Jak napisać wniosek o urlop bezpłatny? Wzór wraz z omówieniem najważniejszych zasad

W życiu każdego z nas może przyjść taki moment, że będziemy potrzebowali dłuższej przerwy od pracy – na podróże, naukę, spędzenie czasu z rodziną czy podreperowanie zdrowia. Jeśli skończył Ci się płatny urlop wypoczynkowy, możesz wziąć urlop bezpłatny. Żeby jednak wszystko poszło gładko, warto dobrze przygotować wniosek do pracodawcy. W tym artykule pokażemy Ci prosty wzór wniosku o urlop bezpłatny i wyjaśnimy, na co zwrócić uwagę, żeby dokument spełnił swoją funkcję.

Czym jest urlop bezpłatny i na jakich zasadach działa?

Urlop bezpłatny to przerwa w pracy, podczas której pracownik nie wykonuje swoich obowiązków służbowych i nie otrzymuje wynagrodzenia. W tym czasie stosunek pracy jest zawieszony, a pracodawca nie opłaca składek na ubezpieczenia społeczne. Oznacza to, że pracownik nie jest objęty ubezpieczeniem chorobowym ani innymi świadczeniami z ZUS.

Urlop bezpłatny udzielany jest na pisemny wniosek pracownika. Konieczna jest też zgoda pracodawcy – może on taki wniosek odrzucić. Nie ma ustawowego limitu długości urlopu bezpłatnego – może trwać od kilku dni do nawet kilku lat, jeśli obie strony się na to zgodzą.

Pracownik musi złożyć pisemny wniosek o urlop, w którym wskazuje datę rozpoczęcia i zakończenia urlopu. Nie jest obowiązkowe podawanie powodu, dla którego chce skorzystać z urlopu, choć można go wskazać. Pracodawca, by udzielić urlopu, musi wyrazić zgodę na piśmie.

Okres urlopu bezpłatnego nie wlicza się do stażu pracy, co może wpłynąć na przykład na prawo do wcześniejszej emerytury lub innych uprawnień. Pracownik traci prawo do wynagrodzenia i świadczeń takich jak zasiłek chorobowy, macierzyński czy opiekuńczy. Jeśli urlop bezpłatny trwa dłużej niż 30 dni, proporcjonalnie zmniejsza się wymiar przysługującego mu urlopu wypoczynkowego.

Zasady udzielania urlopu bezpłatnego opierają się na art. 174 Kodeksu pracy.

Jak i kiedy złożyć wniosek o udzielenie urlopu bezpłatnego?

Wniosek o urlop bezpłatny składa się zwykle na piśmie – może to być tradycyjny dokument lub forma elektroniczna, jeśli firma ją akceptuje. Najlepiej zrobić to z wyprzedzeniem, tak aby pracodawca miał czas na rozpatrzenie prośby i ewentualne dostosowanie grafiku pracy. Nie ma jednej, sztywnej reguły co do terminu, ale w praktyce warto planować urlop z kilkutygodniowym lub nawet kilkumiesięcznym wyprzedzeniem, szczególnie jeśli planowana przerwa jest długa.

Pracownik nie musi podawać powodu, dla którego chce skorzystać z urlopu bezpłatnego, ale można go wskazać, aby zwiększyć swoje szanse na pozytywne rozpatrzenie prośby. Złożenie wniosku i uzyskanie pisemnej zgody pracodawcy są warunkiem koniecznym do rozpoczęcia urlopu. Pracodawca może odrzucić wniosek o bezpłatny urlop.

Jeśli pracodawca zaakceptuje Twój wniosek, dobrze jest otrzymać pisemne potwierdzenie udzielenia urlopu bezpłatnego z podpisem pracodawcy – w ten sposób unikniesz ewentualnych nieporozumień. W przypadku odmowy musisz natomiast pozostać w pracy i wykonywać swoje obowiązki zgodnie z ustalonym grafikiem.

Przejrzyj najnowsze ogłoszenia o pracę na portalu Asistwork!

Jak urlop bezpłatny wpływa na uprawnienia pracownicze?

Decyzja o wzięciu urlopu bezpłatnego powinna być świadoma i przemyślana, ponieważ może mieć istotny wpływ na różne prawa i świadczenia pracownicze. Przede wszystkim czas spędzony na takim urlopie nie wlicza się do okresu zatrudnienia, co oznacza, że nie zwiększa Twojego stażu pracy. Może to wpłynąć m.in. na wysokość przyszłych urlopów wypoczynkowych, prawo do nagród jubileuszowych czy dodatkowych świadczeń wynikających z długoletniej pracy.

Ważnym aspektem jest również kwestia wynagrodzenia i składek na ubezpieczenia – podczas urlopu bezpłatnego nie otrzymujesz pensji, a składki na ZUS są zawieszone, co może mieć znaczenie dla emerytury, rent czy zasiłków chorobowych i macierzyńskich. Warto więc rozważyć, jak dłuższy okres urlopu bezpłatnego wpłynie na Twoją sytuację finansową i zabezpieczenie socjalne.

Jeśli korzystasz ze świadczeń dodatkowych oferowanych przez pracodawcę (np. prywatna opieka medyczna, karta sportowa), mogą one w tym czasie zostać ograniczone lub zawieszone – wszystko zależy od regulaminu firmy.

WAŻNE: Nie wszyscy pracownicy mają świadomość, że urlop bezpłatny nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Dlatego, zanim zdecydujesz się na bezpłatną przerwę od pracy, zapoznaj się dokładnie z obowiązującymi przepisami.

Co powinien zawierać wniosek o urlop bezpłatny?

Wniosek o urlop bezpłatny jest formalnym dokumentem, który pracownik składa do pracodawcy, aby uzyskać zgodę na czasową przerwę w pracy bez wynagrodzenia. Aby wniosek był prawidłowy i skuteczny, powinien zawierać wszystkie niezbędne elementy, które klarownie określają prośbę oraz ułatwiają jej rozpatrzenie. Wnioski bez tych elementów mogą spotkać się z odmową lub opóźnieniem decyzji. Poniżej znajdziesz listę elementów, które powinny znaleźć we wniosku:

• Miejscowość i datę sporządzenia wniosku w prawym górnym rogu.

• Dane pracownika: imię, nazwisko oraz zajmowane stanowisko.

• Dane pracodawcy: nazwę firmy, adres oraz imię i nazwisko osoby uprawnionej do przyjmowania wniosku.

• Tytuł dokumentu, np. „Wniosek o udzielenie urlopu bezpłatnego”, wyróżniony i wyśrodkowany.

• Wyraźną prośbę o udzielenie urlopu bezpłatnego wraz z określeniem dokładnego okresu, na jaki urlop ma zostać udzielony (data rozpoczęcia i zakończenia).

• Opcjonalne, ale często wskazane krótkie uzasadnienie wniosku, np. powód osobisty, szkolenie, ważne sprawy rodzinne – uzasadnienie powinno być zwięzłe i rzeczowe.

• Podstawę prawną, czyli najczęściej powołanie na art. 174 § 1 Kodeksu pracy.

• Własnoręczny podpis pracownika na końcu dokumentu.

Przeczytaj także: Podanie o urlop

Wniosek o urlop bezpłatny – wzór

Wniosek o urlop bezpłatny powinien być czytelny i zawierać wszystkie niezbędne elementy formalne, takie jak dane pracownika, adresata, termin urlopu czy podstawę prawną. Dzięki temu zwiększasz szansę na szybkie i bezproblemowe rozpatrzenie prośby. Poniżej znajdziesz przykład, który możesz łatwo dopasować do swojej sytuacji.

[Miejscowość, data]

Dane pracownika:

Imię i nazwisko pracownika: [Twoje imię i nazwisko]

Stanowisko: [Twoje stanowisko]

Dział: [Nazwa działu]

Dane pracodawcy:

Nazwa firmy: [Nazwa firmy]

Adres: [Adres firmy]

Imię i nazwisko: [przełożonego / osoby z działu kadr]

WNIOSEK O UDZIELENIE URLOPU BEZPŁATNEGO

Zwracam się z prośbą o udzielenie mi urlopu bezpłatnego w okresie od [data rozpoczęcia] do [data zakończenia] na podstawie art. 174 § 1 Kodeksu pracy.

Powodem mojego wniosku jest [krótki opis powodu, np. sprawy osobiste / nauka / podróże].

Proszę o pozytywne rozpatrzenie mojego wniosku i udzielenie urlopu bezpłatnego w podanym terminie.

Z poważaniem,

[Podpis pracownika]

Jak umotywować wniosek o urlop bezpłatny?

Umotywowanie wniosku o urlop bezpłatny jest istotne, choć Kodeks pracy nie nakłada obowiązku podawania przyczyny. Oznacza to, że formalnie możesz ograniczyć się do sformułowania wniosku w stylu: „Proszę o udzielenie urlopu bezpłatnego w terminie…”. Jednak w praktyce podanie powodu zwiększa szansę na pozytywne rozpatrzenie wniosku, ponieważ pracodawca lepiej zrozumie Twoją motywację. Najczęściej spotykane powody urlopu bezpłatnego to:

Sprawy osobiste i rodzinne – to jeden z najczęstszych powodów. Może obejmować np. opiekę nad bliskim członkiem rodziny, załatwienie ważnych spraw urzędowych czy konieczność przeprowadzki. W tym przypadku warto w prosty i dyskretny sposób wskazać, że urlop wynika z powodów osobistych, bez wchodzenia w szczegóły, np.: „Proszę o udzielenie urlopu bezpłatnego z powodów osobistych”.

Kontynuacja nauki lub rozwój zawodowy – pracownicy często korzystają z urlopu bezpłatnego, aby ukończyć studia, kursy czy szkolenia. W takim przypadku dobrze jest wskazać rodzaj aktywności edukacyjnej i jej czas trwania: „Proszę o udzielenie urlopu bezpłatnego w celu kontynuacji studiów podyplomowych w terminie …”.

Wyjazdy zagraniczne lub realizacja projektów prywatnych – urlop bezpłatny może być wykorzystany na podróże, staże, wolontariat lub inne projekty osobiste. Tutaj najlepiej napisać wprost, że urlop jest związany z prywatnym projektem czy wyjazdem, bez wchodzenia w szczegóły, np.: „W związku z planowanym wyjazdem prywatnym proszę o udzielenie urlopu bezpłatnego w terminie …”.

Regeneracja i czas dla siebie – coraz częściej pracownicy biorą urlop bezpłatny, aby zrobić sobie przerwę od pracy i odpocząć. W tym przypadku wniosek może zawierać neutralne sformułowanie typu: „Proszę o udzielenie urlopu bezpłatnego w celu czasowego odciążenia od obowiązków zawodowych”.

Czy pracodawca może odrzucić wniosek o urlop bezpłatny?

Decyzja o udzieleniu urlopu bezpłatnego zależy wyłącznie od pracodawcy, ponieważ Kodeks pracy nie gwarantuje pracownikowi bezwzględnego prawa do takiego urlopu. Oznacza to, że pracodawca może przyznać urlop w całości, częściowo lub całkowicie odmówić, kierując się potrzebami organizacyjnymi firmy. Najczęstsze powody odmowy to:

• Niedobór kadry w danym okresie – jeśli Twoja nieobecność znacząco utrudni wykonywanie obowiązków lub zagraża realizacji ważnych projektów.

• Kolidujące urlopy innych pracowników – w przypadku, gdy w tym samym czasie wielu pracowników ubiega się o przerwę, a firma nie może zapewnić odpowiedniego zastępstwa.

• Okresy szczególnie istotne dla firmy – np. sezon sprzedażowy, terminy projektów lub inne kluczowe momenty w działalności firmy.

Warto pamiętać, że odmowa powinna być uzasadniona i najlepiej przedstawiona na piśmie, aby uniknąć nieporozumień. Jeśli pracodawca odmawia udzielenia urlopu, pracownik nadal musi pozostawać do dyspozycji firmy i wykonywać swoje obowiązki w pełnym wymiarze czasu pracy.

Odmowa wniosku nie oznacza jednak, że pracownik nie może ponownie wnioskować o urlop w innym terminie – w praktyce często wystarczy ustalenie bardziej dogodnego czasu, który nie koliduje z potrzebami firmy.

Czy pracodawca może zmusić pracownika do urlopu bezpłatnego?

Pracodawca nie może jednostronnie zmusić pracownika do wzięcia urlopu bezpłatnego. Urlop bezpłatny jest dobrowolną formą przerwy w pracy, która wymaga zgody pracodawcy i woli pracownika. Pracownik sam decyduje, czy chce skorzystać z tej możliwości, a pracodawca jedynie rozpatruje wniosek i może urlop przyznać lub go odmówić.

Zdarza się, że pracodawcy proponują pracownikom urlop bezpłatny w sytuacjach kryzysowych, np. w przypadku trudności finansowych firmy. Jednak takie propozycje nie mają mocy przymusu – pracownik może odmówić, a brak zgody nie może być podstawą do wypowiedzenia umowy ani innych represji prawnych.

Często zadawane pytania

Czy na urlopie bezpłatnym mogę pracować u innego pracodawcy?

Tak, podczas urlopu bezpłatnego można pracować u innego pracodawcy. Zgodnie z polskim prawem pracy (art. 174 § 1 Kodeksu pracy), urlop bezpłatny oznacza czasowe zawieszenie stosunku pracy u danego pracodawcy i zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy oraz z prawa do wynagrodzenia. Nie ma jednak przepisu zabraniającego podjęcia zatrudnienia u innego pracodawcy na podstawie umowy o pracę lub innej umowy cywilnoprawnej.

Ile wcześniej trzeba złożyć wniosek o urlop bezpłatny?

Kodeks pracy nie określa konkretnego terminu składania wniosku o urlop bezpłatny, ale w praktyce zaleca się złożenie wniosku z odpowiednim wyprzedzeniem, zwykle kilka tygodni lub nawet miesięcy przed planowaną nieobecnością. Pozwala to pracodawcy na organizację pracy i zapewnienie zastępstwa na czas Twojej nieobecności. Im dłuższy urlop, tym wcześniej warto złożyć wniosek.

Czy urlop bezpłatny można wziąć w każdej chwili?

Nie, urlop bezpłatny nie jest prawem pracownika, lecz możliwością wymagającą zgody pracodawcy. Oznacza to, że nie można go wziąć „w każdej chwili” – termin urlopu musi zostać uzgodniony z pracodawcą. Decyzja zależy od potrzeb firmy, organizacji pracy oraz innych planowanych urlopów w tym samym czasie.

Czy pracodawca może odwołać pracownika z bezpłatnego urlopu?

Pracodawca ma prawo odwołać pracownika z urlopu bezpłatnego, lecz tylko w szczególnych okolicznościach i pod warunkiem spełnienia określonych przesłanek. Zgodnie z art. 174 § 3 Kodeksu pracy, pracodawca i pracownik mogą wspólnie przewidzieć dopuszczalność odwołania pracownika z urlopu bezpłatnego z ważnych przyczyn, jeśli ten urlop trwa dłużej niż 3 miesiące.

Co z ubezpieczeniem zdrowotnym na urlopie bezpłatnym?

Podczas urlopu bezpłatnego pracownik nie opłaca składek na ubezpieczenie zdrowotne przez pracodawcę, co oznacza, że formalnie nie jest objęty obowiązkowym ubezpieczeniem zdrowotnym. Aby zachować prawo do świadczeń, można samodzielnie opłacać składki ZUS (jeśli nie korzysta się z innego tytułu do ubezpieczenia) albo korzystać z ubezpieczenia małżonka lub innego tytułu ubezpieczenia zdrowotnego (np. student lub osoba bezrobotna).