Zwrot kosztów dojazdu do pracy - komu się należy i jak go uzyskać?

Paliwo oraz komunikacja miejska potrafią miesięcznie pochłaniać niemałą część wypłaty. Jednak w jakiś sposób trzeba dotrzeć do pracy, nawet jeśli odległość jest spora. Czy pracodawca ma obowiązek pokrycia kosztów dojazdu z własnej kieszeni? W jakich sytuacjach możesz na to liczyć? Przeczytaj artykuł i sprawdź!

Z tego artykułu dowiesz się:

• Czy pracodawca ma obowiązek zwrotu kosztów dojazdu do pracy?

• W jakich sytuacjach przysługuje zwrot kosztów dojazdu?

• Jakie formy zwrotu są najczęściej stosowane (bilety, ryczałt, kilometrówka)?

• Czy zwrot kosztów dojazdu musi być zapisany w umowie?

• Jak wygląda zwrot kosztów w przypadku delegacji lub pracy zdalnej?

• Czy zwrot kosztów dojazdu podlega opodatkowaniu?

• Jakie dokumenty trzeba przedstawić, aby otrzymać zwrot?

• Czy zwrot kosztów dotyczy także dojazdów prywatnym samochodem?

• Czy dofinansowanie dojazdów do pracy może być dobrowolnym benefitem?

• Jakie są różnice w przepisach dla sektora publicznego i prywatnego?

Czy pracodawca ma obowiązek zwrotu kosztów dojazdu do pracy?

Nie każdy może pracować zdalnie. Dla wielu osób codzienny dojazd do biura, zakładu produkcyjnego czy miejsca świadczenia usług to codzienność. A to oznacza czas, zmęczenie i oczywiście koszty. Pytanie, czy pracodawca ma obowiązek ich zwrotu?

👉🏻Sprawdź najnowsze oferty pracy zdalnej na Asistwork - zarabiaj legalnie bez wychodzenia z domu.

W większości przypadków odpowiedź brzmi: nie. Pracodawca nie musi zwracać kosztów dojazdu do pracy, nawet jeśli zatrudniony dojeżdża z innej miejscowości. Jeżeli pracownik sam zdecydował się przyjąć ofertę pracy oddaloną od swojego miejsca zamieszkania, ponosi związane z tym wydatki na własną rękę.

Nie oznacza to jednak, że nie ma żadnych wyjątków. W niektórych branżach i sytuacjach zwrot kosztów dojazdu jest obowiązkowy. Przykładowo, dotyczy to służb mundurowych, które mogą otrzymać zwrot kosztów dojazdu zgodnie z odrębnymi przepisami. Pracodawca musi też pokryć koszty, jeśli to on oddelegował pracownika do pracy w innej lokalizacji niż ta pierwotnie wskazana w umowie.

Poza tym zwrot lub dofinansowanie kosztów przejazdów może być również dobrowolnym benefitem i częścią pakietu pozapłacowego, którym firmy kuszą kandydatów, zwłaszcza gdy siedziba znajduje się w miejscu słabo skomunikowanym lub mniej atrakcyjnym lokalizacyjnie. Czasem można liczyć także na udostępnienie pracownikom pojazdów służbowych.

Rada: Jeśli nie chcesz polegać na dobrej woli pracodawcy, lepiej już na etapie rekrutacji sprawdzaj lokalizację firmy i realne koszty dojazdu. Warto też porównać oferty pracy bliżej domu. Codzienne podróże mogą szybko odbić się na portfelu i samopoczuciu.

W jakich sytuacjach przysługuje zwrot kosztów dojazdu?

Choć co do zasady pracodawca nie ma obowiązku zwracania kosztów dojazdu, istnieje kilka wyjątków, które warto znać. Sprawdź, czy znajdujesz się w jednej z grup uprawnionych do zwrotu lub przynajmniej możesz liczyć na korzyści z racji codziennych podróży do pracy.

Dobrowolne świadczenie pracodawcy

Niektóre firmy wprowadzają zwrot kosztów dojazdu jako benefit pozapłacowy dla pracowników. Może to dotyczyć wszystkich zatrudnionych lub tylko tych, którzy mieszkają dalej od siedziby firmy. Taki zwrot może być:

• uzależniony od odległości między miejscem zamieszkania a pracą,

• ustalony jako stały ryczałt (np. 200 zł miesięcznie),

• uregulowany w umowie o pracę, regulaminie wynagradzania lub układzie zbiorowym pracy.

Warto zapytać o to jeszcze na etapie rekrutacji albo zajrzeć do firmowego regulaminu.

Podróże służbowe i delegacje

Jeśli jesteś oddelegowany do wykonywania pracy poza miejscem, które wskazano w Twojej umowie, pracodawca ma obowiązek zwrócić koszty dojazdu. Dotyczy to zarówno delegacji krajowych, jak i zagranicznych. W takiej sytuacji rozliczane są bilety, kilometrówka czy koszty paliwa.

Grupy zawodowe objęte odrębnymi przepisami

Są zawody, w których ustawa gwarantuje zwrot kosztów dojazdu i to niezależnie od dobrej woli pracodawcy. Obowiązkowy zwrot dotyczy między innymi:

• policjantów,

• strażników granicznych,

• sędziów,

• prokuratorów.

Co więcej, świadczenie to jest zwolnione z podatku, co oznacza, że nie trzeba odprowadzać od niego zaliczki na PIT.

Zwrot kosztów dojazdu z Funduszu Pracy

Jeśli zostałeś zatrudniony za pośrednictwem urzędu pracy, możesz ubiegać się o zwrot kosztów dojazdu z Funduszu Pracy, o ile:

• Twoje zarobki nie przekraczają 200% minimalnego wynagrodzenia,

• dostarczysz dokumentację poniesionych kosztów (np. bilety, faktury za paliwo, itp.).

Wniosek składa się w urzędzie pracy, najlepiej jeszcze przed rozpoczęciem zatrudnienia.

Ulga podatkowa w PIT

Jeśli nie przysługuje Ci bezpośredni zwrot, możesz przynajmniej odliczyć koszty dojazdu od dochodu w rocznym rozliczeniu PIT. Z ulgi mogą skorzystać osoby zatrudnione na umowę o pracę, a kwoty ryczałtowe wynoszą:

• 300 zł miesięcznie, jeśli miejsce pracy znajduje się w innej miejscowości niż miejsce zamieszkania,

• 250 zł miesięcznie, jeśli mieszkasz i pracujesz w tej samej miejscowości.

To nie jest może pełen zwrot, ale pozwala obniżyć podstawę opodatkowania, a co za tym idzie, zmniejszyć podatek do zapłaty. Wynika on z podwyższonych kosztach uzyskania przychodu.

Jakie formy zwrotu za dojazdy są najczęściej stosowane?

Zwrot kosztów dojazdu może przybierać różne formy. Wszystko zależy od tego, czy odpowiada za niego pracodawca, czy np. urząd pracy, oraz jakim środkiem transportu się poruszasz. Warto wiedzieć, czego można się spodziewać i jakie rozwiązanie może być najkorzystniejsze w Twoim przypadku.

Bilety na komunikację miejską

Jedną z najprostszych form zwrotu kosztów jest refundacja biletów. Dotyczy to osób korzystających z autobusów, tramwajów czy pociągów. Pracodawca lub urząd pracy może zwracać rzeczywiste koszty, pod warunkiem przedstawienia stosownych dokumentów, np. paragonów, faktur lub biletów miesięcznych.

Kilometrówka

Dla tych, którzy dojeżdżają własnym samochodem, stosuje się tzw. kilometrówkę, czyli zwrot uzależniony od liczby przejechanych kilometrów. Wysokość stawki za 1 km określana jest przepisami lub wewnętrznymi zasadami firmy. Ta forma jest szczególnie popularna przy delegacjach, ale może też funkcjonować jako forma regularnego zwrotu dla pracowników dojeżdżających spoza miejscowości.

Ryczałt

W wielu przypadkach zwrot kosztów przyjmuje formę ryczałtu, czyli stałej, comiesięcznej kwoty, niezależnej od faktycznych wydatków. To wygodne rozwiązanie zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika. Nie trzeba gromadzić dokumentów ani rozliczać każdego biletu. Wysokość ryczałtu zwykle zależy od odległości między miejscem zamieszkania a pracą.

Zwrot z Funduszu Pracy

Osoby skierowane do pracy, stażu lub szkolenia przez urząd pracy mogą liczyć na zwrot kosztów dojazdu z Funduszu Pracy, o ile:

• dochód nie przekracza 200% minimalnego wynagrodzenia,

• posiadają skierowanie z urzędu pracy,

• dokumentują poniesione koszty (np. bilety, faktury za paliwo).

Zwrot ten przysługuje maksymalnie przez 12 miesięcy, a wniosek należy złożyć w lokalnym urzędzie pracy. Dofinansowanie obejmuje zarówno dojazdy na staż, jak i szkolenia, pod warunkiem że odbywają się poza miejscem zamieszkania.

Jak widać, możliwości jest kilka i choć nie każda z nich oznacza pełną rekompensatę, to w wielu przypadkach warto zawalczyć przynajmniej o częściowy zwrot.

Czy zwrot kosztów dojazdu musi być zapisany w umowie?

Jeśli liczysz na to, że pracodawca pokryje Twoje koszty dojazdu do pracy, najpierw sprawdź dokumenty, które regulują zasady zatrudnienia w Twojej firmie. W większości przypadków zwrot nie przysługuje automatycznie i musi wynikać z konkretnych zapisów.

Gdzie powinny znaleźć się zapisy o zwrocie?

Zwrot kosztów dojazdu powinien być ujęty w tzw. przepisach wewnątrzzakładowych, takich jak:

• umowa o pracę (jeśli pracodawca uwzględnił go indywidualnie),

• regulamin wynagrodzeń,

• układ zbiorowy pracy.

Jeśli w którymś z tych dokumentów znajdują się odpowiednie zapisy, masz podstawy, by ubiegać się o zwrot. Pracodawca może przy tym stosować różne kryteria, np. uzależniać wysokość zwrotu od długości trasy dojazdu.

Kiedy zwrot przysługuje bez zapisu w umowie?

Są też sytuacje, gdy nie potrzeba umownego potwierdzenia, by móc skorzystać z rekompensaty:

• Ulga podatkowa w PIT – Nie wymaga zgody pracodawcy, bo rozliczasz ją samodzielnie w zeznaniu rocznym. Możesz odliczyć 250 zł miesięcznie (praca w tej samej miejscowości) lub 300 zł (praca poza miejscem zamieszkania).

• Zwrot z Funduszu Pracy – Zależy od decyzji urzędu pracy, nie od firmy, która Cię zatrudnia. Wymagane jest jednak spełnienie określonych kryteriów.

• Służby mundurowe – W przypadku np. policjantów czy prokuratorów zwrot kosztów dojazdu wynika z przepisów ustawowych, niezależnie od zapisów umowy.

Zatem jeżeli zwrot ma być przyznawany przez pracodawcę, najlepiej upewnić się, że został odpowiednio uregulowany. Jeśli nie ma o tym mowy w dokumentach, warto dopytać dział HR lub przełożonego, czy istnieje szansa na takie wsparcie.

Jak wygląda zwrot kosztów w przypadku delegacji?

W przypadku delegacji przepisy są jasne. Obowiązek zwrotu kosztów podróży służbowej reguluje Kodeks pracy. Co istotne, nie zależy on od dobrej woli pracodawcy, a od przepisów prawa.

Art. 775⁵ § 1 Kodeksu pracy

"Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową."

Jak wygląda rozliczanie delegacji? Na podstawie wspomnianego artykułu i rozporządzeń wykonawczych, pracownikowi przysługuje pełny zwrot następujących kosztów:

• Koszty przejazdu - Komunikacją publiczną (na podstawie okazanych biletów lub faktur) lub samochodem prywatnym (według tzw. kilometrówki, czyli ryczałtu ustalonego od pojemności silnika).

• Dodatkowe koszty - Opłaty za autostrady, parkingi, przejazdy mostami, przewóz bagażu itp.

• Diety i noclegi - Pracownikowi przysługuje także dieta za każdy dzień podróży służbowej oraz zwrot kosztów zakwaterowania, jeśli nocował poza miejscem zamieszkania.

Wszystkie te świadczenia są wolne od podatku dochodowego, pod warunkiem, że mieszczą się w określonych limitach. Delegacja nie powinna zatem powodować strat po stronie pracownika, a wszystkie niezbędne wydatki powinny zostać pokryte. Jest to szczególnie dobra wiadomość dla pracowników mobilnych, czyli takich, których praca polega w dużej mierze na przemieszczaniu się w ramach obowiązków wynikających ze stosunku pracy.

 

💡Przeczytaj także: Rozliczenie czasu pracy kierowcy – praktyczny przewodnik

Jak wygląda zwrot kosztów w przypadku pracy zdalnej?

W sytuacji, gdy wykonujesz swoje obowiązki z domu, to, mówiąc wprost, nikt nie będzie Ci zwracał kosztów dojazdu, bo zwyczajnie nigdzie nie dojeżdżasz. W przypadku pracy zdalnej dużo częściej mowa jest o zwrocie kosztów eksploatacyjnych (np. prąd, internet) albo o zapewnieniu niezbędnych narzędzi pracy, jak laptop czy telefon. Ale są wyjątki.

Jeśli pracownik zdalny zostanie wezwany do siedziby firmy, np. na szkolenie, spotkanie czy ważne rozmowy, to taki wyjazd może zostać potraktowany jako podróż służbowa. Oznacza to, że przysługuje zwrot kosztów przejazdu na dokładnie takich samych zasadach, jak w przypadku standardowej delegacji (czyli np. bilety, kilometrówka, dieta, parking, itd.). Warto mieć to na uwadze, nawet siedząc z laptopem przy kuchennym stole, czasem jednak można "pojechać służbowo" i odzyskać za to parę groszy.

Czy zwrot kosztów dojazdu podlega opodatkowaniu?

W wielu przypadkach zwrot kosztów dojazdu do pracy jest traktowany jako przychód pracownika, a więc podlega opodatkowaniu i może wiązać się z obowiązkiem odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy pracodawca zwraca Ci poniesione wydatki (np. za bilety czy paliwo) poza jasno określonymi wyjątkami.

Warto sprawdzić, czy zwrot kosztów dojazdu wiąże się również z odprowadzeniem składek ZUS. Niektóre formy rekompensaty mogą tego wymagać. W tym zakresie dobrze zajrzeć do regulaminu wynagrodzeń, interpretacji ZUS lub aktualnych przepisów podatkowych.

Z kolei w rozliczeniu rocznym PIT (np. PIT-37) musisz pamiętać o odpowiednim ujęciu takich zwrotów, jeśli miały one miejsce. Przydadzą się wtedy dokumenty potwierdzające poniesione koszty, np. paragony, bilety, faktury.

Wyjątkiem są m.in. podróże służbowe oraz zwroty przyznane na podstawie ustaw (np. dla służb mundurowych). Mogą one być zwolnione z podatku, jeśli spełniają określone warunki. Dlatego zawsze warto dopytać dział kadr lub księgowość, zanim uznasz, że zwrot „wpadł Ci za darmo”.

Jakie dokumenty trzeba przedstawić, aby otrzymać zwrot za dojazdy?

Jeśli chcesz dostać zwrot kosztów dojazdu, musisz zadbać o dowody. Bez nich pracodawca raczej nie kiwnie palcem, a urząd skarbowy na pewno nie przyjmie nic „na słowo honoru”. Przygotuj i przechowuj takie dokumenty jak:

• bilety komunikacji publicznej (papierowe lub elektroniczne),

• paragony lub faktury, np. za paliwo czy przejazdy autostradami,

• inne potwierdzenia poniesionych wydatków, np. potwierdzenia opłat parkingowych.

Ważne jest, żebyś dokładnie dokumentował każdy koszt, bo to ułatwi pracodawcy ocenę zasadności zwrotu i jego rozliczenie. Dodatkowo taka dokumentacja może Ci się przydać, gdy będziesz wypełniać roczne zeznanie podatkowe (np. przy odliczeniach w PIT). Nie warto więc wyrzucać biletów do kosza. Mogą się przydać bardziej, niż myślisz.

Czy zwrot kosztów dotyczy także dojazdów prywatnym samochodem?

Korzystasz z własnego auta na polecenie pracodawcy (np. w ramach delegacji lub obowiązków służbowych)? W takim razie możesz liczyć na zwrot kosztów według stawek tzw. kilometrówki. Zwrot może też przysługiwać, gdy pracodawca sam zdecyduje się dofinansować Twoje codzienne dojazdy do pracy własnym samochodem. Wszystko zależy od jego dobrej woli i zasad obowiązujących w firmie.

Czy dofinansowanie dojazdów do pracy może być dobrowolnym benefitem?

Wiele firm oferuje dopłaty do dojazdów jako benefit, zwłaszcza gdy chcą zachęcić pracowników do powrotu do biura, zrekompensować kiepską lokalizację siedziby albo po prostu zadbać o większy komfort zespołu. Taka forma wsparcia może przyjąć różne formy, od doładowań na kartę miejską po ryczałt wypłacany co miesiąc. Czasem firmy decydują się też na udostępnienie pracownikom samochodów służbowych.

Jakie są różnice w przepisach dla sektora publicznego i prywatnego?

To, czy pracujesz w sektorze publicznym, czy prywatnym, wpływa na to, jakie przepisy regulują zwrot kosztów dojazdów, zwłaszcza w przypadku delegacji. Jeśli jesteś zatrudniony w jednostce budżetowej (np. urzędzie), obowiązuje Cię Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. Jasno określa ono stawki diet, zasady rozliczania noclegów i zwrotu kosztów przejazdu. W sektorze prywatnym podstawą prawną jest Kodeks pracy, a konkretnie art. 77⁵ §1, który daje ogólne prawo do zwrotu kosztów podróży służbowej. Szczegóły są jednak ustalane wewnętrznie, np. w regulaminie wynagrodzeń lub umowie. Zatem sektor publiczny ma sztywne reguły, a sektor prywatny większą elastyczność.

Zwrot kosztów dojazdu do pracy - najważniejsze informacje

Pracodawca nie ma obowiązku zwrotu kosztów dojazdu do pracy, chyba że jest to zapisane w umowie, regulaminie wynagradzania, lub dotyczy specyficznych grup zawodowych. W wielu przypadkach zwrot dojazdu stanowi benefit pozapłacowy lub może wynikać z przepisów ustawowych, jak ma to miejsce w przypadku służb mundurowych.

Zwykle pracodawca nie jest zobowiązany do zwrotu kosztów, chyba że wynika to z przepisów szczególnych, takich jak delegacje lub zwrot z Funduszu Pracy.

• Możliwe formy zwrotu to: bilety na komunikację miejską, kilometrówka, ryczałt miesięczny oraz dofinansowanie z Funduszu Pracy.

• Dla pracowników zdalnych zwrot kosztów dojazdu jest rzadkością, chyba że konieczny jest wyjazd służbowy.

• Jeśli koszt dojazdu nie jest zwracany przez pracodawcę, warto rozważyć odliczenie tych kosztów w rozliczeniu rocznym w PIT.

Mimo że pracodawcy nie mają obowiązku zwrotu kosztów dojazdu do pracy, mogą zdecydować się na dobrowolne pokrycie tych wydatków, zwłaszcza jeśli przewidują to umowy, regulaminy czy układy zbiorowe. Należy jednak pamiętać, że finansowanie dojazdów wiąże się z dodatkowymi kosztami pracy, które wpływają na całkowite koszty pracodawcy, a te mogą mieć istotne znaczenie przy podejmowaniu decyzji o wdrożeniu takiej praktyki.