Zwrot kosztów dojazdu do pracy – komu się należy? Zasady i wniosek

Autor: Paulina Szydłowska

Dojazd do pracy to dla wielu osób konieczność, a zarazem duża niedogodność w codziennym życiu. Jeśli pracujesz w innej miejscowości, w trasie spędzasz prawdopodobnie sporo czasu, a dodatkowo koszt paliwa czy komunikacji publicznej może obciążać Twój portfel. Czy w takim razie możesz liczyć na zwrot kosztów dojazdu do pracy? Sprawdź, w jakich sytuacjach i kto to finansuje.

Czy pracodawca musi zwracać koszt dojazdu do pracy?

Nie bez powodu tak wiele osób interesuje się dziś pracą zdalną czy lokalizacją firmy, zanim wyśle aplikacje. Kilometry decydują o tym, jak wygląda Twój dzień i budżet. Niestety jednak Kodeks pracy nie przewiduje dla pracodawcy obowiązku zwracania pracownikowi kosztów dojazdu do pracy, nawet jeśli dojeżdżasz z innej miejscowości. Pieniądze za przejazdy otrzymasz więc tylko w określonych przypadkach, jak delegacje.

Czy czas dojazdu do pracy jest płatny?

Pracodawca nie musi zwrócić Ci pieniędzy za paliwo czy bilet na pociąg, czy jednak możesz dojazd do innego miasta zaliczyć do swojego czasu pracy i otrzymać wynagrodzenie? Zazwyczaj czas dojazdu do miejsca pracy nie jest zaliczany do czasu pracy i dlatego wynagrodzenie Ci się nie należy. Istnieją jednak pewne wyjątki.

Kiedy czas dojazdu jest czasem pracy?

• Jesteś pracownikiem mobilnym. Dotyczy to osób, które przemieszczają się w ramach obowiązków służbowych, np. pracownicy mobilni dojeżdżają do klientów czy prowadzą szkolenia w różnych miejscach.

• Twój pracodawca organizuje transport. Przykładowo, gdy autokar zabiera pracowników z jednej miejscowości do drugiej. Przy wspólnym punkcie zbiórki i wyznaczonym czasie wyjazdu, środku transportu zorganizowanym przez pracodawcę, przejazd zalicza się do czasu pracy. Wyjazd musi odbywać się z miejsca wyznaczonego przez pracodawcę do miejsca wykonywania pracy.

• Jedziesz w delegację. W tej sytuacji nie dostajesz pieniędzy za dojazd do firmy, ale do faktycznego miejsca wykonywania pracy, gdzie zostajesz oddelegowany, pod warunkiem, że przejazd przypada w godzinach Twojej pracy.

Pamiętaj jednak, żeby zawsze sprawdzić swoją umowę pod kątem tego, jak jest rozliczany Twój czas pracy w powyższych przypadkach (np. jak wygląda rozliczanie delegacji). Jeśli chcesz powołać się na odpowiednie przepisy, zajrzyj do Kodeksu pracy, który definiuje, czym jest czas pracy.

💡 Przeczytaj też: Ile wynoszą koszty zatrudnienia pracownika w Polsce?

W jakich sytuacjach możesz otrzymać zwrot kosztów dojazdu do pracy?

Nie zawsze płacisz za dojazd z własnej kieszeni, nawet jeśli formalnie Kodeks pracy nie nakazuje pracodawcy ponoszenia kosztów transportu. Czasem dostajesz zwrot kosztów dojazdu ze względu na dobrą wolę pracodawcy i regulamin zakładowy, a czasem zwrot kosztów przejazdu, także samochodem prywatnym, otrzymujesz ze środków Funduszu Pracy.

Kiedy pracodawca płaci za transport?

Zazwyczaj w delegacji czy sytuacji, gdy spotykasz się z klientami, Twój czas, a często także paliwo są opłacone. Jednak w niektórych wypadkach zwrot za dojazd możesz otrzymać nie dlatego, że wskazują na to przepisy, a Twoja konkretna umowa czy regulamin zakładu pracy. Jeśli pracodawca zdecyduje się opłacać Twoje dojazdy, np. zwracając za paliwo, za bilety lub udostępniając samochód służbowy, wtedy możesz uznać to za dodatkowy benefit.

Tutaj często ważne są indywidualne ustalenia między stronami, jednak według zasady równego traktowania zwrot kosztów dojazdu powinny otrzymywać wszystkie osoby na analogicznych stanowiskach. W przeciwnym razie niesprawiedliwość łatwo może stać się kością niezgody w zespole, a pracodawcę mogą spotkać zarzuty o dyskryminację. Inaczej wygląda sytuacja, kiedy firma ma obiektywne powody, by różnicować sytuację pracowników.

Zryczałtowany zwrot kosztów dojazdu do miejsca pełnienia służby

Ustawa z dnia 8 grudnia 2017 r. o Służbie Ochrony Państwa wskazuje sytuację, w której zwrot kosztów dojazdu należy się funkcjonariuszom Służb Ochrony Państwa pełniącym służbę w miejscowości innej niż ta, w której mieszka. W takim wypadku, po złożeniu odpowiedniego wniosku, przyznaje mu się zryczałtowany zwrot zależny od odległości:

• do 30 km – 140 zł miesięcznie,

• do 50 km – 180 zł miesięcznie,

• powyżej 50 km – 220 zł miesięcznie.

Dokładne zasady określa art. 184a wyżej wymienionej ustawy i na nią właśnie możesz się powołać, a dodatkowo sprawdzić, jakie informacje powinien zawierać Twój wniosek.

Zwrot dojazdu dzięki skierowaniu z Powiatowego Urzędu Pracy

Powiatowy Urząd Pracy może skierować Cię na staż lub do pracy i wówczas, jeśli przyjęcie oferty będzie wymagało dojazdów, możesz ubiegać się o zwrot. Środki pochodzą z Funduszu Pracy i możesz zyskać do nich dostęp, spełniając kilka warunków.

• Musisz dostać się na staż lub do pracy na podstawie skierowania z Urzędu Pracy. W niektórych wypadkach może to być też skierowanie z agencji pracy, jeśli ta ma umowę podpisaną ze starostą.

• Twoje wynagrodzenie nie przekracza 200% płacy minimalnej.

Z takiej formy wsparcia możesz korzystać przez 12 miesięcy. W tym celu musisz złożyć wniosek w Powiatowym Urzędzie Pracy, w którym jesteś zarejestrowany w momencie otrzymania skierowania.

💡 Przeczytaj też: Kilometrówka – jak działa ewidencja przebiegu pojazdu? Aktualne stawki

Ile można dostać zwrotu za dojazd do pracy?

Jeśli chcesz wiedzieć, ile pieniędzy zostanie Ci zwrócone za dojazdy do pracy, musisz o tym porozmawiać ze swoim pracodawcą, sprawdzić umowę lub regulamin zakładowy. Jeśli nie należysz do osób objętych szczególnymi przepisami (np. SOP), prawo pracy nie wyznacza konkretnych kwot ani obowiązku dokonania zwrotu.

Najczęściej otrzymujesz więc:

• zryczałtowany zwrot kosztów za paliwo w całości lub do ustalonej kwoty,

• zwrot kosztów biletów okresowych,

• dodatek za dojazd w określonej wysokości.

Ważne jest, żebyś był w stanie udokumentować wydatek (np. przedstawić fakturę za paliwo), ponieważ pracodawca może tego od Ciebie wymagać.

Zwrot kosztów za dojazdy do pracy z Funduszu Pracy – jak dostać?

Fundusz Pracy może finansować Twoje dojazdy nawet przez 12 miesięcy, jeśli podjąłeś pracę na podstawie skierowania z Powiatowego Urzędu Pracy (lub z agencji zatrudnienia w określonych przypadkach). W tym celu musisz jednak złożyć wniosek do Twojego urzędu pracy. Wzór wniosku znajdziesz na stronie internetowej właściwego urzędu. Składasz go jednorazowo wraz z drukiem pierwszego rozliczenia, zazwyczaj do 15. dnia miesiąca, po upływie którego zwrot dotyczy, jednak uważaj, bo poszczególne urzędy mogą wyznaczać własne terminy na przyjmowanie takich dokumentów.

Zobacz najnowsze oferty pracy!

Wniosek o zwrot kosztów dojazdu do pracy dla SOP

Jeśli jesteś funkcjonariuszem Służby Ochrony Państwa, aby otrzymać zwrot kosztów dojazdu do pracy, musisz złożyć odpowiedni wniosek do przełożonego właściwego w sprawach osobowych. Ważne jest, aby dokument zawierał następujące informacje:

• imię (imiona) i nazwisko,

• stopień służbowy,

• stanowisko służbowe,

• nazwę komórki organizacyjnej SOP, w której pełni służbę,

• miejscowość, w której pełni służbę,

• adres zamieszkania,

• numer telefonu kontaktowego,

• odległość w kilometrach,

• klauzulę o treści: „Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.”,

• informację o sposobie wypłaty, a w przypadku wyboru bezgotówkowej formy wypłaty – numer rachunku bankowego lub innego rachunku płatniczego.

Nie zwlekaj z formalnościami, bo zwrot kosztów przejazdu należeć Ci się będzie od dnia, kiedy złożysz wniosek. Na szczęście wystarczy zrobić to jednorazowo, aby od kolejnego miesiąca zacząć comiesięcznie otrzymywać pieniądze.

Koszt dojazdu do pracy a koszt uzyskania przychodu

Rozliczając się z podatku dochodowego PIT, bierz pod uwagę koszty uzyskania przychodu. Jeśli jesteś osobą dojeżdżającą do pracy do innej miejscowości, Twoje koszty uzyskania przychodu będą podwyższone. Standardowe odliczenie wynosi 250 zł, jednak jeśli spełniasz określone warunki, możesz odliczyć nawet 300 zł za każdy miesiąc pracy. W skali roku to aż 3600 zł.

Warunki, które musisz spełnić, żeby odliczyć 300 zł miesięcznie:

• zatrudnienie na umowę o pracę,

• miejsce pracy w innej miejscowości niż miejsce zamieszkania,

• nie otrzymujesz dodatku za rozłąkę,

• nie dostajesz zwrotu kosztów dojazdu.

To rozwiązanie, chociaż zasadniczo nie wydaje się wpływać na Twoje miesięczne koszty dojazdów, może przyczynić się do tego, że otrzymasz wyższy zwrot podatku po rozliczeniu PIT-u.

💡 Przeczytaj też: Rozliczenie czasu pracy kierowcy – praktyczny przewodnik

Zwrot kosztu dojazdu do pracy – najczęściej zadawane pytania

Czy paliwo na dojazd do pracy można odliczyć od podatku?

Nie. Kosztów za paliwo na dojazd do pracy nie możesz odliczyć od podatku. Jednak jeżeli dojeżdżasz do innej miejscowości niż ta, w której zamieszkujesz, możesz odliczyć sobie wyższe miesięczne koszty uzyskania przychodu. W przypadku dojeżdżających to 300 zł miesięcznie.

Jak odliczyć 300 zł za dojazd do pracy?

Taka opcja przysługuje, jeśli pracownik dojeżdża do pracy z innej miejscowości niż ta, w której znajduje się miejsce pracy. 300 zł to wówczas podwyższony koszt uzyskania przychodu, który za każdy miesiąc pracy można odliczyć od dochodu podlegającego opodatkowaniu. Jeśli poinformujesz pracodawcę o swoim miejscu zamieszkania, będzie on tę kwotę odliczał za Ciebie automatycznie.

Jak rozliczyć pracę poza miejscem zamieszkania w PIT?

Pracę poza miejscem zamieszkania rozliczasz, składając pracodawcy PIT-2 lub inne oświadczenie informujące o tym, że Twoje miejsce zamieszkania znajduje się w innym mieście niż siedziba firmy. Na podstawie takiego oświadczenia pracodawca powinien zacząć uwzględniać Twoje podwyższone koszty uzyskania przychodu i odliczać 300 zł. Jeżeli robił to prawidłowo przez cały rok, nie musisz już nic zmieniać w swoim zeznaniu podatkowym. Jeśli natomiast odliczał standardowe 250 zł, możesz samodzielnie skorygować kwotę i wpisać prawidłowe koszty zamiejscowe.

Komu przysługuje ulga za dojazd do pracy?

Ulga za dojazd do pracy to nieoficjalny termin, jakim czasem określa się podwyższony koszt uzyskania przychodu w wysokości 300 zł. Przysługuje on osobom zatrudnionym na umowę o pracę, które dojeżdżają z innego miasta do swojego miejsca zatrudnienia.

Czy pracodawca może dobrowolnie zwracać koszty dojazdu do pracy?

Tak, pracodawca może w ramach benefitu dobrowolnie zwracać pracownikom zryczałtowane koszty paliwa, dofinansować kartę miejską, a nawet samodzielnie zorganizować dojazd, który w określonych warunkach będzie zaliczany do płatnego czasu pracy. Wszystko zależy od regulaminu wewnętrznego firmy oraz indywidualnych ustaleń z pracodawcą.