Jak liczyć dni urlopowe? Komu przysługuje urlop wypoczynkowy? Co z urlopem zaległym?

Planujesz wakacje, ale gubisz się w gąszczu przepisów urlopowych? Nie wiesz, ile dokładnie dni wolnych Ci przysługuje, kto może liczyć na pełen wymiar urlopu, jak ustalić wymiar urlopu cząstkowego i co się dzieje z niewykorzystanym urlopem z zeszłego roku? By mądrze zaplanować wypoczynek i nie stracić ani jednego dnia wolnego, musisz znać odpowiedzi na te pytania. W tym artykule rozwiewamy wątpliwości i tłumaczymy, jak prawidłowo liczyć dni urlopowe, co dzieje się z urlopem w przypadku rozwiązania lub ustania stosunku pracy oraz jak obliczyć urlop wypoczynkowy w przypadku pracy na niepełny etat. Sprawdź, co mówi Kodeks pracy na temat urlopu!

Jak liczyć dni urlopowe? To warto zapamiętać!

✅ Komu przysługuje urlop wypoczynkowy?

• Przysługuje każdemu pracownikowi zatrudnionemu na umowę o pracę.

• Nie ma znaczenia, czy to umowa na czas określony, nieokreślony czy na okres próbny.

• Od 2026 roku do stażu pracy będą wliczane nie tylko okresy zatrudnienia na umowie o pracę, ale także m.in. czas prowadzenia działalności gospodarczej, współpracy przy działalności, wykonywania umowy zlecenia i umowy agencyjnej, pracy w spółdzielniach rolniczych oraz udokumentowane okresy pracy zarobkowej za granicą. Odpowiednie zaświadczenia wyda ZUS. Jeśli jednak z jakiegoś powodu ZUS nie będzie w stanie potwierdzić danego okresu (np. z powodu bardzo starej dokumentacji), pracownik będzie mógł udowodnić swój staż innymi dokumentami, które posiada. Nowe przepisy wejdą w życie od 1 stycznia 2026 roku dla pracodawców z sektora publicznego, natomiast dla firm prywatnych zaczną obowiązywać po upływie 6 miesięcy od ogłoszenia ustawy.

✅ Ile dni urlopu przysługuje?

• 20 dni – jeśli Twój staż pracy jest krótszy niż 10 lat.

• 26 dni – jeśli Twój staż pracy to co najmniej 10 lat.

✅ Jak obliczyć urlop cząstkowy lub za część roku?

• Niepełny etat: wymiar urlopu = wymiar etatu × pełna liczba dni urlopu (20 lub 26).

• Niepełny rok pracy: wymiar urlopu = (pełna liczba dni urlopu ÷ 12) × liczba miesięcy przepracowanych.

✅ Zasady udzielania urlopu wypoczynkowego

• Na ogół 1 dzień urlopu = 8 godzin, ale jeśli pracujesz np. po 7 godzin dziennie – 1 dzień urlopu to 7 godzin pracy.

• Masz czas do 30 września następnego roku, by wykorzystać urlop zaległy.

• Urlop na żądanie wynosi 4 dni w roku kalendarzowym niezależnie od wymiaru etatu i wlicza się do ogólnego limitu urlopu.

• Nie można się zrzec urlopu.

• Ekwiwalent pieniężny przysługuje tylko przy zakończeniu stosunku pracy.

• Pracownik może podzielić urlop, ale jedna część powinna wynosić min. 14 dni kalendarzowych.

[BOX: Najlepsze ogłoszenia o pracę znajdziesz na Asistwork!]

Ile dni urlopu przysługuje pracownikowi?

Pracownikowi w Polsce zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę przysługuje urlop wypoczynkowy, którego wymiar zależy od stażu pracy. Urlop wypoczynkowy jest płatny, a zgodnie z przepisami Kodeksu pracy podstawowy wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi:

• 20 dni urlopu przysługuje pracownikowi, którego staż pracy jest krótszy niż 10 lat,

• 26 dni urlopu przysługuje pracownikowi ze stażem pracy co najmniej 10 lat.

Do stażu pracy, od którego zależy prawo do urlopu i jego wymiar, wlicza się wszystkie poprzednie okresy zatrudnienia na umowie o pracę, a od 2026 roku również – po spełnieniu określonych warunków – okresy pracy na umowie zlecenia, umowie agencyjnej oraz okresy prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej. Jest to niezależne od przerw między umowami czy sposobu, w jaki został zakończony stosunek pracy.

Jeśli pracownik pozostawał jednocześnie w kilku stosunkach pracy, do stażu wlicza się także okres poprzedniego zatrudnienia przypadający przed nawiązaniem kolejnego stosunku pracy.

Ponadto do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się także okresy nauki w określonych rodzajach szkół:

• zasadnicza lub inna równorzędna szkoła zawodowa – do 3 lat,

• średnia szkoła zawodowa – do 5 lat,

• średnia szkoła zawodowa dla absolwentów zasadniczych szkół zawodowych – 5 lat,

• średnia szkoła ogólnokształcąca – 4 lata,

• szkoła policealna – 6 lat,

• szkoła wyższa – 8 lat.

Czas trwania nauki nie sumuje się, a do stażu pracy zaliczany jest tylko najdłuższy okres spośród nich. Przykładowo, jeśli pracownik ukończył zarówno szkołę średnią, jak i studia wyższe, do stażu pracy zostanie zaliczony tylko okres 8 lat, a nie suma obu okresów, czyli 12 lat.

Czy przy naliczaniu urlopu wypoczynkowego rodzaj umowy o pracę ma znaczenie?

Rodzaj umowy o pracę nie ma wpływu na prawo do urlopu wypoczynkowego ani na jego wymiar. Prawo do urlopu przysługuje każdemu pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę, bez względu na to, czy jest to umowa o pracę na czas określony, nieokreślony, czy na okres próbny.

Do końca 2025 roku do stażu pracy, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego, nie wlicza się okresów pracy na umowach zlecenie ani okresów prowadzenia działalności gospodarczej. Jednak od 1 stycznia 2026 roku, zgodnie z planowaną nowelizacją Kodeksu pracy, okresy te będą wliczane do stażu pracy.

Jak liczyć dni urlopowe w przypadku niepełnego wymiaru czasu pracy?

W przypadku pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy wymiar urlopu wypoczynkowego ustala się proporcjonalnie do wymiaru etatu. Oznacza to, że liczba dni urlopu jest pomniejszana odpowiednio do wymiaru czasu pracy w stosunku do pełnego etatu. Należy pomnożyć wymiar etatu przez liczbę dni urlopu przysługujących pracownikowi zatrudnionemu na pełen etat.

Przykładowo, jeśli pracownik ma prawo do 20 dni urlopu (staż pracy krótszy niż 10 lat) i jest zatrudniony na pół etatu (0,5 etatu), to jego wymiar urlopu wynosi 20 dni × 0,5 = 10 dni. Dla pracownika ze stażem powyżej 10 lat, który ma prawo do 26 dni urlopu, zatrudnionego na pół etatu wymiar urlopu wyniesie 26 × 0,5 = 13 dni.

W przypadku pracy na innych częściach etatu (np. ⅜ czy ¾ etatu) analogicznie stosuje się mnożenie przez odpowiedni ułamek etatu. Wymiar urlopu zaokrągla się zwykle w górę do pełnych dni – korzystnie dla pracownika.

Jak wyglądało to do tej pory? Sprawdź na: Norma czasu pracy 2025 – ile godzin pracy na pełnym etacie?

W jaki sposób udziela się urlopu wypoczynkowego?

Urlop wypoczynkowy udziela się na podstawie wniosku pracownika, który wskazuje preferowane terminy jego wykorzystania. Pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo. Jeśli pracownik nie wykorzysta urlopu w danym roku, pracodawca jest zobowiązany udzielić pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.

Dodatkowo pracownik ma prawo do 4 dni urlopu na żądanie, które pracodawca musi udzielić w terminie wskazanym przez pracownika, bez konieczności wcześniejszego planowania. Dni urlopu na żądanie wliczają się do puli dni urlopu wypoczynkowego (20 lub 26 dni).

Przeczytaj również: Rodzaje urlopów w Polsce – wszystko, co musisz wiedzieć

Urlopu udziela się pracownikowi w dniach, które są dla niego dniami pracy zgodnie z harmonogramem. Wymiar urlopu wyraża się w godzinach odpowiadających dobowemu wymiarowi czasu pracy w danym dniu. Jeden dzień urlopu dla pracownika zatrudnionego na pełen etat to zwykle 8 godzin (inaczej sytuacja wygląda w czterodniowym tygodniu pracy).

Urlop może być wykorzystany w częściach, jeśli wnioskuje o to pracownik, ale co najmniej jedna z tych części powinna trwać nieprzerwanie co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Jak liczyć dni urlopu w przypadku niepełnego roku pracy?

W przypadku niepełnego roku pracy wymiar urlopu wypoczynkowego oblicza się proporcjonalnie do liczby przepracowanych miesięcy. Podstawą jest pełny wymiar urlopu przysługujący za cały rok (20 dni dla stażu krótszego niż 10 lat lub 26 dni dla stażu co najmniej 10 lat). Następnie ten wymiar dzieli się przez 12 i mnoży przez liczbę przepracowanych miesięcy. Jak to zrobić?

• Oblicz pełny wymiar urlopu za cały rok (20 lub 26 dni).

• Podziel tę liczbę przez 12, aby uzyskać wymiar urlopu za jeden miesiąc pracy.

• Pomnóż wynik przez liczbę faktycznie przepracowanych miesięcy w roku.

• Jeśli pracownik jest zatrudniony na niepełny etat, najpierw wymiar urlopu za pełen etat mnoży się przez wymiar etatu (np. 1/2, 3/4), a następnie stosuje się proporcję do przepracowanych miesięcy.

• Niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnych dni urlopu.

Przykład: Pani Anna zaczęła pracę w marcu i zatrudniona jest na trzy czwarte etatu. Ma za sobą 8 lat doświadczenia zawodowego, więc zgodnie z przepisami przysługuje jej 20 dni urlopu rocznie, jeśli pracowałaby na pełen etat. Jednak ponieważ pracuje na ¾ etatu, wymiar jej urlopu trzeba odpowiednio przeliczyć. Najpierw obliczamy, ile dni urlopu przysługuje jej w ciągu roku przy takim wymiarze pracy – 20 dni mnożymy przez 0,75, co daje 15 dni. Następnie, ponieważ Anna pracuje od marca, czyli przez 10 miesięcy w roku, dzielimy 15 dni przez 12 miesięcy (1,25) i mnożymy przez 10, co daje 12,5 dnia urlopu. Przepisy pozwalają zaokrąglić ten wynik na korzyść pracownika, więc Anna może liczyć na 13 dni wypoczynku za ten niepełny rok pracy.

Jak obliczyć urlop w przypadku podjęcia pracy?

W przypadku pierwszej pracy w życiu pracownik nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego stopniowo, z upływem każdego przepracowanego miesiąca w roku kalendarzowym, w którym rozpoczął zatrudnienie. Oznacza to, że z upływem każdego miesiąca pracy pracownik otrzymuje prawo do 1/12 wymiaru urlopowego. Ponieważ w pierwszej pracy, bez wcześniejszego stażu, przysługuje 20 dni urlopu rocznie, to po każdym miesiącu pracy pracownik zyskuje prawo do 1,66 dnia urlopu (20 dni ÷ 12 miesięcy). Prawo to nie jest od razu pełne, a wymiar urlopu rośnie proporcjonalnie wraz z kolejnymi miesiącami zatrudnienia. Prawo do kolejnych urlopów pracownik nabywa z każdym następnym rokiem kalendarzowym.

Czy urlopu wypoczynkowego udziela się na dni, czy na godziny?

Urlop wypoczynkowy udziela się na dni, które są dla pracownika dniami pracy zgodnie z obowiązującym w zakładzie rozkładem czasu pracy. Jednak wymiar urlopu wyraża się w godzinach odpowiadających dobowemu wymiarowi czasu pracy w danym dniu. Oznacza to, że jeden dzień urlopu odpowiada standardowo 8 godzinom pracy, ale jeśli pracownik ma inny wymiar czasu pracy (np. pracuje krócej lub dłużej niż 8 godzin dziennie), to urlop udzielany jest w wymiarze godzinowym odpowiadającym jego normie dobowej.

Na przykład, w systemie równoważnym czasu pracy urlop wypoczynkowy udziela się na dni, które są dla pracownika dniami pracy. Wymiar urlopu wyraża się w godzinach odpowiadających dobowemu wymiarowi czasu pracy zaplanowanemu na dany dzień. Oznacza to, że jeśli pracownik ma zaplanowaną pracę na 12 godzin w konkretnym dniu, to wykorzystanie urlopu tego dnia spowoduje odliczenie z jego puli 12 godzin urlopu, a nie standardowych 8 godzin, jak to jest w podstawowym systemie czasu pracy. Jeżeli w momencie planowania urlopu nie jest jeszcze znany harmonogram pracy, pracodawca powinien tak ułożyć grafik, aby wykorzystanie urlopu odpowiadało standardowemu pięciodniowemu tygodniowi pracy po 8 godzin dziennie, czyli 40 godzin urlopu na tydzień.

Kiedy przysługuje urlop uzupełniający?

Urlop uzupełniający to dodatkowe 6 dni płatnego urlopu wypoczynkowego, które przysługują pracownikowi po osiągnięciu 10 lat stażu pracy, zwiększając jego wymiar urlopu z 20 do 26 dni w roku. Od 2026 roku do stażu tego będą wliczane nie tylko okresy pracy na umowie o pracę, ale także okresy pracy na umowach zlecenia oraz prowadzenia działalności gospodarczej. Prawo do tego urlopu nabywa się w trakcie roku kalendarzowego, ale przysługuje on dopiero po wykorzystaniu całego urlopu w niższym wymiarze (20 dni). Oznacza to, że jeśli pracownik w danym roku wykorzystał już 20 dni urlopu, a następnie osiągnął 10-letni staż, może skorzystać z dodatkowych 6 dni urlopu uzupełniającego. Urlopu uzupełniającego nie wylicza się proporcjonalnie do miesiąca nabycia prawa – każdy pracownik otrzymuje pełne 6 dni, niezależnie od tego, czy przekroczy próg stażu w styczniu czy grudniu.

Zmiana pracodawcy w ciągu roku a urlop wypoczynkowy

Przy zmianie pracodawcy w ciągu roku kalendarzowego prawo do urlopu wypoczynkowego ustala się oddzielnie u każdego z pracodawców, proporcjonalnie do okresu zatrudnienia u nich. Oznacza to, że pracownikowi przysługuje łączny wymiar urlopu zgodny z jego stażem pracy (20 dni, jeśli staż jest krótszy niż 10 lat, lub 26 dni przy stażu co najmniej 10 lat), który dzieli się proporcjonalnie na okresy przepracowane u poprzedniego i nowego pracodawcy.

Przykładowo, jeśli pracownik zmienia pracę w lipcu, to u pierwszego pracodawcy nalicza się urlop za 6 miesięcy (styczeń–czerwiec), a u nowego za pozostałe 6 miesięcy roku. Każdy z pracodawców oblicza wymiar urlopu dzieląc roczny limit przez 12 i mnożąc przez liczbę miesięcy zatrudnienia u siebie.

Niewykorzystany urlop u poprzedniego pracodawcy nie „przechodzi” automatycznie do nowego pracodawcy i nie można go tam wykorzystać. W przypadku rozwiązania umowy o pracę pracodawca jest zobowiązany do rozliczenia się z pracownikiem za niewykorzystany urlop, wypłacając ekwiwalent pieniężny (jeśli wykorzystanie wszystkich dni urlopowych w okresie wypowiedzenia umowy nie jest możliwe).

Zmiana etatu w ciągu roku a urlop wypoczynkowy

W przypadku zmiany wymiaru etatu w trakcie roku kalendarzowego wymiar urlopu wypoczynkowego ustala się proporcjonalnie do czasu pracy przepracowanego na poszczególnych etatach. Oznacza to, że należy oddzielnie obliczyć wymiar urlopu za każdy okres zatrudnienia z innym wymiarem czasu pracy, a następnie zsumować te wartości.

Na przykład, jeśli pracownik od 1 stycznia do 28 lutego pracował na ¼ etatu, a od 1 marca do końca roku na pełen etat, i przysługuje mu 26 dni urlopu rocznie, to:

• Za okres pracy na ¼ etatu przysługuje mu: 26 dni × ¼ etatu × 2/12 roku = około 1,08 dnia urlopu.

• Za okres pracy na pełen etat przysługuje mu: 26 dni × 10/12 roku = około 21,67 dnia urlopu.

• Łącznie pracownik ma prawo do 22,75 dnia urlopu za cały rok.

Zmiana normy dobowej pracownika a urlop wypoczynkowy

Przy zmianie normy dobowej pracownika (czyli zmiany liczby godzin pracy przypadających na jeden dzień) w trakcie danego roku kalendarzowego wymiar urlopu wypoczynkowego ustala się proporcjonalnie do okresów pracy z różnymi normami. Urlop nalicza się osobno za każdy z tych okresów, a następnie sumuje.

Podczas udzielania urlopu przeliczanie dni urlopu na godziny odbywa się według obowiązującej w danym okresie normy dobowej. Oznacza to, że jeśli pracownik miał normę 8 godzin na dzień, to jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom, a po zmianie normy, np. na 7 godzin, jeden dzień urlopu będzie liczony jako 7 godzin.

Czy można zrzec się urlopu lub zamienić go na ekwiwalent pieniężny?

Pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu wypoczynkowego ani przenieść go na inną osobę – jest to prawo niezbywalne, które ma służyć wypoczynkowi i ochronie zdrowia pracownika. Zatem zrzeczenie się urlopu jest niedopuszczalne. Prawo do ekwiwalentu pieniężnego przysługuje wyłącznie za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w sytuacji rozwiązania umowy. Pracownik nie może otrzymać ekwiwalentu za urlop, którego jeszcze nie wykorzystał i do którego ma prawo w trakcie trwania stosunku pracy.

Udzielanie urlopu wypoczynkowego w częściach

Urlop wypoczynkowy może być podzielony na części, ale tylko na wniosek pracownika. Przy tym co najmniej jedna z tych części musi trwać nieprzerwanie co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Oznacza to, że pracownik może rozłożyć swój urlop na kilka odcinków, jednak jedna część musi stanowić dwutygodniowy, ciągły wypoczynek, który obejmuje zarówno dni robocze, jak i weekendy czy święta. Pozostałą część urlopu, po odliczeniu obowiązkowego 14-dniowego nieprzerwanego urlopu wypoczynkowego, można wykorzystać w dowolnych krótszych fragmentach, nawet w pojedynczych dniach.

Przesunięcie urlopu wypoczynkowego na późniejszy termin

Na wniosek pracownika przesunięcie jest możliwe, gdy pracownik poda ważne przyczyny uniemożliwiające mu wykorzystanie urlopu w zaplanowanym terminie, np. wydarzenia rodzinne czy inne okoliczności osobiste. Jednak ostateczna decyzja należy do pracodawcy, który ocenia, czy przesunięcie nie zakłóci normalnego toku pracy i czy podane powody są wystarczająco ważne.

Z inicjatywy pracodawcy termin urlopu może zostać przesunięty, gdy wystąpią szczególne potrzeby organizacyjne firmy, a nieobecność pracownika w pierwotnym terminie mogłaby poważnie zakłócić funkcjonowanie zakładu pracy. Takie sytuacje to na przykład nagłe awarie, pilne zamówienia czy inne nieprzewidziane zdarzenia, które nie były znane podczas ustalania planu urlopów. Pracodawca nie może jednak dowolnie zmieniać terminu urlopu bez ważnego powodu.

Obowiązkowe przesunięcie terminu urlopu następuje z mocy prawa, gdy pracownik nie może rozpocząć urlopu z przyczyn usprawiedliwiających jego nieobecność w pracy, takich jak choroba, odosobnienie z powodu choroby zakaźnej, urlop macierzyński, powołanie na ćwiczenia wojskowe. W takich sytuacjach pracodawca jest zobowiązany przesunąć urlop na uzgodniony z pracownikiem późniejszy termin.