Jak napisać wniosek o urlop macierzyński? Wzory wniosków wraz z omówieniem

Urlop macierzyński i rodzicielski to jedne z najważniejszych uprawnień pracujących rodziców. Aby z nich skorzystać, konieczne jest złożenie odpowiedniego wniosku – w odpowiednim czasie i z właściwymi załącznikami. Przepisy Kodeksu pracy przewidują kilka możliwości: od rozpoczęcia urlopu macierzyńskiego jeszcze przed porodem, przez jego kontynuację po narodzinach dziecka, aż po złożenie łącznego wniosku obejmującego również urlop rodzicielski. W artykule wyjaśniamy, kiedy i jak złożyć poszczególne wnioski, jakie dokumenty trzeba dołączyć, ile trwają poszczególne urlopy i jak prawidłowo zaplanować ich przebieg. Znajdziesz tu również gotowe wzory wniosków do skopiowania – zarówno dla urlopu macierzyńskiego przed i po porodzie, jak i dla łącznego wniosku macierzyńsko-rodzicielskiego. To praktyczny przewodnik, który pomoże Ci przejść przez formalności krok po kroku.

Czy trzeba składać wniosek o urlop macierzyński?

W Polsce wniosek o urlop macierzyński nie jest już warunkiem jego uzyskania, ponieważ urlop ten przysługuje pracownicy z mocy prawa, a pracodawca nie może odmówić jego udzielenia. Jednak złożenie wniosku o udzielenie urlopu macierzyńskiego do pracodawcy jest zalecane i praktykowane w przeważającej większości firm w Polsce. Dlaczego?

Ponieważ takie zgłoszenie pozwala jednoznacznie określić daty rozpoczęcia i zakończenia urlopu, co ułatwia pracodawcy organizację pracy w zespole podczas nieobecności pracownicy. Dodatkowo wniosek ułatwia prawidłowe naliczanie świadczeń, takich jak zasiłek macierzyński, i stanowi formalny dokument potwierdzający zamiar skorzystania z urlopu. Dzięki temu zapewniona jest płynna współpraca między pracownicą a działem kadr, a Ty unikasz stresu i nieporozumień.

Ile urlopu macierzyńskiego Ci przysługuje?

Wymiar urlopu macierzyńskiego zależy od liczby dzieci urodzonych przy jednym porodzie:

• 20 tygodni przy urodzeniu jednego dziecka,

• 31 tygodni przy urodzeniu dwojga dzieci,

• 33 tygodnie przy urodzeniu trojga dzieci,

• 35 tygodni przy urodzeniu czworga dzieci,

• 37 tygodni przy urodzeniu pięciorga i więcej dzieci.

Urlop macierzyński można rozpocząć najwcześniej 6 tygodni przed przewidywaną datą porodu – wtedy pozostała część urlopu przysługuje po porodzie. Urlop macierzyński automatycznie rozpoczyna się w dniu porodu. Jest to urlop obowiązkowy i niezbywalny – pracownica musi wykorzystać obowiązkową część urlopu macierzyńskiego, a resztę może albo wykorzystać, albo przekazać ojcu dziecka.

Przeczytaj także: Rezygnacja z urlopu macierzyńskiego

Ile tygodni urlopu macierzyńskiego trzeba wykorzystać?

Musisz wykorzystać przynajmniej 14 tygodni urlopu macierzyńskiego po porodzie. Jest to okres obowiązkowy, którego nie można skrócić ani przenieść na inny czas lub na ojca dziecka. Pozostały czas można wykorzystać albo przed porodem, albo po porodzie, po upływie obowiązkowych 14 tygodni. Przykładowo, w przypadku urodzenia jednego dziecka matce przysługuje 20 tygodni urlopu macierzyńskiego. 14 tygodni musi ona wykorzystać bezpośrednio po porodzie. Pozostałe 6 tygodni może wykorzystać przed porodem, albo po porodzie (wtedy po porodzie matka będzie miała do dyspozycji 20 tygodni urlopu). Takie rozwiązanie zapewnia matce czas na regenerację i opiekę nad noworodkiem zaraz po porodzie, co jest kluczowe dla zdrowia jej i dziecka.

Jest też trzecia możliwa opcja – pozostałą część urlopu (w przypadku jednego dziecka będzie to 6 tygodni) matka może przekazać ojcu dziecka. Wtedy jest to tzw. urlop tacierzyński.

Kiedy złożyć wniosek o udzielenie urlopu macierzyńskiego?

Wniosek o udzielenie urlopu macierzyńskiego można złożyć w dwóch momentach.

Przed przewidywaną datą porodu

Wniosek należy złożyć najpóźniej 21 dni przed planowanym terminem porodu i dołączyć zaświadczenie lekarskie potwierdzające datę porodu. Pracownica ma prawo rozpocząć urlop macierzyński maksymalnie 6 tygodni przed planowanym terminem urodzenia dziecka.

Po porodzie

Wniosek powinien zostać złożony niezwłocznie po narodzinach dziecka, zwykle w ciągu kilku dni, wraz z odpisem aktu urodzenia dziecka. Należy przy tym pamiętać, że urlop macierzyński przysługuje z mocy prawa od dnia porodu. Dodatkowo, jeśli równocześnie składa się wniosek o urlop rodzicielski, to wniosek ten powinien zostać przekazany pracodawcy najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia porodu.

Jak wypełnić wniosek o urlop macierzyński?

Wniosek o urlop macierzyński to formalny dokument, który ułatwia ustalenie terminów urlopu i prawidłowe naliczanie świadczeń, choć samo prawo do urlopu przysługuje z mocy prawa. Wypełniając wniosek, warto pamiętać o kilku podstawowych zasadach.

Wniosek może być złożony:

• osobiście w dziale kadr lub u bezpośredniego przełożonego,

• listownie – najlepiej przesłać poleconym, aby mieć dowód doręczenia,

• elektronicznie – w systemie kadrowym firmy.

Przed złożeniem wniosku warto sprawdzić obowiązujące w firmie zasady: niektóre przedsiębiorstwa wymagają określonego wzoru wniosku, formatu pliku lub wcześniejszego powiadomienia przełożonego.

Jeśli planujesz część urlopu wykorzystać po powrocie do pracy lub przekazać ojcu dziecka, zaznacz to we wniosku, aby pracodawca mógł prawidłowo rozplanować urlop. Zachowaj kopię wniosku dla siebie – przyda się jako dowód w razie nieporozumień.

Jakie informacje powinien zawierać wniosek o urlop macierzyński?

Aby wniosek o urlop macierzyński był kompletny i zgodny z wymogami pracodawcy, powinien zawierać następujące informacje:

• Dane osobowe pracownicy – imię, nazwisko, numer PESEL, stanowisko pracy oraz dział, w którym jest zatrudniona; opcjonalnie dane kontaktowe (numer telefonu, adres e-mail).

• Dane pracodawcy – nazwisko przełożonego lub innej osoby, do której kierujesz wniosek, nazwę i adres firmy.

• Imię i nazwisko dziecka oraz jego datę urodzenia – jeśli wniosek jest składany po porodzie.

• Przewidywana data porodu – jeśli wniosek jest składany przed porodem.

• Wymiar urlopu macierzyńskiego – zależny od liczby dzieci urodzonych przy jednym porodzie.

• Planowany termin rozpoczęcia i zakończenia urlopu – określenie pełnego okresu urlopu macierzyńskiego, uwzględniającego obowiązkowe 14 tygodni po porodzie oraz ewentualną część, którą pracownica chce wykorzystać wcześniej/później lub przekazać ojcu dziecka.

• Informacja o części urlopu przekazywanej innym osobom (opcjonalnie) – jeśli planowane jest wykorzystanie części urlopu przez ojca dziecka, warto to zaznaczyć w dokumencie.

• Informacja o załączeniu odpowiednich dokumentów – zaświadczenia lekarskiego lub odpisu aktu urodzenia dziecka.

• Podpis pracownika, miejscowość i data złożenia wniosku – potwierdzenie autentyczności dokumentu.

Jakie dokumenty należy załączyć do wniosku o urlop macierzyński?

Dzięki poniższym dokumentom pracodawca oraz ZUS mogą potwierdzić prawo do urlopu macierzyńskiego i wypłatę zasiłku. Załączniki dobrze jest dołączyć w oryginale lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem, z zachowaniem formy wymaganej przez firmę lub instytucję wypłacającą świadczenie:

• Skrócony odpis aktu urodzenia dziecka – jeśli wniosek o urlop macierzyński jest składany po porodzie.

• Zaświadczenie lekarskie o przewidywanej dacie porodu – jeśli wniosek jest składany przed porodem.

• Oświadczenie o braku zamiaru korzystania z urlopu rodzicielskiego lub z zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający urlopowi rodzicielskiemu przez drugiego rodzica dziecka (jeśli dotyczy).

Po złożeniu wniosku pracodawca powinien potwierdzić przyjęcie i ustalić formalności związane z urlopem i wypłatą zasiłku macierzyńskiego. Pamiętaj także, że możliwe jest złożenie jednego wniosku o urlop macierzyński i rodzicielski łącznie, co upraszcza formalności.

Wniosek o dodatkowy urlop macierzyński

Uzupełniający urlop macierzyński to specjalny rodzaj urlopu przysługujący rodzicom dzieci urodzonych przedwcześnie (przed ukończeniem 28. tygodnia ciąży) lub dzieci wymagających dłuższej hospitalizacji po narodzinach. Jest to urlop udzielany na wniosek pracownika i stanowi przedłużenie podstawowego urlopu macierzyńskiego.

Nowe przepisy wprowadziły ten urlop na mocy ustawy z 6 grudnia 2024 roku i weszły w życie po 3 miesiącach od dnia ogłoszenia, czyli na początku 2025 roku. Urlop ten obejmuje także innych opiekunów, np. rodziców zastępczych czy adopcyjnych.

Urlop ten przysługuje na zasadzie jednego tygodnia dodatkowego urlopu za każdy tydzień pobytu dziecka w szpitalu, przy czym obowiązuje maksymalny wymiar urlopu – 8 lub 15 tygodni, w zależności od długości hospitalizacji dziecka oraz innych kryteriów medycznych (np. tydzień ciąży, masa urodzeniowa dziecka).

Wniosek o dodatkowy urlop macierzyński składa się pisemnie lub elektronicznie do pracodawcy najpóźniej na 21 dni przed zakończeniem podstawowego urlopu macierzyńskiego. Pracodawca obowiązkowo musi uwzględnić taki wniosek, jeśli został złożony w terminie.

Wniosek powinien zawierać:

• Imię i nazwisko pracownicy (lub pracownika – ojca wychowującego dziecko),

• Termin zakończenia podstawowego urlopu macierzyńskiego,

• Okres, na który ma zostać udzielony dodatkowy urlop macierzyński.

Do wniosku dołącza się:

• Zaświadczenie wydane przez szpital potwierdzające hospitalizację dziecka po porodzie,

• Oświadczenie o braku zamiaru korzystania z dodatkowego urlopu lub zasiłku macierzyńskiego przez drugiego z rodziców dziecka.

Wniosek o urlop macierzyński – wzór (urlop po porodzie)

Miejscowość, data: .............................................

Imię i nazwisko: ......................................................

Stanowisko: .............................................................

Dział / komórka organizacyjna: ........................................

Adres zamieszkania: ...................................................

Imię i nazwisko przełożonego: ..............................................

Nazwa firmy: ..................................................................

Adres: ..................................................................

WNIOSEK O URLOP MACIERZYŃSKI

Na podstawie art. 180 Kodeksu pracy, wnoszę o udzielenie mi urlopu macierzyńskiego w związku z urodzeniem dziecka/dzieci w dniu ...........................................

Proszę o udzielenie mi urlopu macierzyńskiego w wymiarze:

☐ 20 tygodni – w przypadku urodzenia jednego dziecka,

☐ 31 tygodni – w przypadku urodzenia dwojga dzieci,

☐ 33 tygodni – w przypadku urodzenia trojga dzieci,

☐ 35 tygodni – w przypadku urodzenia czworga dzieci,

☐ 37 tygodni – w przypadku urodzenia pięciorga i więcej dzieci.

Urlop proszę udzielić w okresie od dnia .................................. do dnia ..................................

Do wniosku załączam skrócony odpis aktu urodzenia dziecka/dzieci.

Podpis pracownicy:

..................................................................

Potwierdzenie przyjęcia wniosku przez pracodawcę:

..................................................................

Data i podpis osoby przyjmującej wniosek:

..................................................................

Załączniki:

Odpis skrócony aktu urodzenia dziecka/dzieci

Wniosek o urlop macierzyński – wzór (urlop przed porodem)

Miejscowość, data: .............................................

Imię i nazwisko: ......................................................

Stanowisko: .............................................................

Dział / komórka organizacyjna: ........................................

Adres zamieszkania: ...................................................

Imię i nazwisko przełożonego: ..............................................

Nazwa firmy: ..................................................................

Adres: ..................................................................

WNIOSEK O URLOP MACIERZYŃSKI

Na podstawie art. 180 Kodeksu pracy zwracam się z prośbą o udzielenie mi urlopu macierzyńskiego rozpoczynającego się przed przewidywaną datą porodu.

Zgodnie z zaświadczeniem lekarskim, przewidywana data porodu przypada na dzień ..............................................

Wnoszę o udzielenie mi części urlopu macierzyńskiego w wymiarze ...... tygodni (maksymalnie 6 tygodni) przed porodem, tj. w okresie od dnia .................................... do dnia ....................................

Po porodzie proszę o udzielenie pozostałej części urlopu macierzyńskiego, tak aby łączny wymiar urlopu wyniósł:

☐ 20 tygodni – w przypadku urodzenia jednego dziecka,

☐ 31 tygodni – w przypadku urodzenia dwojga dzieci,

☐ 33 tygodni – w przypadku urodzenia trojga dzieci,

☐ 35 tygodni – w przypadku urodzenia czworga dzieci,

☐ 37 tygodni – w przypadku urodzenia pięciorga i więcej dzieci.

Zakładam, że po porodzie urlop macierzyński będzie trwał w okresie od dnia ........................................ (dzień porodu) do dnia ......................................................

Podpis pracownicy:

..................................................................

Potwierdzenie przyjęcia wniosku przez pracodawcę:

..................................................................

Data i podpis osoby przyjmującej wniosek:

..................................................................

Załączniki:

Zaświadczenie lekarskie o przewidywanej dacie porodu.

Odpis skrócony aktu urodzenia dziecka/dzieci – zostanie dostarczony niezwłocznie po porodzie.

Czy można złożyć wniosek o urlop macierzyński i rodzicielski jednocześnie?

Przepisy Kodeksu pracy pozwalają złożyć jeden łączny wniosek o udzielenie urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego. Takie rozwiązanie jest coraz częściej wybierane przez pracownice, ponieważ upraszcza formalności i zapewnia ciągłość korzystania z uprawnień rodzicielskich.

Wniosek o połączony urlop macierzyński i rodzicielski należy złożyć w ciągu 21 dni od dnia porodu. Można to zrobić także jeszcze przed porodem, jeśli dysponuje się zaświadczeniem lekarskim o przewidywanej dacie porodu.

Łączny wniosek obejmuje dwa rodzaje urlopów:

• Urlop macierzyński – przysługuje w wymiarze 20 tygodni przy urodzeniu jednego dziecka, a w przypadku większej liczby dzieci – odpowiednio dłużej (do 37 tygodni).

• Urlop rodzicielski – przysługuje bezpośrednio po urlopie macierzyńskim i wynosi 41 tygodni przy urodzeniu jednego dziecka lub 43 tygodnie przy ciąży mnogiej.

Złożenie jednego, łącznego wniosku ma kilka istotnych zalet. Przede wszystkim upraszcza formalności – nie trzeba składać kolejnych pism po zakończeniu urlopu macierzyńskiego. Pracownica od razu ma zapewnioną ciągłość świadczeń i ochrony zatrudnienia przez cały czas trwania obu urlopów.

Dodatkowo, złożenie wniosku w terminie 21 dni po porodzie daje prawo do jednolitego zasiłku macierzyńskiego wypłacanego w stałej wysokości przez cały okres urlopu (zazwyczaj 81,5% podstawy wymiaru).

Wniosek o urlop macierzyński i rodzicielski – wzór

Miejscowość, data: .............................................

Imię i nazwisko: ......................................................

Stanowisko: .............................................................

Dział / komórka organizacyjna: ........................................

Adres zamieszkania: ...................................................

Imię i nazwisko przełożonego: ..............................................

Nazwa firmy: ..................................................................

Adres: ..................................................................

WNIOSEK O UDZIELENIE URLOPU MACIERZYŃSKIEGO I RODZICIELSKIEGO

Wnoszę o udzielenie mi urlopu macierzyńskiego oraz, bezpośrednio po nim, urlopu rodzicielskiego w związku z urodzeniem dziecka/dzieci w dniu ....................................................

1. Urlop macierzyński (wybierz właściwe):

☐ 20 tygodni – w przypadku urodzenia jednego dziecka.

☐ 31 tygodni – w przypadku urodzenia dwojga dzieci.

☐ 33 tygodni – w przypadku urodzenia trojga dzieci.

☐ 35 tygodni – w przypadku urodzenia czworga dzieci.

☐ 37 tygodni – w przypadku urodzenia pięciorga i więcej dzieci.

Urlop macierzyński proszę udzielić w okresie od dnia ................................... do dnia ...................................

2. Urlop rodzicielski* (wybierz właściwe):

☐ 41 tygodni – w przypadku urodzenia jednego dziecka.

☐ 43 tygodni – w przypadku porodu mnogiego.

Urlop rodzicielski proszę udzielić bezpośrednio po zakończeniu urlopu macierzyńskiego, tj. w okresie od dnia ................................... do dnia ...................................

*Z wymiaru urlopu rodzicielskiego (41 lub 43 tygodnie) 9 tygodni stanowi wyłączne prawo każdego z rodziców i nie może zostać przeniesione na drugiego rodzica.

Podpis pracownicy:

..................................................................

Potwierdzenie przyjęcia wniosku przez pracodawcę:

.........................................

Data i podpis osoby przyjmującej wniosek:

................................................

Załączniki:

Skrócony odpis aktu urodzenia dziecka/dzieci (lub – przy składaniu przed porodem – zaświadczenie lekarskie o przewidywanej dacie porodu).

Oświadczenie drugiego rodzica o zamiarze wykorzystania urlopu rodzicielskiego i planowanym wymiarze.

Często zadawane pytania

Jaką datę wpisać na wniosku o urlop macierzyński?

We wniosku należy wpisać planowaną datę rozpoczęcia urlopu, czyli dzień, od którego pracownica chce rozpocząć korzystanie z urlopu macierzyńskiego. Może to być dzień porodu lub – maksymalnie – 6 tygodni przed przewidywaną datą porodu, jeśli kobieta chce rozpocząć urlop wcześniej (na podstawie zaświadczenia lekarskiego). Pod wnioskiem należy także umieścić faktyczną datę złożenia wniosku – najczęściej obok podpisu osoby wnioskującej.

Ile czasu ma pracodawca na wysłanie dokumentów o zasiłek macierzyński?

Pracodawca powinien przekazać dokumenty niezbędne do wypłaty zasiłku macierzyńskiego do ZUS w ciągu 3 dni od otrzymania wniosku od pracownicy.

Po jakim czasie od złożenia wniosku dostaje się macierzyński?

ZUS ma 30 dni od otrzymania kompletu dokumentów na wypłatę pierwszego świadczenia. W praktyce jednak pierwsza wypłata następuje często szybciej – zwykle w ciągu 2–3 tygodni. Kolejne świadczenia są wypłacane cyklicznie, co miesiąc.

Co jeśli nie złoży się wniosku o urlop macierzyński?

Jeśli pracownica nie złoży wniosku, urlop macierzyński i tak rozpoczyna się z mocy prawa w dniu porodu, ale brak wniosku może utrudnić wypłatę zasiłku. Aby uniknąć opóźnień i nieporozumień, najlepiej złożyć wniosek przed lub tuż po porodzie, dołączając odpis aktu urodzenia dziecka.

Czy L4 wlicza się do zasiłku macierzyńskiego?

Nie, zwolnienie lekarskie w ciąży (tzw. L4 ciążowe) nie wlicza się do zasiłku macierzyńskiego – to dwa odrębne świadczenia. Za okres zwolnienia lekarskiego przysługuje zasiłek chorobowy w wysokości 100% podstawy wymiaru, a dopiero po porodzie (lub po rozpoczęciu urlopu macierzyńskiego) wypłacany jest zasiłek macierzyński.