Zatrudnienie małżonka – co na to prawo?

Miłość i… umowa o pracę? Coraz więcej par decyduje się na współpracę nie tylko w życiu prywatnym, ale i zawodowym. Małżonek jako pracownik w firmie drugiego z partnerów – to rozwiązanie, które z pozoru wydaje się praktyczne i bezproblemowe. Ale czy rzeczywiście? Co na to prawo pracy, ZUS i urząd skarbowy? Czy zatrudnienie współmałżonka niesie za sobą korzyści, czy może komplikacje? Sprawdzamy, na co trzeba uważać przy zatrudnieniu członka rodziny.

Zatrudnianie małżonka – to warto zapamiętać

✅ Prawo pracy nie zabrania zatrudniania małżonka – możliwa jest zarówno umowa o pracę, jak i umowy cywilnoprawne (zlecenie, dzieło).

✅ Warunkiem legalności jest dopełnienie formalności: umowa, ZUS, podatki, akta pracownicze.

✅ Małżonek może być jednak uznany przez ZUS za osobę współpracującą, a nie zwykłego pracownika.

✅ Status osoby współpracującej oznacza obowiązek opłacania pełnych składek ZUS (tzw. duży ZUS), niezależnie od wynagrodzenia.

✅ Od 2019 r. wynagrodzenie małżonka może być zaliczane do kosztów uzyskania przychodu.

Czy można legalnie zatrudnić małżonka?

W Polsce można legalnie zatrudnić małżonka. Przepisy prawa pracy nie zabraniają zawierania umów o pracę ani umów cywilnoprawnych (np. zlecenie, dzieło) pomiędzy osobami pozostającymi w związku małżeńskim. Przedsiębiorca może więc zatrudnić swojego współmałżonka na podstawie umowy o pracę na takich samych zasadach jak innych pracowników, pod warunkiem dopełnienia wszystkich formalności, takich jak podpisanie umowy, zgłoszenie do ZUS, wypłata wynagrodzenia i odprowadzanie podatków oraz składek.

Zatrudnienie małżonka na podstawie umowy o pracę

Przedsiębiorca może legalnie zatrudnić swojego współmałżonka na umowę o pracę na takich samych zasadach jak innych pracowników. Co należy do obowiązków pracodawcy w takiej sytuacji?

• Należy podpisać pisemną umowę o pracę.

• Małżonek musi zostać zgłoszony do ubezpieczeń społecznych.

• Pracodawca wypłaca wynagrodzenie i odprowadza zaliczki na podatek dochodowy.

• Prowadzi się pełną dokumentację pracowniczą, w tym akta osobowe.

Zatrudnienie małżonka na umowę cywilnoprawną

Przedsiębiorca może również zatrudnić małżonka na podstawie umowy cywilnoprawnej, np. umowy zlecenia lub umowy o dzieło. W tym przypadku obowiązują inne zasady rozliczeń i ubezpieczeń niż przy umowie o pracę. Umowa cywilnoprawna jest często stosowana, gdy współpraca ma charakter doraźny lub nie wymaga podporządkowania.

Małżonek zatrudniony na umowę zlecenie traktowany jest jak każdy inny zleceniobiorca, bez względu na wspólne gospodarstwo domowe. W przypadku umowy zlecenia z małżonkiem powstaje obowiązek ubezpieczeniowy na takich samych zasadach jak przy zatrudnieniu osoby niespokrewnionej, co oznacza konieczność opłacania składek ZUS oraz składki zdrowotnej.

Status osoby współpracującej

Za osobę współpracującą z osobą prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą uważa się na przykład:

• małżonka,

• dzieci własne,

• dzieci drugiego małżonka,

• dzieci przysposobione,

• rodziców,

• macochę i ojczyma.

Pod warunkiem że pozostają oni z przedsiębiorcą we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracują przy prowadzeniu tej działalności. Jest od tej zasady wyjątek – osobą współpracującą nie jest ktoś, z kim została zawarta umowa o pracę w celu przygotowania zawodowego.

Oznacza to, że jeżeli strony umowy pozostają w związku małżeńskim oraz prowadzą wspólne gospodarstwo domowe, zatrudnienie małżonka na podstawie umowy o pracę powoduje, że dla celów ubezpieczeń społecznych ZUS osoba ta jest traktowana jako osoba współpracująca przy prowadzeniu pozarolniczej działalności gospodarczej, a nie jak standardowy pracownik.

Kiedy mówimy o współpracy?

Współpraca przy prowadzeniu działalności gospodarczej wymaga spełnienia kilku warunków. Działania osoby współpracującej muszą mieć istotne znaczenie dla firmy, być bezpośrednio związane z jej działalnością, wykonywane systematycznie, w sposób zorganizowany i przez dłuższy czas. Sporadyczna, okazjonalna pomoc nie kwalifikuje się jako współpraca. Ponadto naturalna, wynikająca z małżeńskich obowiązków okazjonalna pomoc nie jest traktowana jako współpraca przy działalności gospodarczej.

Podsumowując, aby małżonek był uznany za osobę współpracującą, jego praca musi być znacząca, stała i zorganizowana, a nie sporadyczna.

Zatrudnienie małżonka a składki ZUS

Zatrudnienie małżonka wiąże się ze specyficznymi zasadami naliczania składek ZUS, ponieważ dla celów ubezpieczeń społecznych małżonek współpracujący przy prowadzeniu działalności gospodarczej jest traktowany jako osoba współpracująca, a nie jako zwykły pracownik.

Co należy wiedzieć o składkach ZUS przy zatrudnieniu małżonka na umowę o pracę?

• Małżonka zatrudnionego na umowę o pracę należy zgłosić do ZUS z kodem tytułu ubezpieczenia 05 11 (osoba współpracująca).

• Składki ZUS (emerytalne, rentowe, wypadkowe, dobrowolne chorobowe) oraz ubezpieczenie zdrowotne są naliczane od minimalnej podstawy wymiaru, ustalonej dla osób prowadzących działalność gospodarczą, a nie od faktycznego wynagrodzenia.

• Składki naliczane są niezależnie od faktycznie wypłaconego wynagrodzenia – nawet jeśli małżonek otrzymuje wynagrodzenie niższe niż podstawa wymiaru składek, składki ZUS i tak muszą być naliczone od minimalnej podstawy.

• Osoby współpracujące nie mogą korzystać z obniżonych składek, takich jak preferencyjne składki ZUS czy ulga na start – składki muszą być naliczane od pełnej, standardowej podstawy wymiaru.

• Składki osoby współpracującej są w całości finansowane przez przedsiębiorcę, który prowadzi działalność gospodarczą.

• Przedsiębiorca, który opłaca składki społeczne za osobę współpracującą (np. małżonka), może te składki odliczyć od dochodu przy wyliczaniu zaliczki na podatek dochodowy, podobnie jak składki opłacane za siebie jako przedsiębiorcę.

• W 2025 roku osoby współpracujące przy prowadzeniu działalności gospodarczej mają ustaloną odrębną podstawę wymiaru składki zdrowotnej. Podstawę tę stanowi 75% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw z IV kwartału roku poprzedniego, ogłaszanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego. Stawka składki zdrowotnej to 9% od tej kwoty.

SKŁADKI NA UBEZPIECZENIA SPOŁECZNE: Składki na ubezpieczenia społeczne za osobę współpracującą należy opłacać od podstawy wynoszącej co najmniej 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia. Oznacza to, że przedsiębiorca musi liczyć się z koniecznością płacenia tzw. dużego ZUS-u za osobę współpracującą, niezależnie od faktycznie wypłacanego jej wynagrodzenia.

SKŁADKA ZDROWOTNA: Na 2025 rok podstawa wymiaru ubezpieczenia zdrowotnego osoby współpracującej wynosi 6 411,89 zł, co stanowi 75% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw z IV kwartału 2024 roku (8 549,18 zł × 75%). Stawka składki zdrowotnej to 9%, co daje miesięczną kwotę składki w wysokości 577,07 zł. Składkę tę opłaca w całości przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą.

Wynagrodzenie małżonka

Wynagrodzenie małżonka zatrudnionego w firmie przedsiębiorcy podlega takim samym zasadom jak wynagrodzenie innych pracowników. Oznacza to, że konieczne jest podpisanie umowy (np. umowy o pracę), zgłoszenie małżonka do ubezpieczeń społecznych, wypłacenie mu wynagrodzenia oraz odprowadzenie zaliczki na podatek dochodowy. Dodatkowo pracodawca musi prowadzić dla małżonka akta pracownicze, które podlegają archiwizacji.

Wynagrodzenie małżonka a koszty uzyskania przychodu

Od 2019 roku wynagrodzenie wypłacone małżonkowi może być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu przedsiębiorcy. Oznacza to, że kwota brutto wynagrodzenia stanowi koszt prowadzenia działalności gospodarczej i pomniejsza podstawę opodatkowania.

Wynagrodzenie małżonka a podatek dochodowy

Wynagrodzenie małżonka zatrudnionego w firmie przedsiębiorcy podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym na takich samych zasadach jak wynagrodzenie innych pracowników. Przedsiębiorca ma obowiązek pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy (PIT) od wypłacanego małżonkowi wynagrodzenia.

Umowa zlecenie dla małżonka a ZUS

Osoba pozostająca we wspólnym gospodarstwie domowym z przedsiębiorcą i spełniająca kryteria osoby współpracującej jest traktowana przez ZUS jako osoba współpracująca przy prowadzeniu działalności gospodarczej.

Jednakże, jeśli małżonek zostanie zatrudniony na podstawie umowy zlecenia, sytuacja ubezpieczeniowa wygląda inaczej. ZUS uznaje, że wykonywanie pracy na podstawie umowy zlecenia stanowi odrębny tytuł do ubezpieczeń społecznych, różny od statusu osoby współpracującej. W efekcie:

• Małżonek zatrudniony na umowę zlecenie nie jest automatycznie traktowany jako osoba współpracująca, nawet jeśli spełnia kryteria tej osoby.

• Składki ZUS naliczane są od faktycznie wypłaconego wynagrodzenia tak jak w przypadku każdego innego zleceniobiorcy.

• Zgłoszenie do systemu ubezpieczeń społecznych odbywa się z kodem tytułu ubezpieczenia właściwym dla zleceniobiorców (np. 04 11).

• Przedsiębiorca opłaca składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne według zasad obowiązujących umowy zlecenia.

WAŻNE: Warto jednak podkreślić, że w praktyce ZUS może kwestionować formę umowy zlecenia zawartej z małżonkiem, zwłaszcza gdy zakres obowiązków, systematyczność i charakter wykonywanej pracy przypominają stosunek pracy lub faktyczną współpracę. W takich przypadkach ZUS może zakwalifikować umowę zlecenie jako stosunek pracy lub współpracę, co skutkuje koniecznością zapłaty składek za lata wstecz.

Nieodpłatne zatrudnienie małżonka

W przypadku nieodpłatnego zatrudnienia małżonka, czyli gdy małżonek świadczy pracę bez wynagrodzenia, nie powstaje po jego stronie przychód podlegający opodatkowaniu, ponieważ nie otrzymuje on zapłaty za wykonaną pracę.

Jednak z punktu widzenia osoby prowadzącej działalność gospodarczą pojawia się przychód z tytułu nieodpłatnych świadczeń (wartość pracy małżonka), który zgodnie z przepisami jest zwolniony z podatku dochodowego. Oznacza to, że choć formalnie powstaje przychód, to przedsiębiorca nie musi odprowadzać od niego podatku.