Workation – jak łączyć pracę i podróże? Poradnik + kwestie podatkowe

W tym poradniku podpowiadamy, jak krok po kroku zorganizować workation, nie rezygnując z efektywności w pracy ani przyjemności z podróży. Przejdziemy przez wybór miejsca, kwestie technologiczne i organizacyjne, aż po często pomijane, ale kluczowe aspekty prawne i podatkowe związane z pracą zdalną za granicą. Czy pracownik posiada odpowiednie wizy? Czy praca zdalna z zagranicy wymaga przedstawienia dodatkowej dokumentacji? Jakie są obowiązki pracodawcy w obszarze prawa pracy zdalnej wykonywanej z zagranicy? Jeśli marzysz o realizowaniu obowiązków zawodowych z piaszczystej plaży, ale chcesz uniknąć kłopotów z urzędem skarbowym – ten artykuł jest dla Ciebie.

Czym jest workation?

Workation to nowoczesna forma pracy zdalnej, która łączy wykonywanie obowiązków zawodowych z pobytem w atrakcyjnym, często wakacyjnym miejscu. To nie jest urlop, lecz praca w nowym, inspirującym otoczeniu – na przykład z górskiej chaty, nadmorskiego apartamentu czy egzotycznej wyspy – która pozwala jednocześnie realizować zawodowe cele oraz czerpać przyjemność z podróżowania i odkrywania nowych miejsc.

Skąd nazwa workation? To połączenie dwóch angielskich słów: work – praca i vacation – wakacje. Workation staje się coraz bardziej popularny, ponieważ odpowiada na rosnącą potrzebę elastyczności i równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. Coraz więcej firm umożliwia swoim pracownikom pracę zdalną, co otwiera przestrzeń do wykonywania obowiązków z dowolnego miejsca na świecie. Pracownicy, zmęczeni rutyną i sztywnym biurowym grafikiem, szukają sposobów na zwiększenie swojej motywacji i produktywności – a zmiana otoczenia często działa inspirująco.

👉 Szukasz pracodawcy, który wspiera ideę work-life balance? Zobacz oferty pracy na Asistwork!

Jakie są zalety workation?

Workation zyskuje na znaczeniu nie tylko jako styl życia, ale również jako efektywne narzędzie wspierające produktywność, kreatywność i dobrostan pracowników. Oto najważniejsze korzyści płynące z takiej formy pracy:

Większa motywacja i produktywność: zmiana otoczenia działa odświeżająco na umysł – nowe bodźce i brak biurowej rutyny sprzyjają skupieniu oraz pobudzają kreatywność. Pracownicy często osiągają lepsze wyniki, wykonując swoje obowiązki w przyjemnym, inspirującym środowisku.

Lepsze samopoczucie psychiczne: przebywanie w miejscach, które sprzyjają relaksowi – np. nad morzem, w górach czy blisko natury – pozwala obniżyć poziom stresu i przeciwdziała wypaleniu zawodowemu. Workation sprzyja także zachowaniu równowagi między pracą a życiem prywatnym bez konieczności brania urlopu.

Elastyczność i oszczędność czasu: brak codziennych dojazdów oraz możliwość organizowania pracy według własnego rytmu przekładają się na większą efektywność i lepsze zarządzanie czasem. Pracownik ma więcej przestrzeni na odpoczynek i aktywności poza pracą.

Możliwość podróżowania bez przerywania pracy: workation pozwala poznawać nowe miejsca, kultury i ludzi bez konieczności rezygnacji z obowiązków zawodowych. To szczególnie atrakcyjna opcja dla osób, które chcą lepiej łączyć rozwój osobisty z zawodowym.

Wzmocnienie employer brandingu: firmy, które umożliwiają workation, są postrzegane jako nowoczesne, elastyczne i wspierające potrzeby pracowników. To pozytywnie wpływa na ich wizerunek i pomaga przyciągać oraz zatrzymywać talenty. Coraz bardziej popularne staje się także delegowanie pracowników do innych części świata, co również może być formą workationu.

 

💡Przeczytaj także: employer branding

Jakie są wady workation?

Choć workation może wydawać się idealnym rozwiązaniem, nie jest pozbawiony wyzwań. Aby taka forma pracy była naprawdę efektywna, trzeba być świadomym jej potencjalnych ograniczeń i ryzyk. Oto najważniejsze z nich:

Trudności z oddzieleniem pracy od wypoczynku: pracując w miejscu kojarzonym z relaksem, łatwo zatrzeć granice między życiem zawodowym a prywatnym. Może to prowadzić do przeciążenia, braku regeneracji i pogorszenia koncentracji.

Problemy z infrastrukturą techniczną: nie każde miejsce oferuje stabilne i szybkie łącze internetowe, co może utrudniać pracę zdalną – szczególnie w przypadku wideokonferencji czy przesyłania dużych plików.

Różnice czasowe: praca z różnych stref czasowych może powodować trudności w komunikacji z zespołem lub klientami. Konieczność dopasowania się do godzin pracy biura może wpłynąć na komfort i rytm dnia. Jeśli musisz pracować w ściśle określonych godzinach – praca z drugiego końca świata może być problemem.

Brak odpowiedniego miejsca do pracy: wakacyjne lokalizacje i pokoje hotelowe nie zawsze są przystosowane do długotrwałej pracy przy komputerze. Brak ergonomicznych warunków może skutkować zmęczeniem, bólem pleców czy spadkiem efektywności.

Możliwe obniżenie efektywności: nowe miejsce i liczne pokusy związane z przebywaniem w miejscu atrakcyjnym turystycznie mogą rozpraszać i utrudniać skupienie. Nie każdemu udaje się utrzymać wysoki poziom dyscypliny i organizacji w takim środowisku.

Koszty podróży: workation może wiązać się z koniecznością pokrycia dodatkowych kosztów związanych chociażby z noclegami, transportem, dodatkowym ubezpieczeniem zdrowotnym czy wizą wymaganą przez prawo kraju goszczącego. To duże obciążenie dla Twojego budżetu.

Chaos w firmie: Żeby workation spełniał swoją funkcję, konieczne jest przygotowanie odpowiednich procedur, wewnętrznych regulaminów i przejrzystych zasad. W innym wypadku pracodawca może utracić kontrolę nad swoimi pracownikami.

Jakie zawody są najlepsze do połączenia pracy zdalnej z podróżowaniem?

Workation najlepiej sprawdza się w zawodach, które opierają się na pracy cyfrowej i nie wymagają fizycznej obecności w biurze czy kontaktu z klientem twarzą w twarz. Liczy się przede wszystkim mobilność, samodzielność i możliwość wykonywania zadań online. Oto przykłady profesji, które doskonale nadają się do pracy z dowolnego miejsca na świecie:

• Programiści i developerzy: tworzenie oprogramowania, aplikacji czy stron internetowych to zawody, które można wykonywać praktycznie wszędzie – wystarczy laptop i stabilne łącze internetowe.

• Graficy i projektanci UX/UI: praca kreatywna w programach graficznych, projektowanie interfejsów czy materiałów marketingowych doskonale nadaje się do realizacji w pełni zdalnie.

• Copywriterzy, content creatorzy i tłumacze: tworzenie treści, pisanie artykułów, postów, scenariuszy czy tłumaczenia nie wymagają stałego kontaktu z zespołem i mogą być wykonywane w dowolnych godzinach.

• Specjaliści ds. marketingu cyfrowego: SEO, kampanie reklamowe, media społecznościowe, e-mail marketing czy analityka internetowa to specjalności, które można realizować z każdego zakątka świata.

• Analitycy danych i specjaliści IT: praca z danymi, analiza statystyczna, tworzenie raportów czy zarządzanie systemami IT to obszary, które z powodzeniem funkcjonują zdalnie.

• Nauczyciele i trenerzy online: prowadzenie szkoleń, korepetycji czy kursów w formie zdalnej (np. przez Zoom lub platformy e-learningowe) także pozwala pracować i podróżować równocześnie.

• Menedżerowie projektów zdalnych: zarządzanie zespołami lub projektami w firmach rozproszonych geograficznie może być realizowane całkowicie online, szczególnie z użyciem narzędzi do współpracy.

To oczywiście tylko przykłady. W praktyce niemal każdy zawód, który nie wymaga fizycznej obecności w miejscu pracy, może być wykonywany w trybie workation – pod warunkiem odpowiedniej organizacji i komunikacji z zespołem.

Jakie są najlepsze miejsca na świecie na workation?

Wybór idealnej lokalizacji na workation zależy od indywidualnych preferencji, stylu życia oraz specyfiki pracy, ale są miejsca, które cieszą się szczególną popularnością ze względu na infrastrukturę, klimat i atmosferę sprzyjającą zarówno efektywnej pracy, jak i relaksowi. Oto kilka top destynacji na workation.

Bali, Indonezja

Bali to klasyka workation – oferuje liczne coworkingi, szybki internet w większych miejscowościach, tanie jedzenie i noclegi oraz społeczność zdalnych pracowników z całego świata. Po pracy możesz surfować, ćwiczyć jogę albo eksplorować tropikalną przyrodę. Koszty życia przy rozsądnym planowaniu wydatków są tu bardzo niskie. Popularne miejscowości to Canggu i Ubud, które mają dobrze rozwiniętą infrastrukturę dla freelancerów i nomadów.

Lizbona, Portugalia

Lizbona jest jednym z najchętniej wybieranych miast w Europie na workation. Oferuje szybki internet, umiarkowany klimat przez cały rok, świetne jedzenie oraz rozwiniętą sieć coworkingów. Koszty życia są tu niższe niż w wielu innych europejskich stolicach. Lizbona ma także dobrze rozwiniętą infrastrukturę transportową (tramwaje, autobusy, metro), co ułatwia poruszanie się po mieście i szybkie dotarcie do atrakcji turystycznych.

Playa del Carmen, Meksyk

To miejsce wyróżnia się pięknymi plażami Morza Karaibskiego, niskimi kosztami życia i dużą społecznością osób pracujących zdalnie. Playa del Carmen oferuje liczne coworkingi i przyjazną atmosferę, a Meksyk ułatwia dłuższe pobyty dzięki specjalnym wizom dla freelancerów i cyfrowych nomadów. To dobre miejsce dla osób ceniących ciepły klimat i możliwość łączenia pracy z plażowaniem.

Wyspy Kanaryjskie, Hiszpania

Gran Canaria i inne wyspy kanaryjskie mają łagodny klimat przez cały rok, dzięki czemu są atrakcyjne niezależnie od sezonu. Wyspy oferują dobrą infrastrukturę internetową, liczne coworkingi oraz umiarkowane koszty życia. To miejsce dla osób chcących pracować zdalnie w otoczeniu natury i blisko oceanu.

Chiang Mai, Tajlandia

Chiang Mai to jedno z najważniejszych centrów cyfrowych nomadów w Azji. Miasto oferuje bardzo niskie koszty życia, wiele przestrzeni coworkingowych i kawiarnie z szybkim internetem. Otoczenie gór i świątyń sprzyja inspiracji i relaksowi. Chiang Mai ma przyjazną społeczność nomadów i jest znane z dobrej jakości jedzenia oraz przystępnych cen zakwaterowania.

Barcelona, Hiszpania

Barcelona łączy śródziemnomorski klimat z bogatą ofertą kulturalną i architektoniczną. Miasto ma rozbudowaną sieć coworkingów i szybki internet. Po pracy można korzystać z plaż, restauracji i licznych wydarzeń kulturalnych. Barcelona jest atrakcyjna dla osób ceniących uroki miejskiego życia. Jednak koszty życia są tu wyższe niż np. w Lizbonie, chociaż przy rozsądnym planowaniu budżetu nie powinno stanowić to problemu.

Czy trzeba uzyskać zgodę przełożonego na workation?

Odpowiedzi na to pytanie należy szukać w przepisach dotyczących pracy zdalnej. Kodeks pracy (art. 67[18]) wskazuje, że praca zdalna może być wykonywana w miejscu wskazanym przez pracownika, ale zawsze musi to być miejsce uzgodnione z pracodawcą. Przełożony ma prawo wiedzieć, gdzie pracownik świadczy pracę, a także ma prawo kontrolować wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika, w tym jego czas pracy. Trzeba więc uzyskać zgodę pracodawcy na świadczenie pracy w innym miejscu niż ustalone wcześniej.

W praktyce wiele firm wprowadza polityki workation, które określają zasady takich wyjazdów – często workation jest przyznawane przez bezpośredniego przełożonego na określony czas (np. do 4 tygodni w roku) i wymaga złożenia formalnego wniosku z dokładnym wskazaniem miejsca pracy. Pracownik musi także zadbać o odpowiednie warunki techniczne i przestrzeń do pracy oraz dostosować się do obowiązującego w firmie czasu pracy.

Workation a podatki

Praca na workation, czyli wykonywanie pracy zdalnej z innego miejsca, może mieć istotne konsekwencje podatkowe, szczególnie gdy workation odbywa się za granicą.

Podstawową kwestią jest ustalenie rezydencji podatkowej pracownika. Jeśli pracownik ma miejsce zamieszkania w Polsce i spędza w Polsce ponad 183 dni w roku kalendarzowym lub ma w Polsce centrum interesów osobistych i gospodarczych, to podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w Polsce i musi rozliczać się z całości dochodów, niezależnie od miejsca wykonywania pracy.

Praca zdalna w Polsce: jeśli workation odbywa się na terenie Polski, zasady opodatkowania i odprowadzania składek ZUS pozostają bez zmian – obowiązują przepisy krajowe dotyczące pracy zdalnej.

Praca zdalna za granicą: w przypadku pracy zdalnej z innego kraju, sytuacja podatkowa zależy od długości pobytu i umów międzynarodowych. Jeśli pracownik przebywa za granicą krócej niż 183 dni w roku, zwykle pozostaje rezydentem podatkowym Polski i rozlicza się w Polsce. Przekroczenie 183 dni może w niektórych sytuacjach spowodować konieczność rozliczania podatków w kraju pobytu oraz zmianę rezydencji podatkowej, co wpływa na obowiązki podatkowe i ubezpieczeniowe zarówno pracownika, jak i pracodawcy.

Polska ma podpisane umowy z wieloma krajami, które regulują, gdzie i jak opodatkować dochody z pracy wykonywanej z innego kraju. To ułatwia pracownikom pracę zdalną i minimalizuje formalności. Tego rodzaju umowy mogą zapobiegać podwójnemu opodatkowaniu, ale wymagają dokładnej analizy, zwłaszcza przy dłuższych pobytach za granicą.

Jednak workation często ma charakter krótkoterminowy (kilka tygodni), co zmniejsza ryzyko zmiany rezydencji podatkowej i komplikacji podatkowych. Jednak im dłuższy pobyt za granicą, tym większe prawdopodobieństwo konieczności stosowania lokalnych przepisów podatkowych i ubezpieczeniowych.

Workation a ZUS

Jeśli pracownik pozostaje polskim rezydentem i świadczy pracę na podstawie umowy o pracę dla polskiego pracodawcy, to co do zasady podlega polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych, a pracodawca jest zobowiązany do odprowadzania składek ZUS, niezależnie od tego, czy praca jest wykonywana w Polsce, czy podczas workation za granicą. Trudności pojawiają się, gdy pracownik przebywa za granicą przez większą część roku.

W przypadku pracy zdalnej za granicą, aby potwierdzić, że pracownik nadal podlega polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych, konieczne może być złożenie wniosku US-36 do ZUS i uzyskanie zaświadczenia A1 (formularz US-34). Dokument ten chroni pracownika, potwierdzając jego ubezpieczenie społeczne w Polsce i prawo do świadczeń, np. opieki zdrowotnej, w kraju, w którym wykonuje pracę.

Co ważne, przepisy europejskie i umowy międzynarodowe pozwalają na wykonywanie pracy zdalnej za granicą z odprowadzaniem składek tylko w Polsce (a nie do systemu kraju pobytu) przez określony czas (np. do 183 dni lub do 50% czasu pracy w roku, w zależności od umowy). Przekroczenie tego czasu może skutkować koniecznością odprowadzania składek w kraju, w którym faktycznie wykonywana jest praca (do lokalnego odpowiednika polskiego systemu zabezpieczenia społecznego).

Porozumienie UE w sprawie transgranicznej pracy zdalnej

Istnieje wiele rozwiązań, które mają zapewnić zgodne z prawem funkcjonowanie pracy zdalnej w innych krajach. Jednym z nich jest Porozumienie UE w sprawie transgranicznej pracy zdalnej, które weszło w życie 1 lipca 2023 roku i reguluje zasady ubezpieczeń społecznych dla pracowników wykonujących pracę zdalną z innego państwa członkowskiego niż siedziba ich pracodawcy.

Dzięki porozumieniu pracownik może wykonywać do 50% swojej pracy zdalnie z kraju zamieszkania, zachowując podleganie systemowi ubezpieczeń społecznych kraju, w którym znajduje się siedziba pracodawcy. Oznacza to, że mimo pracy w innym kraju, składki ZUS lub odpowiednie składki w innych państwach pozostają odprowadzane w kraju „macierzystym”. Porozumienie podpisało 17 państw, w tym Polska, Niemcy, Czechy, Austria, Hiszpania, Szwecja, Norwegia, Szwajcaria i inne. Umowa obowiązuje tylko między tymi państwami.

Jak dobrze zaplanować workation?

Workation to coś więcej niż spontaniczna praca z laptopem pod palmą – to logistyczne i mentalne wyzwanie, które wymaga dobrego przygotowania. Jeśli chcesz, by Twoje zdalne „pracowakacje” były zarówno produktywne, jak i przyjemne, warto zadbać o kilka istotnych elementów.

Określ cele i ramy czasowe. Zadaj sobie pytania:

• Na jak długo chcesz wyjechać?

• Czy chcesz głównie pracować, czy też bardziej wypoczywać?

• Jakie będą Twoje obowiązki służbowe w czasie planowanego wyjazdu?

📌 Pro tip: Jeśli to Twój pierwszy workation – zacznij od 1-2 tygodni.

Wybierz odpowiednią lokalizację. Weź pod uwagę:

• Strefę czasową – najlepiej zbliżoną do tej, w której pracuje Twój zespół. Pamiętaj, że nadal musisz przestrzegać harmonogramu pracy.

• Infrastrukturę – szybki internet, przestrzeń do pracy.

• Dostępność usług – coworkingi, transport publiczny, jedzenie, opieka zdrowotna.

• Koszty życia – zwłaszcza przy dłuższych wyjazdach.

📌 Pro tip: Popularne kierunki: Bali, Lizbona, Teneryfa, Chorwacja, Tajlandia, Gruzja.

Zweryfikuj warunki pracy zdalnej. Sprawdź:

• Czy Twoja firma pozwala na pracę z zagranicy?

• Czy są ograniczenia prawne (np. podatkowe, wizowe)?

• Czy potrzebujesz zgody od działu HR lub przełożonego?

Zaplanuj zakwaterowanie i logistykę. Szukaj miejsc:

• z biurkiem i wygodnym krzesłem,

• z dobrym Wi-Fi (min. 50 Mbps),

• w bezpiecznej okolicy.

💡 Platformy warte sprawdzenia: Airbnb (filtr: „dedicated workspace”, Nomad List, Workfrom, lokalni gospodarze przez Facebook lub grupy ekspatów.

Przygotuj się technologicznie. Oto Twój niezbędnik:

• laptop + ładowarka + powerbank,

• adaptery do gniazdek,

• słuchawki z mikrofonem,

• kopia zapasowa danych (chmura + pendrive),

• VPN – dla bezpieczeństwa pracy w publicznych sieciach.

Zaplanuj dzień pracy i odpoczynku. Stwórz własny rytm dnia:

• Bloki pracy – np. 8:00–12:00, 14:00–17:00.

• Czas na eksplorowanie okolicy – przed lub po pracy.

• Unikaj multitaskingu: nie pracuj z plaży z drinkiem w dłoni – to mit.

📌 Pro tip: Ustal regułę: „Pracuję efektywnie 6–8h, potem wylogowuję się fizycznie i mentalnie.”

Ustal zasady komunikacji z zespołem. Jakie są dobre praktyki?

• Informuj o swojej dostępności (np. w kalendarzu Outlook/Google).

• Zorganizuj check-iny, jeśli pracujesz w zespole.

• Pamiętaj o strefach czasowych partnerów/zleceniodawców.

Zadbaj o bezpieczeństwo i zdrowie. Jak to zrobić?

• Kup dobre ubezpieczenie podróżne i zdrowotne.

• Zadbaj o szczepienia, jeśli to konieczne.

• Miej kopię paszportu, dokumentów, kontakt do ambasady.

• Sprawdź lokalne zasady dot. wiz, meldunku itp.

Workation to fantastyczny sposób na przełamanie rutyny, zwiększenie satysfakcji z pracy i poznanie świata. Kluczem do sukcesu jest dobre planowanie: logistyczne, zawodowe i osobiste. Bo praca z zagranicy to nie tylko przyjemności i zwiedzanie, ale też konieczność zrozumienia obowiązków wynikających z prawa pracy, podatkowego i regulaminu pracy w Twojej firmie.