujące informacje:

• Dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej, takie jak imię, nazwisko oraz numery identyfikacyjne (np. numer PESEL).

• Wymiar czasu pracy (np. pełen etat, część etatu).

• Zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne, w tym ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe.

• Podstawę wymiaru składki oraz kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne, z podziałem na finansujące składki podmioty.

• Informacje o rodzajach i okresach przerw w opłacaniu składek oraz danych o wypłaconych zasiłkach i wynagrodzeniach za czas niezdolności do pracy.

• Kwoty przychodów wypłaconych w poszczególnych miesiącach, które są potrzebne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty.

• Dane dotyczące wykonywania pracy przez nauczycieli, wychowawców lub innych pracowników pedagogicznych, jeśli dotyczy.

• Oświadczenie płatnika składek, potwierdzające zgodność danych ze stanem faktycznym wraz z podpisem osoby upoważnionej.

• Datę wypełnienia dokumentu.

Te dane pomagają pracownikowi zweryfikować, czy składki zostały poprawnie naliczone i odprowadzone przez pracodawcę oraz stanowią podstawę do uzyskania praw do świadczeń z ZUS.

Po co pracownikowi RMUA?

ZUS RMUA (a obecnie ZUS IMIR) jest pracownikowi potrzebny przede wszystkim do potwierdzenia, że płatnik składek (np. pracodawca) regularnie odprowadza za niego składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne do ZUS. Dzięki temu dokumentowi pracownik:

• Może zweryfikować poprawność naliczonych i odprowadzonych składek oraz ich zgodność ze stanem faktycznym.

• Ma potwierdzenie podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu, co daje prawo do korzystania z publicznej opieki zdrowotnej bez dodatkowych opłat.

• Ułatwia ubieganie się o różne świadczenia, takie jak zasiłki chorobowe, wypadkowe czy długotrwałą rentę, gdyż RMUA/IMIR jest dowodem odprowadzania składek.

• Może zgłosić ewentualne błędy lub nieścisłości w składanych danych w terminie 3 miesięcy od otrzymania dokumentu.

RMUA/IMIR umożliwia więc pracownikowi pełną kontrolę nad swoim ubezpieczeniem społecznym i zdrowotnym oraz zabezpiecza jego prawa do świadczeń socjalnych.

ZUS RMUA – jak uzyskać?

Aby uzyskać druk ZUS RMUA (obecnie ZUS IMIR), pracownik powinien zwrócić się do swojego pracodawcy (płatnika składek). To pracodawca ma obowiązek wystawić i przekazać pracownikowi tę informację o składkach ubezpieczeniowych odprowadzonych za niego do ZUS.

Pracodawca może udostępnić dokument RMUA/IMIR w formie papierowej lub elektronicznej, jeśli pracownik wyrazi zgodę na formę elektroniczną. Dokument można również uzyskać na podstawie pasków płac, które zawierają odpowiednie informacje i pełnią funkcję raportów RMUA/IMIR, jeśli są wystawiane co miesiąc.

ZUS RMUA – jak wygenerować?

Oto proste wyjaśnienie, jak wygenerować i przekazać pracownikowi deklarację ZUS IMIR (dawniej RMUA) jako płatnik składek:

1. Skorzystaj z aplikacji ePłatnik na swoim profilu PUE (Profilu Ubezpieczonego Elektronicznego). Jeśli nie masz konta PUE, załóż je w najbliższej placówce ZUS lub przez Internet.

2. Możesz również użyć programu Płatnik, który jest udostępniony bezpłatnie przez ZUS, lub innego oprogramowania kadrowo-płacowego, które potrafi generować deklaracje ZUS IMIR.

3. Generując informację miesięczną lub roczną, należy uwzględnić dokładne dane z raportów imiennych przekazanych do ZUS.

4. Informacja dla pracownika może być przekazywana w formie papierowej lub elektronicznej (jeśli pracownik wyrazi na to zgodę).

5. Dokument powinien zawierać m.in. symbol wojewódzkiego oddziału NFZ, datę sporządzenia oraz podpis płatnika lub osoby przez niego upoważnionej.

6. Nie trzeba przekazywać informacji, jeśli pracownik ma opłacaną tylko składkę zdrowotną, chyba że zażąda takiej informacji.

7. Informację roczną należy przekazać najpóźniej do 28 lutego roku następującego po roku rozliczeniowym.

8. Jeśli pracownik zgłosi błędy w danych (ma na to 3 miesiące od otrzymania dokumentu), płatnik musi je poprawić lub zgłosić problem do ZUS.

Co zrobić, gdy w druku IMIR są błędy?

Jeżeli pracownik (ubezpieczony) stwierdzi, że dane zawarte w druku ZUS IMIR są niezgodne ze stanem faktycznym, ma prawo w ciągu 3 miesięcy od dnia otrzymania informacji zgłosić do płatnika składek (pracodawcy) pisemny wniosek o sprostowanie informacji zawartych w raporcie. Ponadto ubezpieczony powinien powiadomić o tym także ZUS.

Płatnik ma obowiązek rozpatrzyć ten wniosek i w ciągu jednego miesiąca od jego otrzymania uwzględnić korektę lub odpowiednio wyjaśnić sprawę. Jeśli płatnik nie uwzględni zgłoszonej reklamacji, na wniosek ubezpieczonego ZUS przeprowadzi postępowanie wyjaśniające i wyda decyzję dotyczącą poprawności danych.

Jeżeli pracownik w wyznaczonym 3-miesięcznym terminie nie zgłosił zastrzeżeń co do danych, uznaje się, że zawarte w informacji dane są zgodne ze stanem faktycznym, chyba że ZUS sam zakwestionuje te dane, wydając odpowiednią decyzję.

Taka procedura zapewnia ubezpieczonemu możliwość kontroli danych i bezpieczeństwo w zakresie prawidłowego odprowadzania składek i uzyskiwania z tego tytułu świadczeń.

Czy formularz IMIR jest przekazywany do ZUS?

Formularz ZUS IMIR nie jest przekazywany do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Jest to dokument, który płatnik składek, czyli pracodawca, wystawia wyłącznie dla osoby ubezpieczonej, czyli pracownika. Służy on do poinformowania pracownika o odprowadzonych za niego składkach na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne w formie miesięcznej lub rocznej.

Czy IMIR zawiera takie same informacje co PIT?

Formularz ZUS IMIR i formularz PIT różnią się istotnie pod względem celu i zawartości informacji. ZUS IMIR to dokument dotyczący składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne odprowadzanych przez pracodawcę za pracownika. Jest on przeznaczony do przekazania pracownikowi i zawiera szczegółowe dane dotyczące wysokości składek, wymiaru czasu pracy, podstawy wymiaru składek oraz informacje o przerwach i świadczeniach z ubezpieczeń społecznych.

Natomiast formularz PIT jest dokumentem rozliczeniowym podatku dochodowego i służy do rocznego rozliczenia przychodów pracownika z urzędem skarbowym. PIT obejmuje przychody, koszty uzyskania przychodów, dochody oraz obliczone zaliczki na podatek dochodowy. Formularz PIT jest składany przez podatnika do urzędu skarbowego, natomiast ZUS IMIR nie jest przekazywany do urzędu skarbowego ani do ZUS, a jedynie do informacji pracownika. 

👉 Sprawdź oferty pracy na naszej stronie! 

RMUA / IMIR – to warto wiedzieć!

✅ RMUA/IMIR – definicja:

• RMUA (Raport Miesięczny Ubezpieczonego) to dokument potwierdzający odprowadzanie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne przez pracodawcę.

• Od 2019 roku RMUA został zastąpiony przez ZUS IMIR (Informacja Miesięczna i Roczna dla osoby ubezpieczonej), bardziej szczegółowy i dopasowany do obecnych realiów.

✅ Kto wystawia dokument:

• Płatnik składek, czyli najczęściej pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu.

• Obowiązek dotyczy zarówno pracowników na umowę o pracę, jak i innych form zatrudnienia (np. umowy zlecenia).

✅ Terminy przekazywania:

• Roczne zestawienie IMIR musi być przekazane pracownikowi do 28 lutego roku następującego po roku rozliczeniowym.

• Jeśli dokument jest przekazywany co miesiąc, roczne zestawienie nie jest obowiązkowe, chyba że pracownik tego zażąda.

✅ Zawartość dokumentu:

• Dane identyfikacyjne pracownika (imię, nazwisko, PESEL) oraz wymiar czasu pracy.

• Zestawienie składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe) oraz zdrowotne.

• Podstawa wymiaru składek i kwoty odprowadzonych składek.

• Informacje o przerwach w składkach, wypłaconych zasiłkach i wynagrodzeniach.

• Kwoty przychodów wypłaconych w poszczególnych miesiącach.

• Oświadczenie płatnika o zgodności danych z podpisem osoby upoważnionej.

✅ Cel dokumentu:

• Potwierdzenie prawidłowego odprowadzania składek.

• Uprawnia do korzystania z publicznej opieki zdrowotnej i świadczeń (np. zasiłki chorobowe, wypadkowe, renta).

• Możliwość weryfikacji danych i zgłoszenia ewentualnych błędów w ciągu 3 miesięcy od otrzymania.

✅ Procedura w przypadku błędów:

• Pracownik zgłasza w ciągu 3 miesięcy pisemny wniosek do pracodawcy o sprostowanie danych.

• Płatnik ma 1 miesiąc na korektę lub wyjaśnienie.

• Jeśli nie zostanie to rozwiązane, ZUS przeprowadza postępowanie wyjaśniające.

✅ Forma dokumentu:

• Może być papierowa lub elektroniczna (za zgodą pracownika).

• Można go uzyskać przez ePłatnika, Płatnika lub inne programy kadrowo-płacowe.