Świadectwo pracy do poprawki – kiedy i jak wnioskować do pracodawcy o sprostowanie?

Świadectwo pracy to najważniejszy dokument potwierdzający przebieg zatrudnienia, który musi być sporządzony z najwyższą starannością. Jednak zdarza się, że zawiera on błędy lub nieścisłości, które – jeśli nie zostaną w porę poprawione – mogą negatywnie wpłynąć na prawa pracownika, np. w kwestii naliczania urlopu. W takich sytuacjach pracownik ma prawo złożyć do pracodawcy wniosek o jego sprostowanie. Jaki jest ostateczny termin na złożenie takiego wniosku? Czy pracodawca może odmówić? Warto znać zasady i terminy związane z tym procesem, bo nieprawidłowości w świadectwie pracy mogą spowodować wiele problemów w przyszłości.

Sprostowanie świadectwa pracy – to warto wiedzieć

✅ Pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu ustania stosunku pracy lub, gdy nie jest to możliwe, przesłać je w ciągu 7 dni.

✅ W świadectwie pracy należy podać informacje niezbędne do ustalenia prawa do uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego, w tym m.in. rodzaj umowy o pracę, czas trwania zatrudnienia, wymiar czasu pracy, tryb rozwiązania umowy o pracę itp.

✅ Pracownik ma 14 dni od otrzymania świadectwa na złożenie wniosku o sprostowanie świadectwa o pracę. Pracodawca ma 7 dni na odpowiedź na ten wniosek.

✅ W razie braku odpowiedzi lub nieuwzględnienia wniosku przez pracodawcę pracownikowi przysługuje w ciągu 14 dni prawo do wystąpienia z żądaniem sprostowania świadectwa pracy do sądu pracy.

✅ Jeśli znajdziesz w świadectwie pracy informację błędną lub niekompletną – nie ignoruj tego. To dokument, który potwierdza Twój okres zatrudnienia i może mieć bardzo duży wpływ na Twoje życie zawodowe.

Jak wygląda wydanie świadectwa pracy?

Świadectwo pracy to oficjalny dokument wydawany pracownikowi przez pracodawcę po rozwiązaniu lub wygaśnięciu umowy o pracę. W świadectwie pracy zamieszcza się informacje o przebiegu zatrudnienia, takich jak okres pracy, zajmowane stanowiska oraz tryb rozwiązania stosunku pracy. Dokument ten jest niezbędny do potwierdzenia doświadczenia zawodowego oraz ustalenia uprawnień pracowniczych i świadczeń z ubezpieczenia społecznego.

Pracownik powinien otrzymać świadectwo pracy niezwłocznie, czyli w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Jeśli z przyczyn obiektywnych nie jest to możliwe, pracodawca ma obowiązek przesłać świadectwo pracy pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej w ciągu 7 dni od dnia ustania stosunku pracy. Dokument można przekazać osobiście lub za pośrednictwem poczty czy kuriera.

Pracodawca nie musi wydawać świadectwa pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy, jeśli zamierza nawiązać z pracownikiem kolejną umowę o pracę w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy.

Czym jest sprostowanie świadectwa pracy?

Z kolei sprostowanie świadectwa pracy to procedura polegająca na poprawieniu błędnych lub niekompletnych informacji zawartych w świadectwie pracy, które pracownik otrzymuje po zakończeniu stosunku pracy. Sprostowanie może dotyczyć zarówno oczywistych pomyłek (np. w dacie zatrudnienia, wymiarze etatu, podstawie rozwiązania umowy), jak i brakujących danych wymaganych przepisami prawa.

Prawo do sprostowania świadectwa pracy wynika z art. 97 § 2(1) Kodeksu pracy, a informacja o takiej możliwości jest obligatoryjnie zawierana w samym świadectwie. Bardziej szczegółowe informacje i wytyczne zostały zawarte w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy.

Jak wygląda procedura sprostowania świadectwa pracy?

Sprostowanie może zostać dokonane zarówno na wniosek pracownika, jak i z inicjatywy pracodawcy. Należy przy tym przestrzegać określonych terminów i procedur przewidzianych w Kodeksie pracy.

Na wniosek pracownika

Pracownik, który zauważy błąd lub nieścisłość w świadectwie pracy, może w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa pracy wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o jego sprostowanie. We wniosku powinien wskazać, które informacje wymagają poprawy oraz uzasadnić swoje żądanie.

Pracodawca ma 7 dni od dnia otrzymania wniosku na zajęcie stanowiska. Może zaakceptować wniosek i wydać nowe, poprawione świadectwo pracy lub odmówić sprostowania, informując o tym pracownika.

Jeśli pracodawca odmówi sprostowania lub nie odpowie w terminie, pracownik ma kolejne 14 dni (liczone od dnia odmowy sprostowania świadectwa pracy) na złożenie pozwu do sądu pracy z żądaniem sprostowania świadectwa przez pracodawcę. W przypadku uwzględnienia żądania pracownika przez sąd, pracodawca musi wydać nowe świadectwo pracy w ciągu 7 dni od uprawomocnienia się wyroku.

Z inicjatywy pracodawcy

Gdy błąd zauważy sam pracodawca, powinien niezwłocznie wydać nowe świadectwo pracy z poprawionymi danymi oraz dołączyć pismo wyjaśniające zmiany. Zaleca się sporządzenie notatki służbowej i dołączenie jej do akt osobowych pracownika.

Jakie dane w świadectwie pracy można poprawić lub uzupełnić?

W świadectwie pracy można poprawić lub uzupełnić następujące dane:

• Dane identyfikacyjne pracownika (imię, nazwisko, data urodzenia).

• Okres zatrudnienia, czyli dokładne daty rozpoczęcia i zakończenia pracy.

• Wymiar czasu pracy w trakcie zatrudnienia (np. pełny etat, część etatu).

• Rodzaj wykonywanej pracy, wszystkie zajmowane stanowiska i pełnione funkcje w czasie zatrudnienia.

• Tryb rozwiązania lub okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, w tym podstawa prawna rozwiązania umowy.

• Informacje o wykorzystanym urlopie (wypoczynkowym, bezpłatnym, rodzicielskim, wychowawczym itp.) oraz o okresach zwolnień od pracy, np. na opiekę nad dzieckiem.

• Liczba dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie chorobowe w roku zakończenia zatrudnienia.

• Okresy czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych.

• Okresy pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.

• Informacje o zajęciu wynagrodzenia na podstawie przepisów egzekucyjnych.

• Należności ze stosunku pracy uznane, ale niewypłacone do dnia ustania zatrudnienia z powodu braku środków.

• Informacje o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych w czasie zatrudnienia kwalifikacjach (na życzenie pracownika).

PRZYKŁAD: Dokonanie zmiany zapisów w świadectwie pracy może wynikać ze sporu między pracownikiem a pracodawcą dotyczącego sposobu rozwiązania umowy o pracę. W sytuacji, gdy pracodawca rozwiązał umowę bez wypowiedzenia z winy pracownika, a sąd pracy stwierdzi, że takie rozwiązanie nastąpiło z naruszeniem przepisów prawa, pracodawca ma obowiązek zmienić treść świadectwa pracy. W praktyce oznacza to, że zamiast informacji o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika, świadectwo powinno zawierać zapis, że umowa została rozwiązana za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę.

Co zrobić, jeśli pracodawca odmawia sprostowania świadectwa?

Jeśli pracodawca odmawia sprostowania świadectwa pracy, pracownik ma prawo w ciągu 14 dni od otrzymania pisemnej odmowy zgłosić żądanie sprostowania do sądu pracy. W sytuacji, gdy pracodawca nie poinformuje pracownika o odmowie ani nie wyda nowego świadectwa, pracownik również może zwrócić się do sądu pracy z takim żądaniem.

Postępowanie sądowe w tej sprawie jest wolne od opłat i toczy się w trybie zwykłym. Jeśli sąd uwzględni żądanie pracownika, pracodawca będzie zobowiązany wydać poprawione świadectwo pracy w terminie do 7 dni od uprawomocnienia się orzeczenia. W przypadku uchylania się pracodawcy od wykonania tego obowiązku pracownik może ponownie zwrócić się do sądu o egzekucję wydania dokumentu.

Co zawrzeć we wniosku o sprostowanie świadectwa pracy?

Poniżej przedstawiamy najważniejsze elementy, które powinny znaleźć się we wniosku o sprostowanie świadectwa pracy:

• Dane pracownika: imię, nazwisko, adres oraz datę i miejsce sporządzenia wniosku.

• Dane pracodawcy: nazwę i adres siedziby.

• Informację o świadectwie pracy, którego dotyczy wniosek – datę jego wystawienia oraz datę doręczenia pracownikowi.

• Wskazanie konkretnych punktów świadectwa pracy, które wymagają sprostowania.

• Opis błędów lub nieścisłości, które mają zostać poprawione, wraz z prawidłową treścią, jaką pracownik żąda wprowadzić, a także wraz z uzasadnieniem tych zmian.

• Podstawa prawna – art. 97 § 2(1) Kodeksu pracy.

• Podpis pracownika.

Wniosek powinien być zwięzły i konkretny oraz sporządzony w formie pisemnej.

Zgubione świadectwo pracy – co robić?

W przypadku zgubienia świadectwa pracy pracownik ma prawo zwrócić się do byłego pracodawcy z wnioskiem o wydanie kopii tego dokumentu. Przepisy nie precyzują formy takiego wniosku – może być ustny lub pisemny, choć dla celów dowodowych zaleca się formę pisemną.

Były pracodawca jest zobowiązany wydać kopię świadectwa pracy w ciągu 30 dni od otrzymania wniosku. W przypadku, gdy pracodawca już nie istnieje (np. został wykreślony z KRS), kopię można uzyskać z archiwów państwowych lub zwrócić się o pomoc do Państwowej Inspekcji Pracy. W sytuacji śmierci pracownika o wydanie kopii może wystąpić najbliższy członek rodziny, przedstawiając odpowiednie dokumenty potwierdzające pokrewieństwo.

Dlaczego należy poprawiać błędy w świadectwie pracy?

Błędy w świadectwie pracy należy niezwłocznie poprawić, ponieważ dokument ten zawiera kluczowe informacje potwierdzające przebieg zatrudnienia, w tym m.in. okres pracy, rodzaj umowy, wykorzystane urlopy czy przyczyny rozwiązania stosunku pracy. Te dane są niezbędne do prawidłowego ustalenia uprawnień pracownika, takich jak prawo do urlopu wypoczynkowego w nowym miejscu pracy, świadczenia emerytalne czy zasiłki. Nieprawdziwe lub niekompletne informacje mogą utrudnić pracownikowi znalezienie nowej pracy lub korzystanie z przysługujących mu świadczeń.

Odszkodowanie za błędy w świadectwie pracy

Pracownik, który poniósł szkodę wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy, ma prawo dochodzić od pracodawcy odszkodowania na podstawie art. 99 Kodeksu pracy. Odszkodowanie to przysługuje, jeśli z powodu braku lub błędnego świadectwa pracy pracownik nie mógł podjąć nowego zatrudnienia i w rezultacie pozostawał bez pracy. Wysokość odszkodowania odpowiada wynagrodzeniu za okres pozostawania bez pracy z tego powodu, jednak nie może przekroczyć 6 tygodni.

Aby uzyskać odszkodowanie, pracownik musi wykazać, że rzeczywiście poniósł szkodę, czyli np. nie został zatrudniony przez innego pracodawcę z powodu braku lub błędów w świadectwie pracy, oraz że istnieje związek przyczynowy między działaniem pracodawcy a powstałą szkodą. Roszczenie o naprawienie szkody można dochodzić przed sądem pracy.

Dodatkowo, niewydanie świadectwa pracy w terminie stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika i może skutkować nałożeniem na pracodawcę grzywny w wysokości od 1 000 do 30 000 zł (art. 282 § 1 pkt 3 Kodeksu pracy).