ZFŚS – co to takiego? Wszystko o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) to jedno z najważniejszych narzędzi polityki socjalnej w miejscu pracy. Dzięki niemu pracodawcy mogą wspierać pracowników, emerytów i rencistów, a także ich rodziny, oferując pomoc finansową, dofinansowanie wypoczynku czy pożyczki mieszkaniowe. Choć dla wielu osób fundusz kojarzy się głównie z tzw. „wczasami pod gruszą”, jego rola jest znacznie szersza – to realne wsparcie w zaspokajaniu codziennych potrzeb socjalnych pracowników. Warto więc wiedzieć, jak finansowany jest ZFŚS, kto może z niego korzystać i jakie świadczenia obejmuje.

ZFŚS – to warto zapamiętać!

✅ Podstawowe informacje

• ZFŚS to fundusz tworzony przez pracodawcę na odrębnym rachunku bankowym, przeznaczony na finansowanie działalności socjalnej.

• Uprawnieni do korzystania z pomocy są pracownicy, emeryci i renciści związani z firmą, ich rodziny, a także inne osoby wskazane w regulaminie.

• Podstawą prawną jest ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

• Główne źródło finansowania to coroczny odpis podstawowy od liczby pracowników (37,5% przeciętnego wynagrodzenia z II półrocza ubiegłego roku, czyli 2 723,40 zł w 2025 roku).

✅ Obowiązek tworzenia funduszu

• Obowiązkowy dla pracodawców zatrudniających min. 50 pracowników na dzień 1 stycznia danego roku.

• 20–49 pracowników → fundusz tworzy się na wniosek związku zawodowego.

• Jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe → obowiązkowo niezależnie od liczby zatrudnionych.

✅ Na co można przeznaczyć środki

• Dofinansowanie wypoczynku (np. „wczasy pod gruszą”, kolonie, obozy).

• Działalność kulturalna i sportowo-rekreacyjna.

• Opieka nad dziećmi (żłobki, przedszkola itp.).

• Pomoc materialna (zapomogi, paczki świąteczne).

• Pożyczki i pomoc mieszkaniowa.

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych – co to takiego?

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) to specjalny fundusz tworzony przez pracodawcę na odrębnym rachunku bankowym. Jego celem jest finansowanie różnych form wsparcia socjalnego skierowanego przede wszystkim do pracowników, ale uprawnione do korzystania z ZFŚS są także rodziny pracowników, byli pracownicy (a dokładniej emeryci i renciści związani z danym zakładem pracy) oraz inne osoby wskazane w regulaminie funduszu. ZFŚS jest przeznaczony na poprawę warunków bytowych i życia tych osób poprzez dofinansowanie np. urlopu wypoczynkowego, pomocy materialnej, działalności kulturalnej, sportowej, rekreacyjnej, a także wsparcie w opiece nad dziećmi.

Utworzenie ZFŚS jest obowiązkowe dla pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (na dzień 1 stycznia danego roku). Pracodawcy zatrudniający od 20 do 49 pracowników mogą założyć fundusz na wniosek zakładowej organizacji związkowej. ZFŚS jest regulowany ustawą z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Szukasz pracodawcy, który dba o swoich pracowników? Przejrzyj ogłoszenia o pracę na Asistwork!

ZFŚS – ustawa

Ustawą regulującą Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) jest Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Ustawa określa zasady tworzenia i funkcjonowania funduszu, w tym kto ma obowiązek utworzenia ZFŚS, zasady dopłat i przyznawania świadczeń oraz obowiązki pracodawców i osób uprawnionych do pomocy z ZFŚS.

W ustawie znajdują się przepisy dotyczące m.in.:

• jakie podmioty i od jakiej liczby zatrudnianych pracowników są zobowiązane do tworzenia funduszu,

• jakie cele socjalne mogą być finansowane z ZFŚS,

• zasady ustalania wysokości dopłat i świadczeń zależnie od sytuacji materialnej, życiowej i rodzinnej,

• przetwarzanie danych osobowych osób uprawnionych dla celów przyznawania świadczeń,

• obowiązek sporządzenia regulaminu funduszu i udziału związków zawodowych lub przedstawicieli pracowników w jego ustalaniu,

• możliwość kontroli wydatków funduszu i roszczeń do sądu pracy w przypadku nieprawidłowego użycia środków.

ZFŚS – regulamin

Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) to dokument określający zasady funkcjonowania funduszu w danym zakładzie pracy. Zawiera szczegółowe informacje dotyczące m.in.:

• celów i przeznaczenia funduszu (np. dofinansowanie wypoczynku, pomoc materialna, działalność kulturalna oraz sportowa),

• kryteriów przyznawania świadczeń (np. podstawy dochodowe, sytuacja rodzinna, zdrowotna),

• sposobu finansowania funduszu i wysokości odpisów od pracodawcy,

• rodzajów świadczeń dostępnych dla pracowników oraz byłych pracowników (emerytów, rencistów),

• zasad składania i rozpatrywania wniosków o świadczenia, wymaganej dokumentacji,

• organów odpowiedzialnych za zarządzanie funduszem i ich kompetencji (np. komisja socjalna).

Regulamin musi być zgodny z ustawą o ZFŚS z 4 marca 1994 r. i powinien być opracowany przez pracodawcę we współpracy z zakładowymi organizacjami związkowymi lub przedstawicielami pracowników. Jest on obligatoryjny dla pracodawców tworzących fundusz i powinien być aktualizowany co rok lub w razie zmian w przepisach. Zapisy regulaminu mogą być indywidualnie dostosowane do specyfiki danego przedsiębiorstwa (np. możliwość określania dodatkowych form wsparcia socjalnego), ale musi być zgodny z przepisami prawa pracy i ustawy o ZFŚS.

ZFŚS – od ilu pracowników trzeba go tworzyć?

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) jest obowiązkowy dla pracodawców, którzy na dzień 1 stycznia danego roku zatrudniają co najmniej 50 pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty). W takim przypadku pracodawca musi założyć ZFŚS i prowadzić go zgodnie z przepisami.

Dla pracodawców zatrudniających od 20 do 49 pracowników utworzenie ZFŚS jest uzależnione od wniosku zakładowej organizacji związkowej. W takich firmach fundusz może być też tworzony dobrowolnie przez pracodawcę.

Warto podkreślić, że liczba pracowników do tego celu jest liczona według stanu na 1 stycznia każdego roku i obejmuje wszystkich zatrudnionych na umowę o pracę, w tym pracowników młodocianych oraz osoby przebywające na urlopach macierzyńskich i wychowawczych. Do tej liczby nie zalicza się osób wykonujących umowy zlecenia czy umowy o dzieło.

Wyjątkiem od powyższych zasad są pracodawcy, którzy prowadzą działalność w formie jednostki budżetowej lub samorządowego zakładu budżetowego – oni muszą tworzyć ZFŚS bez względu na liczbę zatrudnionych.

Informacja o nietworzeniu ZFŚS i / lub niewypłacaniu świadczenia urlopowego powinna zostać przekazana pracownikom do 31 stycznia danego roku za pośrednictwem kanałów komunikacji stosowanych powszechnie w firmie. Pracodawca powinien także umieścić taką informację w układzie zbiorowym pracy (jeśli obowiązuje) lub w regulaminie wynagradzania.

Co może być finansowane ze środków ZFŚS?

Ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) można finansować różnorodne cele socjalne, które mają poprawić warunki życiowe, bytowe i wypoczynkowe pracowników oraz ich rodzin, a także byłych pracowników (emerytów, rencistów). Do najważniejszych celów finansowania należą:

• Wypoczynek, np. „wczasy pod gruszą”, kolonie, obozy dla dzieci.

• Działalność kulturalno-oświatowa, np. bilety na wydarzenia kulturalne.

• Działalność sportowo-rekreacyjna, np. dofinansowanie karnetów na basen, siłownię, organizowanie zajęć sportowych.

• Opieka nad dziećmi, np. dofinansowanie żłobków, przedszkoli, klubów dziecięcych, opieki niani lub dziennego opiekuna oraz innych form wychowania przedszkolnego.

• Udzielanie pomocy materialnej (rzeczowej i finansowej) , np. zapomogi na wypadek trudnych sytuacji życiowych, paczki świąteczne dla dzieci.

• Pomoc (zwrotna lub bezzwrotna) na cele mieszkaniowe, np. pożyczka remontowa.

• Inne świadczenia, takie jak wsparcie emerytów i rencistów związanych z daną firmą.

Wszystkie świadczenia finansowane z funduszu są przyznawane według kryterium socjalnego, czyli w oparciu o sytuację życiową, rodzinną i materialną osób uprawnionych do korzystania z funduszu. Regulują to szczegółowo przepisy ustawy o ZFŚS oraz regulamin funduszu obowiązujący w danym zakładzie pracy.

Zapomoga z ZFŚS

Jest to jednorazowa pomoc finansowa, która przysługuje osobom znajdującym się w trudnej sytuacji materialnej lub życiowej, np. w wyniku choroby, wypadku, klęski żywiołowej czy innych losowych zdarzeń. Zapomogi mają na celu złagodzenie skutków takich sytuacji i są bezzwrotne. Kryteria przyznawania zapomóg oraz ich wysokość ustala regulamin funduszu. Wnioski o zapomogi składane są zazwyczaj do komisji socjalnej działającej przy pracodawcy.

Pożyczka z ZFŚS

Pożyczki mogą być udzielane wyłącznie na cele mieszkaniowe, co oznacza, że pieniądze mogą być przeznaczone na zakup, budowę, remont, modernizację lub adaptację lokalu mieszkalnego. Pożyczka jest udzielana na podstawie umowy cywilnoprawnej między pracodawcą a pożyczkobiorcą. Regulamin funduszu powinien określać szczegółowe zasady udzielania i zwrotu pożyczek, takie jak:

• maksymalna wysokość pożyczki,

• okres i sposób spłaty,

• oprocentowanie (może być oprocentowana lub nie),

• zasady poręczenia pożyczki (np. dwóch poręczycieli),

• warunki umorzenia pożyczki (np. w przypadku śmierci pożyczkobiorcy).

Na co nie można przeznaczyć środków ZFŚS?

Środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) nie można przeznaczać na:

• premie, nagrody i dodatki do wynagrodzenia, gdyż fundusz nie służy do finansowania wynagrodzeń,

• szkolenia zawodowe i podnoszenie kwalifikacji pracowników, ponieważ nie są one działalnością socjalną, lecz zawodowym rozwojem,

• zakup sprzętu biurowego, komputerów oraz innych wydatków inwestycyjnych niezwiązanych bezpośrednio ze wsparciem socjalnym,

• imprezy i wyjazdy integracyjne organizowane bez kryterium socjalnego, czyli gdy udział nie jest uzależniony od sytuacji majątkowej uczestników,

• wydatków bieżących związanych z prowadzeniem działalności pracodawcy, np. koszty administracyjne czy operacyjne budżetu jednostki.

Ponadto zabronione jest uzależnianie przyznawania świadczeń z ZFŚS od stażu pracy, wymiaru etatu, stanowiska czy oceny jakości pracy – świadczenia muszą być przyznawane zgodnie z kryterium socjalnym, uwzględniając sytuację życiową i materialną beneficjentów.

Kto może korzystać ze świadczeń socjalnych finansowanych z funduszu?

Ze świadczeń Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) mogą korzystać:

• pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę, bez względu na wymiar czasu pracy i rodzaj umowy,

• emeryci i renciści, którzy byli zatrudnieni u danego pracodawcy,

• członkowie rodzin po zmarłych pracownikach, jeżeli pozostawali oni na ich utrzymaniu,

• członkowie rodzin pracowników oraz emerytów i rencistów – do zakresu ich uprawnień odnosi się regulamin funduszu,

• inne osoby, które pracodawca określi w regulaminie funduszu, np. dzieci pracowników, osoby na umowach cywilnoprawnych (zlecenie, dzieło) – jeśli taki zapis zostanie ujęty w regulaminie.

Prawo do korzystania z funduszu reguluje sytuacja socjalna (materialna, rodzinna i życiowa) osób uprawnionych, a szczegółowe zasady wskazuje regulamin ZFŚS ustalany przez pracodawcę w porozumieniu z reprezentacją pracowników lub związkami zawodowymi. Do przyznawania świadczeń nie są uprawnione osoby zatrudnione wyłącznie na umowach cywilnoprawnych, o ile nie zostaną objęte takim prawem w regulaminie.

Uprawnieni pracownicy to również osoby przebywające na urlopach macierzyńskich, rodzicielskich, wychowawczych, bezpłatnych, a także pracownicy młodociani i pracownicy sezonowi, jeśli są oni objęci regulaminem.

Finansowanie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) jest specjalnym funduszem tworzonym przez pracodawców w celu finansowania działalności socjalnej na rzecz pracowników, emerytów, rencistów oraz ich rodzin. Jego funkcjonowanie i zasady finansowania reguluje ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Coroczny odpis podstawowy

Najważniejszym i obowiązkowym źródłem finansowania ZFŚS jest płacony przez pracodawcę coroczny odpis podstawowy, naliczany na podstawie przeciętnej liczby zatrudnionych w zakładzie pracy. Standardowo odpis podstawowy na jednego pracownika wynosi 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej (z roku poprzedniego lub z jego drugiego półrocza, jeśli średnia z tego okresu stanowiła kwotę wyższą). W 2025 roku ta kwota wynosi 2723,40 zł rocznie za pracownika.

Istnieją jednak wyjątki od tej zasady:

• Pracownicy młodociani – odpis jest niższy i zależy od roku nauki (5% w pierwszym roku, 6% w drugim roku i 7% w trzecim roku).

• Pracownicy zatrudnieni w szczególnych warunkach lub pracownicy wykonujący prace o szczególnym charakterze – odpis wynosi 50% przeciętnego wynagrodzenia, czyli 3631,20 zł.

• Pracownicy z orzeczonym znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności – odpis może być zwiększony o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia, czyli 453,90 zł. Podobnie jest w przypadku emerytów i rencistów uprawnionych do opieki socjalnej.

Środki dodatkowe: przedsiębiorcy mogą dodatkowo zwiększać środki funduszu z zysku netto do podziału, a spółdzielnie – z nadwyżki bilansowej.

Jeśli pracodawca zdecydował się na utworzenie żłobka lub klubu dziecięcego dla swoich pracowników, to może zwiększyć odpis podstawowy o 7,5% więcej na każdą zatrudnioną osobę, pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie tej placówki.

Dodatkowe wpływy z działalności i innych źródeł

Fundusz może być zasilany także środkami pochodzącymi z:

• opłat pobieranych od osób i jednostek organizacyjnych korzystających z działalności socjalnej,

• darowizn i zapisów osób fizycznych i prawnych,

• odsetek od środków funduszu,

• oprocentowania pożyczek udzielonych na cele mieszkaniowe,

• wierzytelności likwidowanych zakładowych funduszy socjalnego i mieszkaniowego,

• przychodów z tytułu sprzedaży, dzierżawy i likwidacji środków trwałych służących działalności socjalnej, w części nieprzeznaczonej na utrzymanie lub odtworzenie zakładowych obiektów socjalnych,

• sprzedaży i likwidacji zakładowych domów i lokali mieszkalnych w części nieprzeznaczonej na utrzymanie pozostałych zakładowych zasobów mieszkaniowych.

Podsumowując: główne finansowanie ZFŚS pochodzi z odpisu podstawowego, którego wysokość zależy od przeciętnego wynagrodzenia i liczby zatrudnionych, natomiast dodatkowe środki mogą pochodzić z działalności socjalnej, darowizn, odsetek, pożyczek oraz decyzji pracodawcy o przeznaczeniu części zysku lub nadwyżki bilansowej na fundusz.

Wysokość odpisu podstawowego na ZFŚS w 2025 roku

Podstawą naliczania odpisu jest przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej za drugie półrocze 2024 r., czyli 7 262,39 zł. W stosunku do tej podstawy stosuje się stawkę 37,5%, co daje wspomniane wcześniej 2 723,40 zł.

Dla pracowników wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze – odpis wynosi 50% tej podstawy, czyli 3 631,20 zł. Dla młodocianych stawki procentowe i kwoty wyglądają następująco:

• I rok nauki – 5%, czyli 363,12 zł

• II rok nauki – 6%, czyli 435,74 zł

• III rok nauki – 7%, czyli 508,37 zł

Dla pracowników z umiarkowanym lub znacznym stopniem niepełnosprawności w 2025 roku przewidziana jest możliwość zwiększenia odpisu podstawowego o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia, czyli 453,90 zł.

Środki funduszu niewykorzystane w danym roku kalendarzowym

Pracodawca jest zobowiązany do przekazania wszystkich środków pochodzących z odpisów i zwiększeń na konto ZFŚS najpóźniej do 30 września danego roku, a co najmniej 75% tej kwoty musi być przelana do 31 maja.

Środki Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) niewykorzystane w danym roku kalendarzowym przechodzą na kolejny rok i są do dyspozycji funduszu w roku następnym.

W przypadku gdy pracodawca zdecyduje się zrezygnować z tworzenia funduszu, nie oznacza to natychmiastowej likwidacji ZFŚS – wszystkie środki zgromadzone na koncie funduszu muszą być nadal wykorzystywane zgodnie z przeznaczeniem na działalność socjalną aż do ich całkowitego wyczerpania. Dopiero po pełnym wykorzystaniu środków można przystąpić do likwidacji funduszu.

ZFŚS a podatek dochodowy

Świadczenia finansowane ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) mogą podlegać podatkowi dochodowemu lub być od niego zwolnione, w zależności od rodzaju świadczenia i ich wartości. Od 1 stycznia 2024 r. zwolnione od podatku dochodowego są rzeczowe i pieniężne świadczenia, które:

• są sfinansowane w całości ze środków ZFŚS,

• ich łączna wartość dla jednego pracownika w roku podatkowym nie przekracza 1000 zł.

Jeśli łączna wartość świadczeń z ZFŚS przekroczy 1000 zł w roku podatkowym, nadwyżka ponad tę kwotę podlega opodatkowaniu według stawki 12%. Podatek i zaliczki na podatek dochodowy odprowadza płatnik w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu wypłaty świadczenia.

Nadzór nad prawidłowym wykorzystaniem środków z funduszu socjalnego

Nadzór nad prawidłowym wykorzystaniem środków z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) sprawują następujące podmioty:

Pracodawca: jest odpowiedzialny za tworzenie, prowadzenie i zarządzanie funduszem oraz prawidłowe gospodarowanie jego środkami. Do jego obowiązków należy m.in. opracowanie regulaminu funduszu, prowadzenie ewidencji środków, dokonywanie wypłat świadczeń oraz sporządzanie sprawozdań z działalności ZFŚS.

Organizacje związkowe: mają prawo kontrolować działalność funduszu w zakładzie pracy, w tym żądać informacji o jego działalności, uczestniczyć w ustalaniu regulaminu, a także kontrolować wydatkowanie środków. Mogą też występować z wnioskami o zmianę regulaminu oraz dochodzić zwrotu środków w przypadku nieprawidłowości.

Państwowa Inspekcja Pracy (PIP): sprawuje główny nadzór nad prawidłowym wykorzystaniem środków ZFŚS na poziomie krajowym, przeprowadzając kontrole i nakładając kary za niewłaściwe gospodarowanie środkami.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS): kontroluje, czy świadczenia z funduszu są prawidłowo zwolnione ze składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.