Klasyfikacja Środków Trwałych (KŚT) – czym jest? Co warto wiedzieć?

Autor: Paulina Szydłowska

Masz fakturę za laptop, samochód albo maszynę, a księgowy pyta o symbol KŚT? Co właściwie trzeba z tym zrobić i czy każdy firmowy zakup wymaga klasyfikacji? Sprawdź, kiedy kod KŚT jest potrzebny, gdzie go znaleźć i jak uniknąć błędu przy wyborze.

Klasyfikacja Środków Trwałych – co to jest?

Klasyfikacja Środków Trwałych, w skrócie KŚT, to uporządkowany wykaz składników majątku używanych między innymi przez przedsiębiorstwa. Obejmuje na przykład grunty, budynki, maszyny, urządzenia, zespoły komputerowe oraz środki transportu. Każdemu rodzajowi środka trwałego przypisano odpowiedni symbol. Dzięki temu możesz zakwalifikować firmowy samochód, laptop lub lokal do właściwej grupy i poprawnie ująć go w ewidencji.

Obecnie stosowana klasyfikacja została wprowadzona rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 3 października 2016 roku w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT). Określa ona zasady klasyfikowania środków trwałych oraz zakres poszczególnych grup, podgrup i rodzajów.

Do czego służy KŚT?

Warto wiedzieć, że KŚT pozwala uporządkować majątek firmy i przypisać poszczególnym środkom trwałym odpowiednie symbole. Jest wykorzystywana przede wszystkim do celów ewidencyjnych, podatkowych i statystycznych.

Symbol KŚT może być potrzebny przy:

• prowadzeniu ewidencji środków trwałych,

• ustalaniu stawek odpisów amortyzacyjnych,

• sporządzaniu sprawozdań i badań statystycznych,

• określaniu rodzaju majątku należącego do firmy.

Dla przedsiębiorcy szczególnie ważny jest związek między kodem KŚT a amortyzacją. Symbol pomaga znaleźć właściwą pozycję w wykazie rocznych stawek amortyzacyjnych. Nie oznacza to jednak, że sam kod zawsze przesądza o sposobie rozliczenia. Trzeba uwzględnić również przepisy podatkowe i cechy konkretnego składnika majątku.

Szukasz pracowników? Dodaj ogłoszenie 

Czy każdy zakup firmowy wymaga kodu KŚT?

Nie każdy wydatek poniesiony przez firmę wymaga przypisania kodu KŚT. Klasyfikacja dotyczy składników uznanych za środki trwałe i ujmowanych w odpowiedniej ewidencji lub wykazie.

Środkiem trwałym może być składnik majątku, który między innymi:

• jest własnością lub współwłasnością przedsiębiorcy,

• jest kompletny i gotowy do używania,

• będzie wykorzystywany w działalności,

• ma być używany dłużej niż rok.

Znaczenie ma także wartość początkowa zakupu. Jeśli nie przekracza 10 000 zł, możesz zazwyczaj zaliczyć wydatek bezpośrednio do kosztów i nie wprowadzać rzeczy do ewidencji środków trwałych. W takiej sytuacji kod KŚT nie jest potrzebny. Możesz jednak dobrowolnie uznać taki składnik za środek trwały. Wówczas należy przypisać mu odpowiedni symbol.

Przykładowo laptop o wartości początkowej 12 000 zł, który ma służyć firmie przez kilka lat, zasadniczo powinien zostać ujęty w ewidencji środków trwałych. Trzeba wtedy określić jego kod KŚT. Papier do drukarki, paliwo, towar przeznaczony do sprzedaży czy usługa księgowa nie są środkami trwałymi, dlatego nie otrzymują takiego symbolu.

Czy kod KŚT wpływa na stawkę amortyzacji?

W przypadku obliczania stawki amortyzacji Klasyfikacja Środków Trwałych odgrywa znaczącą rolę. Właściwy kod KŚT pozwala przyporządkować środek trwały do odpowiedniej pozycji w wykazie rocznych stawek amortyzacyjnych. Dzięki temu można ustalić podstawową stawkę stosowaną przy naliczaniu odpisów.

Przykładowo laptop zalicza się najczęściej do rodzaju KŚT 487 obejmującego zespoły komputerowe. Podstawowa roczna stawka amortyzacji dla tej pozycji wynosi 30%. Przy wartości początkowej 12 000 zł miesięczny odpis przy metodzie liniowej wynosiłby 300 zł. W ciągu pełnych 12 miesięcy amortyzacji daje to 3600 zł.

Kod KŚT nie zawsze przesądza jednak o ostatecznej wysokości odpisów. Przepisy pozwalają w określonych sytuacjach zastosować inną metodę amortyzacji, obniżyć lub podwyższyć stawkę albo ustalić ją indywidualnie. Symbol jest więc punktem wyjścia przy ustalaniu stawek odpisów amortyzacyjnych, ale trzeba uwzględnić również sposób używania danego składnika i wybraną metodę rozliczenia.

Jak zbudowana jest Klasyfikacja Środków Trwałych?

Chociaż KŚT jest obszernym dokumentem, jej uporządkowana struktura pozwala stosunkowo łatwo się w niej odnaleźć. Klasyfikacja Środków Trwałych ma budowę hierarchiczną. Oznacza to, że zaczyna się od szerokich kategorii, a następnie dzieli je na coraz bardziej szczegółowe poziomy.

Struktura symboli KŚT obejmuje:

• grupę oznaczoną jedną cyfrą,

• podgrupę oznaczoną dwiema cyframi,

• rodzaj oznaczony trzema cyframi.

Przykładowo w symbolu KŚT 487 pierwsza cyfra wskazuje grupę 4, pierwsze dwie cyfry podgrupę 48, a cały numer konkretny rodzaj 487 obejmujący zespoły komputerowe.

Taki podział rodzajowy pozwala najpierw określić ogólną kategorię majątku, a następnie dopasować do niego dokładniejszy symbol. Przy klasyfikowaniu nie wystarczy więc ustalić, że dany zakup jest urządzeniem lub środkiem transportu. Trzeba również sprawdzić opis odpowiedniej podgrupy i rodzaju.

Grupy w Klasyfikacji Środków Trwałych

Na pierwszym poziomie KŚT wyróżnia się dziesięć grup oznaczonych cyframi od 0 do 9.

Gdzie znaleźć stawki amortyzacji dla KŚT?

Stawek amortyzacyjnych nie szuka się bezpośrednio w rozporządzeniu w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych. Znajdziesz je w Wykazie rocznych stawek amortyzacyjnych, który stanowi załącznik nr 1 do ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych.

Jeżeli rozliczasz podatek PIT, korzystasz z załącznika nr 1 do ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Podatnicy CIT sprawdzają załącznik nr 1 do ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Wykaz zawiera symbol KŚT, nazwę środka trwałego oraz przypisaną do niego podstawową stawkę procentową.

Chcąc sprawdzić stawkę:

• ustal właściwy symbol KŚT,

• odszukaj go w wykazie rocznych stawek amortyzacyjnych,

• sprawdź przypisaną stawkę i dodatkowe objaśnienia,

• upewnij się, czy w danym przypadku można zastosować inną metodę lub stawkę amortyzacji.

Kod KŚT pomaga więc znaleźć podstawową stawkę, ale sposób dokonywania odpisów zależy również od przepisów podatkowych i cech konkretnego środka trwałego.

💡 Przeczytaj też: Podatek dochodowy – ile wynosi? Jakie są możliwe formy opodatkowania?

Jak przypisać środkowi trwałemu właściwy symbol KŚT?

KŚT za podstawową jednostkę ewidencji przyjmuje zwykle pojedynczy obiekt, na przykład maszynę, pojazd lub budynek. W nielicznych przypadkach dopuszcza się jednak potraktowanie jako jednego środka trwałego całego zespołu elementów, na przykład zespołu komputerowego.

Najpierw ustal, co stanowi pojedynczy środek trwały. Zwykle będzie to jeden budynek, maszyna, pojazd lub urządzenie. Następnie sprawdź jego rodzaj, budowę, przeznaczenie oraz funkcję, którą pełni w firmie. Sama nazwa produktu może nie wystarczyć.

Właściwego symbolu szukaj kolejno na trzech poziomach:

• wybierz grupę obejmującą ogólną kategorię majątku,

• znajdź odpowiednią podgrupę,

• sprawdź trzycyfrowy rodzaj oraz jego szczegółowy opis.

Przykładowo laptop należy do grupy 4 obejmującej maszyny, urządzenia i aparaty ogólnego zastosowania, podgrupy 48 i rodzaju KŚT 487 obejmującego zespoły komputerowe. KŚT przyjmuje jako podstawową jednostkę ewidencji pojedynczy obiekt, choć w określonych przypadkach pozwala również sklasyfikować cały zespół urządzeń.

Za przypisanie właściwego kodu odpowiada przedsiębiorca, nawet jeśli zajmuje się tym jego księgowy. Jeśli masz wątpliwości, możesz wystąpić o pomoc do Ośrodka Klasyfikacji i Nomenklatur Urzędu Statystycznego w Łodzi. We wniosku trzeba dokładnie opisać rodzaj, budowę i przeznaczenie środka trwałego.

Gdzie wpisuje się kod KŚT?

Należy pamiętać, że kod KŚT wpisuje się do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, w części dotyczącej konkretnego środka trwałego. Stanowi on jedno z pól obok nazwy składnika, daty zakupu, wartości początkowej i stawki amortyzacji.

Jeżeli korzystasz z usług biura rachunkowego, księgowy zazwyczaj wprowadza te dane do programu księgowego. Przekazujesz mu fakturę, opis zakupionego przedmiotu oraz informację o dacie rozpoczęcia użytkowania. Symbolu KŚT nie wpisuje się na fakturze ani w CEIDG. Przedsiębiorca prowadzący KPiR powinien ująć środek trwały w ewidencji najpóźniej w miesiącu, w którym przekazał go do używania. Symbol KŚT jest obowiązkowym elementem takiego wpisu.

Czy stosowanie KŚT jest obowiązkowe?

Jeżeli przepisy wymagają ujęcia danego składnika w ewidencji środków trwałych, stosowanie się do Klasyfikacji Środków Trwałych jest obowiązkowe. W przypadku przedsiębiorcy prowadzącego KPiR (Księgę Przychodów i Rozchodów) symbol KŚT należy do obowiązkowych danych zawartych w ewidencji.

Nie oznacza to, że kod trzeba przypisywać każdemu firmowemu zakupowi. Nie stosuje się go do usług, materiałów, towarów handlowych ani rzeczy, które zostały rozliczone bezpośrednio jako koszt i nie trafiły do ewidencji środków trwałych. Jeśli jednak składnik został uznany za środek trwały, trzeba poprawnie określić jego symbol i wprowadzić go do ewidencji. Bez prowadzenia wymaganej ewidencji odpisy amortyzacyjne nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

💡 Przeczytaj też: Co to jest spis z natury i kiedy należy go sporządzić?

Przykłady zastosowania KŚT

Niektóre symbole KŚT są wyszukiwane szczególnie często przez przedsiębiorców. Dotyczy to przede wszystkim sprzętu komputerowego, samochodów i nieruchomości. Poniższe przykłady pokazują, jak dobrać kod do takich środków trwałych.

Jaki kod KŚT ma laptop?

Laptop najczęściej zalicza się do rodzaju KŚT 487 Zespoły komputerowe. Kod ten należy do grupy 4 obejmującej maszyny, urządzenia i aparaty ogólnego zastosowania oraz podgrupy 48. Jeżeli kupisz laptop przeznaczony do firmowego użytku i wprowadzisz go do ewidencji środków trwałych, w odpowiednim polu wpisujesz symbol 487. Ten kod pozwala następnie odnaleźć właściwą pozycję w wykazie stawek amortyzacyjnych.

Jaki kod KŚT dla samochodu osobowego?

Standardowy samochód osobowy zalicza się do rodzaju KŚT 741 Samochody osobowe. Należy on do grupy 7 obejmującej środki transportu oraz podgrupy 74 dotyczącej pojazdów mechanicznych. Inny symbol może być potrzebny, gdy pojazd ma szczególne przeznaczenie lub konstrukcję. Przykładowo samochody ciężarowe mają kod 742, a samochody specjalne kod 743. Samochody o napędzie elektrycznym zostały natomiast wymienione pod symbolem 745. Dlatego przed wyborem kodu warto sprawdzić nie tylko nazwę pojazdu, lecz także jego rodzaj i sposób napędu.

Klasyfikacja środków trwałych a budynki – jaki symbol KŚT wybrać?

Budynki należą do grupy 1, ale nie mają jednego wspólnego trzycyfrowego symbolu. Właściwy kod zależy od ich przeznaczenia.

Przykładowe symbole to:

• KŚT 101 dla budynków przemysłowych,

• KŚT 103 dla budynków handlowo-usługowych,

• KŚT 104 dla zbiorników, silosów i budynków magazynowych,

• KŚT 105 dla budynków biurowych,

• KŚT 110 dla budynków mieszkalnych.

Klasyfikacja odróżnia również budynek od samodzielnego lokalu. Lokale niemieszkalne i spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego mają kod 121, natomiast lokale mieszkalne i spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego kod 122. Przy wyborze symbolu trzeba więc sprawdzić, czy środkiem trwałym jest cały budynek, czy będący odrębną własnością lokal, a następnie określić jego główne przeznaczenie.

Warto pamiętać, że przypisanie kodu KŚT nie zawsze oznacza możliwość dokonywania odpisów amortyzacyjnych. Budynki i lokale mieszkalne nie podlegają obecnie amortyzacji podatkowej w PIT.

Co zrobić, gdy trudno ustalić właściwy kod KŚT?

Ustalenie kodu może być trudne, gdy środek trwały pełni kilka funkcji, składa się z wielu elementów albo nie został wprost wymieniony w klasyfikacji. Co w takiej sytuacji? Najpierw sprawdź nie tylko nazwę grupy lub rodzaju, ale także szczegółowe objaśnienia KŚT. Przy wyborze symbolu mogą mieć znaczenie budowa środka trwałego, jego przeznaczenie oraz funkcja pełniona w firmie. Podobnie nazwane urządzenia nie zawsze należą do tego samego grupowania.

Jeżeli nadal masz wątpliwości, możesz złożyć wniosek do Ośrodka Klasyfikacji i Nomenklatur Urzędu Statystycznego w Łodzi. We wniosku należy dokładnie opisać jeden środek trwały, w tym jego rodzaj, budowę i przeznaczenie. Ośrodek udziela informacji na podstawie pisemnego wniosku, a nie podczas rozmowy telefonicznej.

Pamiętaj, że obowiązek poprawnego zaklasyfikowania środka trwałego spoczywa na przedsiębiorcy. Informacja wydana przez Ośrodek może pomóc w wyborze kodu, ale nie jest decyzją administracyjną i nie ma charakteru wiążącego.