Karta urlopowa – jak wypełnić? Porady + wzór

Autor: Paulina Szydłowska

Prawo pracy wymaga od pracodawców prowadzenia ewidencji czasu pracy oraz dokumentowania urlopów. Chociaż nie znajdziesz dokładnej instrukcji, w jakiej formie masz prowadzić taki rejestr dni wolnych, wiele firm korzysta z wygodnego rozwiązania, jakim jest karta urlopowa. Przeczytaj więcej na ten temat i sprawdź, jak wypełnić oraz przechowywać tego rodzaju wniosek.

Czym jest karta urlopowa?

Karta urlopowa to dokument, który służy do zgłoszenia planowanej nieobecności pracownika związanej z urlopem. Najczęściej zawiera podstawowe dane, takie jak imię i nazwisko pracownika, termin urlopu, liczbę dni wolnych, rodzaj urlopu oraz miejsce na podpis pracownika i akceptację przełożonego.

W wielu firmach karta urlopowa i wniosek urlopowy, a czasem nawet podanie o urlop, są używane zamiennie. Oba określenia mogą odnosić się do formularza, za pomocą którego pracownik prosi o udzielenie urlopu w konkretnym terminie. Różnica zwykle wynika z nazewnictwa przyjętego w danej organizacji. W jednej firmie funkcjonuje wniosek urlopowy, w innej karta urlopowa, a w kolejnej elektroniczny formularz w systemie kadrowym.

Taki dokument pomaga uporządkować proces udzielania urlopów i zostawia jasny ślad w dokumentacji pracowniczej. Dzięki temu łatwiej sprawdzić, kiedy pracownik złożył wniosek, jakiego urlopu dotyczyła prośba i czy termin został zaakceptowany.

Do czego służy karta urlopowa pracownika?

Nie bez powodu tak wiele firm wykorzystuje karty urlopowe pracowników. Pomagają one uporządkować informacje o urlopie i potwierdzić, że nieobecność została zgłoszona oraz zaakceptowana zgodnie z zasadami obowiązującymi w firmie. Ma to znaczenie zarówno dla pracownika, jak i dla pracodawcy, ponieważ ogranicza ryzyko pomyłek przy planowaniu pracy, naliczaniu urlopu i prowadzeniu dokumentacji.

Karta urlopowa może służyć do:

• zgłoszenia planowanego urlopu wypoczynkowego,

• wskazania terminu rozpoczęcia i zakończenia urlopu,

• określenia liczby dni albo godzin nieobecności,

• potwierdzenia rodzaju urlopu,

• uzyskania akceptacji przełożonego lub pracodawcy,

• przekazania informacji do działu kadr,

• odnotowania urlopu w ewidencji czasu pracy,

• kontroli wykorzystania urlopu w danym roku kalendarzowym,

• zachowania porządku w dokumentacji pracowniczej każdego pracownika.

Prawidłowo prowadzona karta urlopowa ułatwia późniejsze sprawdzenie, ile urlopu zostało już wykorzystane, a ile nadal przysługuje pracownikowi. Może być też pomocna przy rozliczeniach po zakończeniu zatrudnienia, zwłaszcza gdy trzeba ustalić, czy pracownik wykorzystał cały urlop, czy należy mu się ekwiwalent.

Czy karta urlopowa jest obowiązkowa?

Przepisy nie narzucają jednej konkretnej nazwy ani wzoru dokumentu, na którym pracownik zgłasza urlop. W Kodeksie pracy nie znajdziesz więc obowiązku stosowania formularza o nazwie karta urlopowa. Nie oznacza to jednak, że pracodawca może całkowicie pominąć dokumentowanie urlopów. Dokumenty związane z ubieganiem się o urlop wypoczynkowy i korzystaniem z niego są częścią dokumentacji pracowniczej. Pracodawca powinien więc zadbać o to, aby w firmie dało się ustalić, kiedy pracownik wnioskował o urlop, jaki termin wskazał i czy nieobecność została zaakceptowana.

Forma takiego dokumentu zależy od organizacji pracy. Może to być papierowa karta urlopowa, klasyczny wniosek urlopowy, formularz w systemie kadrowym albo inny sposób przyjęty w firmie. Ważne, aby dokument pozwalał prawidłowo prowadzić ewidencję urlopów i był zgodny z zasadami przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Szukasz pracowników? Dodaj ogłoszenie!

Kto podpisuje i zatwierdza kartę urlopową?

Obieg dokumentu zależy od zasad przyjętych u danego pracodawcy.

1. Najczęściej pierwszy podpis składa pracownik, ponieważ to on wskazuje termin planowanego urlopu i potwierdza, że chce skorzystać z wolnych dni.

2. Następnie dokument trafia do osoby, która może zaakceptować nieobecność. Zwykle jest to bezpośredni przełożony, kierownik działu, osoba zarządzająca grafikiem albo sam pracodawca.

Dopiero po zatwierdzeniu termin urlopu można traktować jako uzgodniony, chyba że w firmie obowiązuje inna procedura, np. automatyczna akceptacja w systemie kadrowym.

W wielu firmach karta trafia także do działu kadr. Kadry mogą sprawdzić wymiar urlopu, uzupełnić dane w ewidencji czasu pracy i przechować dokument w odpowiedniej części dokumentacji pracowniczej. Dzięki temu pracodawca ma potwierdzenie, kto złożył wniosek, kiedy urlop został zaakceptowany i ile dni urlopowych wykorzystano w danym roku kalendarzowym.

Karta urlopowa a rodzaj urlopu

Nie każdy urlop zgłasza się w taki sam sposób. Przy standardowym urlopie wypoczynkowym firmowa karta urlopowa zwykle wystarcza do wskazania terminu nieobecności i uzyskania zgody pracodawcy. Przy urlopach związanych z rodzicielstwem, urlopie wychowawczym albo bezpłatnym mogą być jednak potrzebne dodatkowe informacje, załączniki lub osobne wnioski. Przed przyjęciem dokumentu warto sprawdzić, jakiego urlopu dotyczy prośba pracownika.

Urlop wypoczynkowy

To najczęstszy przypadek, w którym stosuje się kartę urlopową. Pracownik wskazuje termin rozpoczęcia i zakończenia urlopu, a pracodawca sprawdza, czy nieobecność można pogodzić z organizacją pracy. Po zaakceptowaniu dokumentu urlop należy odnotować w ewidencji czasu pracy oraz dokumentacji pracowniczej. Dzięki temu łatwiej kontrolować, ile dni pracownik już wykorzystał, a ile nadal mu przysługuje w danym roku kalendarzowym.

Urlop na żądanie

Ten urlop jest częścią urlopu wypoczynkowego, ale zgłasza się go w szczególnym trybie. Pracownik może skorzystać z niego w nagłej sytuacji i powinien zgłosić takie żądanie najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, najlepiej przed godziną, o której miał rozpocząć pracę. W firmie nadal można wymagać uzupełnienia karty urlopowej, szczególnie dla porządku w dokumentach. W takim przypadku formularz potwierdza, że nieobecność została zgłoszona jako urlop na żądanie, a nie jako zwykły urlop planowany wcześniej.

Urlop bezpłatny

Przy urlopie bezpłatnym lepiej nie ograniczać się do zwykłej karty urlopowej, jeśli formularz nie zawiera odpowiednich danych. Taki urlop oznacza przerwę w pracy bez wynagrodzenia, dlatego powinien być jasno opisany i zaakceptowany przez pracodawcę. W dokumencie warto wskazać termin urlopu, dane pracownika oraz informację, że chodzi o urlop bezpłatny, a nie wypoczynkowy. To ważne, ponieważ taki okres inaczej wpływa na rozliczenia pracownicze.

Urlop wychowawczy

Przy urlopie wychowawczym zwykła karta urlopowa najczęściej nie wystarczy. To uprawnienie związane z opieką nad dzieckiem, dlatego wymaga osobnego wniosku złożonego w odpowiednim terminie. Jeśli prowadzisz firmę, potraktuj taki dokument jako element dokumentacji pracowniczej, ale nie jako prosty odpowiednik kilkudniowego urlopu wypoczynkowego. Wniosek powinien zawierać dane wymagane dla tego rodzaju urlopu i pozwalać ustalić okres planowanej nieobecności.

Urlop macierzyński i część urlopu macierzyńskiego wykorzystywana przez ojca

Urlop macierzyński ma własne zasady i nie działa tak jak urlop wybierany z puli dni wypoczynkowych. Dotyczy przede wszystkim okresu po narodzinach dziecka, a jego wymiar i sposób wykorzystania wynikają z przepisów określonych w Kodeksie pracy.

Część urlopu macierzyńskiego może w określonych sytuacjach wykorzystać ojciec dziecka. Potocznie mówi się wtedy o urlopie tacierzyńskim, ale nie jest to formalna nazwa stosowana w przepisach. Chodzi o przejęcie niewykorzystanej części urlopu macierzyńskiego po tym, gdy matka dziecka wykorzysta po porodzie wymagany minimalny okres tego urlopu.

Takiej nieobecności nie warto rozliczać zwykłą kartą urlopową przeznaczoną do urlopu wypoczynkowego. Bezpieczniej zastosować osobny wniosek właściwy dla uprawnień rodzicielskich i przechowywać go w dokumentacji pracowniczej.

Urlop ojcowski

Urlop ojcowski to odrębne uprawnienie ojca dziecka. Nie jest tym samym co potocznie rozumiany urlop tacierzyński, ponieważ nie polega na przejęciu części urlopu macierzyńskiego od matki. Ojciec może skorzystać z urlopu ojcowskiego niezależnie od tego, czy matka dziecka korzysta w tym czasie z własnych uprawnień. Wniosek składa się w postaci papierowej albo elektronicznej, z zachowaniem terminu przewidzianego dla tego rodzaju urlopu, czyli 7 dni przed jego rozpoczęciem.

W firmowej dokumentacji warto wyraźnie oddzielić urlop ojcowski od urlopu wypoczynkowego i od części urlopu macierzyńskiego wykorzystywanej przez ojca. Dzięki temu łatwiej uniknąć błędów przy ewidencji i rozliczaniu nieobecności.

Urlop rodzicielski

Urlop rodzicielski jest osobnym uprawnieniem związanym z opieką nad dzieckiem. Może być wykorzystywany przez rodziców zgodnie z zasadami przewidzianymi dla tego rodzaju urlopu, dlatego nie powinien być traktowany jak zwykła nieobecność wpisana na standardowej karcie urlopowej.

Wniosek o urlop rodzicielski powinien jasno wskazywać, z jakiego uprawnienia chce skorzystać pracownik, w jakim terminie i w jakim wymiarze. Jeśli w firmie stosujesz jeden formularz do różnych nieobecności, zadbaj o osobne pole na rodzaj urlopu, aby nie mieszać uprawnień rodzicielskich z urlopem wypoczynkowym.

Urlop opiekuńczy

Urlop opiekuńczy (5 dni w roku) również warto odróżnić od zwykłego urlopu wypoczynkowego. Przysługuje w związku z koniecznością zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie z rodziny albo osobie pozostającej we wspólnym gospodarstwie domowym. Wniosek powinien zawierać informacje potrzebne do oceny, czy pracownik korzysta z właściwego uprawnienia. Jeśli w firmie stosujesz jeden formularz dla różnych nieobecności, zadbaj o wyraźne pole na rodzaj urlopu. To ogranicza ryzyko błędnego wpisania nieobecności do dokumentacji.

💡 Przeczytaj też: Urlop w pierwszym roku pracy – ile dni przysługuje i jak go liczyć?

Karta urlopowa roczna – jak prowadzić taką ewidencję?

Chcesz wiedzieć, jak zapanować nad dokumentacją urlopową w swojej firmie? Roczne zestawienie urlopów pomaga kontrolować, ile dni wolnych przysługuje pracownikowi, ile już wykorzystał i ile zostało mu do końca roku. Taka karta może być prowadzona osobno dla każdego pracownika albo jako część systemu kadrowego, który zbiera informacje o nieobecnościach.

W rocznej ewidencji warto uwzględnić przede wszystkim:

• imię i nazwisko pracownika,

• rok, którego dotyczy zestawienie,

• wymiar urlopu przysługujący w danym roku kalendarzowym,

• urlop zaległy z poprzedniego roku,

• terminy wykorzystanych urlopów,

• liczbę dni albo godzin urlopu,

• rodzaj urlopu,

• informację o urlopie na żądanie,

• podpis lub akceptację osoby zatwierdzającej urlop,

• aktualny limit urlopu pozostały do wykorzystania.

Tak prowadzona ewidencja ułatwia planowanie pracy i ogranicza ryzyko pomyłek przy rozliczaniu nieobecności. Jest szczególnie przydatna, gdy pracownik korzysta z urlopu w kilku częściach albo gdy w firmie obowiązuje plan urlopów.

Roczna karta urlopowa powinna być zgodna z informacjami wpisanymi do ewidencji czasu pracy. Jeśli pracownik wykorzystał urlop, zmienił termin nieobecności albo zrezygnował z części wolnych dni, dane trzeba uaktualnić. Dzięki temu dokumentacja pracownicza pozostaje spójna, a pracodawca może łatwo sprawdzić stan urlopu na konkretny dzień.

Warto pamiętać, że taka karta ma przede wszystkim porządkować dane. Obowiązki pracodawcy wynikają z przepisów o czasie pracy, urlopach i dokumentacji pracowniczej, a nie z samej nazwy formularza. Dlatego roczna karta urlopowa może wyglądać różnie w zależności od firmy, ale powinna pozwalać szybko ustalić, jak urlop został naliczony, wykorzystany i rozliczony.

Czy karta urlopowa może mieć formę elektroniczną?

Nie musisz korzystać wyłącznie z papierowego formularza. Karta urlopowa może mieć formę elektroniczną, jeśli firma stosuje taki obieg dokumentów i potrafi zapewnić prawidłowe przechowywanie danych. Dotyczy to zarówno prostych formularzy w systemie kadrowym, jak i dokumentów przesyłanych elektronicznie zgodnie z zasadami przyjętymi u pracodawcy.

Elektroniczna karta urlopowa powinna pozwalać ustalić, kto złożył wniosek, jakiego urlopu dotyczy zgłoszenie, jaki termin wskazano i kto zaakceptował nieobecność. Ważne jest też to, aby dokument można było później odtworzyć i powiązać z dokumentacją pracowniczą konkretnej osoby.

W takim formularzu warto uwzględnić:

• imię i nazwisko pracownika,

• rodzaj urlopu,

• termin rozpoczęcia i zakończenia urlopu,

• liczbę dni albo godzin nieobecności,

• datę złożenia wniosku,

• dane osoby zatwierdzającej urlop,

• informację o akceptacji albo odmowie,

• miejsce na dodatkowe uwagi, jeśli są potrzebne.

Sama forma elektroniczna nie zwalnia pracodawcy z obowiązku zachowania porządku w dokumentacji. Jeśli korzystasz z systemu kadrowego, zadbaj o dostęp tylko dla uprawnionych osób, możliwość odtworzenia historii wniosków i spójność danych z ewidencją czasu pracy.

Wzór karty urlopowej możesz też udostępnić pracownikom w formacie PDF. Taki plik sprawdzi się zwłaszcza wtedy, gdy firma nadal prowadzi część dokumentów papierowo, ale chce ułatwić pracownikom pobranie i wypełnienie formularza. Przy pełnym elektronicznym obiegu lepiej korzystać z rozwiązania, które pozwala nie tylko wypełnić dokument, lecz także zapisać jego akceptację i przechować go razem z pozostałą dokumentacją pracowniczą.

Zobacz nowe oferty pracy!

Przechowywanie wniosków urlopowych – jak długo archiwizować kartę?

Dokumenty związane z urlopem powinny być przechowywane razem z dokumentacją pracowniczą albo w sposób, który pozwala łatwo powiązać je z konkretnym pracownikiem. Dotyczy to zarówno papierowych kart urlopowych, jak i dokumentów elektronicznych.

Ile wynosi okres przechowywania dokumentacji pracowniczej?

Okres przechowywania zależy od tego, kiedy został nawiązany stosunek pracy. Jeśli pracownik został zatrudniony 1 stycznia 2019 roku albo później, dokumentację pracowniczą przechowuje się przez okres zatrudnienia oraz przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy.

Inaczej wygląda sytuacja przy starszych dokumentach. Jeżeli zatrudnienie rozpoczęło się między 1 stycznia 1999 roku a 31 grudnia 2018 roku, okres przechowywania może wynosić 50 lat albo 10 lat, jeśli pracodawca złożył raport informacyjny do ZUS. Przy zatrudnieniu rozpoczętym przed 1 stycznia 1999 roku dokumentację przechowuje się zasadniczo przez 50 lat.

Jak długo przechowywać wnioski urlopowe?

W dokumentacji kadrowej najlepiej przyjąć bezpieczną zasadę. Wnioski urlopowe i karty urlopowe przechowuj tak długo, jak pozostałą dokumentację pracowniczą danego pracownika, chyba że z przepisów albo wewnętrznej procedury wynika dłuższy okres. Nie warto usuwać pojedynczych kart urlopowych zaraz po tym, jak pracownik zakończył pracę albo po rozliczeniu urlopu za dany rok. Taki dokument może być potrzebny przy kontroli, sporze o wymiar urlopu, rozliczeniu ekwiwalentu albo sprawdzeniu danych wpisanych do ewidencji czasu pracy.

Kiedy można zniszczyć kartę urlopową?

Dokumenty można zniszczyć dopiero po upływie wymaganego okresu przechowywania oraz terminu przewidzianego na ich odbiór przez pracownika. Informację o okresie przechowywania, prawie odbioru i skutkach nieodebrania dokumentów pracodawca przekazuje razem ze świadectwem pracy. Zniszczenie dokumentacji powinno nastąpić w sposób, który uniemożliwia odtworzenie jej treści. Przy dokumentach papierowych oznacza to np. bezpieczne niszczenie akt, a przy elektronicznych trwałe usunięcie plików i kopii z systemów, w których były przechowywane.

Dlaczego nie warto usuwać kart urlopowych zbyt szybko?

Wnioski urlopowe pomagają potwierdzić, kiedy pracownik złożył prośbę o urlop, jaki termin wskazał i czy nieobecność została zaakceptowana. Mogą też wyjaśnić różnice między roczną kartą urlopową, ewidencją czasu pracy i końcowym rozliczeniem urlopu. Dlatego bezpieczniej traktować je jako część dokumentacji pracowniczej każdego pracownika. Dzięki temu zachowujesz spójność danych i ograniczasz ryzyko problemów przy kontroli albo po zakończeniu zatrudnienia.

Karta urlopowa – jak wypełnić?

Prawidłowo wypełniona karta urlopowa powinna jasno wskazywać, kto wnioskuje o urlop, jakiego rodzaju jest to nieobecność i na jaki termin ma zostać udzielona. Dzięki temu dokument można później powiązać z ewidencją czasu pracy i dokumentacją pracowniczą.

Jak kartę urlopową wypełnia pracownik?

Pracownik powinien uzupełnić przede wszystkim dane, które pozwalają zidentyfikować osobę składającą wniosek i ustalić termin planowanej nieobecności. Najczęściej wpisuje się imię i nazwisko pracownika, stanowisko albo dział, rodzaj urlopu oraz datę rozpoczęcia i zakończenia wolnego.

W formularzu warto podać także liczbę dni albo godzin urlopu. Ma to znaczenie szczególnie wtedy, gdy pracownik korzysta tylko z części dnia wolnego albo gdy w firmie rozlicza się urlop w godzinach. Jeśli dokument dotyczy urlopu na żądanie, pracownik powinien wyraźnie zaznaczyć ten rodzaj urlopu, aby nie został pomylony ze zwykłym urlopem planowanym wcześniej.

Na końcu pracownik składa podpis albo potwierdza wniosek w systemie elektronicznym. Samo wysłanie lub złożenie formularza nie zawsze oznacza jeszcze zgodę na urlop. W wielu firmach potrzebna jest akceptacja przełożonego albo pracodawcy.

Jak kartę urlopową uzupełnia pracodawca?

Po otrzymaniu wniosku pracodawca albo upoważniona osoba sprawdza, czy pracownik ma prawo do wskazanego urlopu i czy jego nieobecność można pogodzić z organizacją pracy. Dotyczy to szczególnie urlopu wypoczynkowego planowanego z wyprzedzeniem.

Po weryfikacji dokument powinien zostać zaakceptowany albo odrzucony zgodnie z zasadami obowiązującymi w firmie. Przy akceptacji warto wskazać datę zatwierdzenia i osobę, która wyraziła zgodę na urlop. Może to być bezpośredni przełożony, kierownik działu, pracodawca albo inna osoba odpowiedzialna za organizację czasu pracy.

Dział kadr może dodatkowo sprawdzić limit urlopu, uzupełnić informację o liczbie dni pozostałych do wykorzystania i odnotować nieobecność w ewidencji czasu pracy. Dzięki temu dane z karty urlopowej są spójne z dokumentacją pracowniczą każdego pracownika.

Jakie dane powinny znaleźć się na karcie urlopowej?

Zakres danych może różnić się w zależności od firmy, ale formularz powinien pozwalać sprawnie rozliczyć nieobecność i potwierdzić jej akceptację. W karcie urlopowej najczęściej umieszcza się:

• imię i nazwisko pracownika,

• nazwę stanowiska albo działu,

• rodzaj urlopu,

• termin rozpoczęcia i zakończenia urlopu,

• liczbę dni albo godzin urlopu,

• datę złożenia wniosku,

• podpis pracownika albo potwierdzenie elektroniczne,

• decyzję pracodawcy,

• podpis osoby zatwierdzającej,

• informację dla działu kadr.

Jeśli w firmie stosujesz jeden formularz do różnych rodzajów urlopu, zadbaj o czytelne pole dotyczące rodzaju nieobecności. To ogranicza ryzyko pomyłek przy rozliczaniu urlopu wypoczynkowego, urlopu na żądanie albo innych uprawnień pracowniczych.

Karta urlopowa – darmowy wzór

Miejscowość i data ............................................................

Dane pracownika

Imię i nazwisko pracownika ............................................................

Stanowisko ....................................................................................

Dział ............................................................................................

Wniosek o udzielenie urlopu

Zwracam się z prośbą o udzielenie urlopu w terminie

od ............................................................

do ............................................................

Liczba dni urlopu ........................

Liczba godzin urlopu ........................

Za rok ........................

Rodzaj urlopu

Proszę zaznaczyć właściwy rodzaj urlopu

[ ] urlop wypoczynkowy

[ ] urlop na żądanie

[ ] inny ....................................................................................

Podpis pracownika ............................................

Decyzja pracodawcy

[ ] wyrażam zgodę

[ ] nie wyrażam zgody

Data ..............................................

Podpis osoby zatwierdzającej .................................................

Taki wzór możesz pobrać z naszej strony i przygotować jako dokument papierowy, formularz elektroniczny albo plik w formacie PDF do pobrania przez pracowników. Jeśli formularz ma służyć do różnych rodzajów urlopu, zadbaj o wyraźne pole dotyczące rodzaju nieobecności oraz miejsce na akceptację pracodawcy.