Czym jest układ zbiorowy pracy i co może zawierać?

Czy w firmie, w której pracujesz, obowiązuje układ zbiorowy pracy? Czy może pracodawca wspominał o zbiorowych porozumieniach, ale nie jest dla Ciebie jasne, co dokładnie zawierają? Układ zbiorowy to akt, który może znacząco poprawić warunki pracy – od wyższych pensji, premii i dodatków po dłuższe urlopy, elastyczny czas pracy i dodatkowe świadczenia. W praktyce to często najskuteczniejszy sposób, by pracownicy jako grupa uzyskali lepsze warunki niż przewiduje Kodeks pracy. W tym artykule wyjaśniamy, czym dokładnie jest układ zbiorowy pracy, kogo obowiązuje, jak się go zawiera, a także jakie konkretne postanowienia może zawierać i w jaki sposób wpływa na Twoją umowę i regulamin pracy.

Układ zbiorowy pracy – co to takiego?

Układ zbiorowy pracy to normatywne porozumienie zawierane między pracodawcą (lub grupą pracodawców/organizacją pracodawców) a organizacją związkową (lub organizacjami związkowymi), które określa prawa i obowiązki stron stosunku pracy oraz szczególne warunki zatrudnienia w danym zakładzie lub branży. Jest on prawnie wiążący dla wszystkich pracowników objętych jego postanowieniami oraz dla pracodawcy (lub pracodawców), z którymi został zawarty.

Układ zbiorowy pracy jest umową zbiorową, która normatywnie reguluje m.in. wynagrodzenia, czas pracy, dodatkowe świadczenia, zasady awansów, procedury rozwiązywania sporów zbiorowych oraz inne kwestie warunków zatrudnienia. Jego zapisy mają charakter źródła prawa pracy i mają pierwszeństwo przed regulaminem pracy oraz umową o pracę, o ile nie są mniej korzystne dla pracownika niż przepisy prawa.

Obecnie układ zbiorowy pracy jest uregulowany ustawą z dnia 5 listopada 2025 r. o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych (do 12 grudnia 2025 r. regulowany był działem 11 Kodeksu pracy). Dodatkowo konstytucyjną podstawą jest art. 59 ust. 2 Konstytucji RP, który gwarantuje prawo do rokowań zbiorowych oraz zawierania układów zbiorowych pracy.

Rodzaje układów zbiorowych pracy

Układy zbiorowe pracy dzielą się głównie na dwa rodzaje: zakładowy układ zbiorowy pracy oraz ponadzakładowy układ zbiorowy pracy. Oba mają charakter normatywny, są wynikiem rokowań zbiorowych między pracodawcą (lub pracodawcami) a organizacją związkową i regulują szczególne warunki zatrudnienia, ale różnią się poziomem, na którym są zawierane.

Zakładowy układ zbiorowy pracy

Zakładowy układ zbiorowy pracy zawierany jest na poziomie jednego zakładu pracy między pracodawcą a działającą u niego zakładową organizacją związkową (lub kilkoma organizacjami związkowymi reprezentowanymi wspólnie). Jego postanowienia dotyczą zasadniczo tylko pracowników zatrudnionych w tym konkretnym zakładzie, chyba że strony zapiszą inaczej (np. w przypadku grupy spółek lub kilku jednostek organizacyjnych).

Typowym przedmiotem takiego układu są m.in. wysokość wynagrodzeń, premie, dodatki, czas pracy, zasady awansów, procedury postępowania dyscyplinarnego czy inne świadczenia dodatkowe, o ile nie są one mniej korzystne niż przepisy prawa. Układ ten musi być zawarty w formie pisemnej i zarejestrowany przez właściwy urząd pracy, aby uzyskać pełną moc wiążącą.

Ponadzakładowy układ zbiorowy pracy

Ponadzakładowy układ zbiorowy pracy obejmuje wiele zakładów pracy lub kilku pracodawców, często z jednej branży lub regionu, i może dotyczyć szerokiego grona pracowników zatrudnionych w różnych firmach. Zawierany jest zwykle przez organizacje związkowe i organizacje pracodawców (lub grupę pracodawców niezrzeszonych), a jego zapisy mogą dotyczyć np. standardów wynagrodzeń, zasad pracy w porze nocnej, czasu pracy czy specyficznych świadczeń sektorowych.

Ponadzakładowy układ ma charakter bardziej „branżowy” lub „sektorowy” i po rejestracji wiąże wszystkich pracodawców i pracowników objętych jego zakresem. Podobnie jak układ zakładowy, nie może on naruszać przepisów Kodeksu pracy ani innych aktów prawnych, a jego zapisy są bardziej korzystne dla pracownika niż ustawowe.

Co może zawierać układ zbiorowy pracy?

Układ zbiorowy pracy może zawierać zobowiązania dotyczące warunków zatrudnienia oraz wzajemne porozumienia między pracodawcą a pracownikami (lub organizacją związkową) w ramach zakładu lub branży.

• zasady wynagradzania pracowników, w tym dodatki i premie regulaminowe,

• systemy czasu pracy, rozkłady oraz okresy rozliczeniowe (zgodnie z art. 150 § 1 Kp),

• limity godzin nadliczbowych w roku przekraczające standardowe 150 godzin (art. 151 § 1 Kp),

• szczegółowe reguły udzielania urlopów wypoczynkowych i innych,

• formy ochrony przed zwolnieniem lub wypowiedzeniem,

• dodatkowe przerwy w pracy (do 60 minut, niewliczane do czasu pracy),

• kryteria i zasady przyznawania premii,

• zasady szkoleń, doskonalenia zawodowego,

• zasady dostępu do benefitów socjalnych, np. dopłat do posiłków czy ubezpieczeń grupowych,

• procedury awansów i kryteria oceny pracowników,

• cele oraz zakres monitoringu pracownika w firmie,

• współpracę ze związkami zawodowymi i procedury zmian.

WAŻNE: Postanowienia układu zbiorowego pracy nie mogą zawierać warunków mniej korzystnych dla pracowników niż te, które przewiduje Kodeks pracy! Jeśli układ zbiorowy zawiera przepisy mniej korzystne niż Kodeks pracy (np. ogranicza czas urlopu, zmniejsza dodatki za pracę w porze nocnej), to takie postanowienie uznaje się za nieważne (nie ma skutku prawnego); obowiązują wtedy przepisy Kodeksu pracy.

Kogo obowiązuje układ zbiorowy pracy?

Postanowienia układu zbiorowego obowiązują wszystkie osoby zatrudnione przez danego pracodawcę (czy też grupę pracodawców objętych układem), czyli przede wszystkim pracowników zatrudnionych na umowę o pracę (w tym na czas określony, nieokreślony, okres próbny, staż itd.). Ewentualnie – jeśli tak określono w układzie – układ zbiorowy pracy może obejmować również osoby świadczące pracę na innych podstawach (np. na umowę zlecenie lub umowę o dzieło), pod warunkiem że ich praca jest zatrudnieniem w ramach tego samego zakładu. Układ zbiorowy obejmuje także byłych pracowników będących emerytami lub rencistami, chyba że przepisy szczególne lub sam układ przewidują inaczej.

Prawo pracy określa katalog osób, których nie objęto układem zbiorowym, nawet jeśli pracują w organizacji, u której działa układ. Do tych grup należą m.in.:

• członkowie korpusu służby cywilnej,

• pracownicy urzędów państwowych zatrudnieni na podstawie mianowania i powołania,

• pracownicy samorządowi zatrudnieni na podstawie wyboru, mianowania i powołania w urzędach marszałkowskich, starostwach powiatowych, urzędach gminy, biurach związków jednostek samorządu terytorialnego, biurach jednostek administracyjnych, jednostek samorządu terytorialnego,

• sędziowie, asesorzy sądowi i prokuratorzy.

Jak przebiega zawarcie i rejestracja układu zbiorowego pracy?

Zawarcie układu zbiorowego pracy przebiega w kilku etapach: inicjatywy, rokowań między pracodawcą a związkami zawodowymi, uzgodnienia postanowień, sporządzenia projektu, podpisania i rejestracji.

Kto może zainicjować układ? Prawo do wystąpienia z inicjatywą zawarcia układu mają organizacje pracodawców uprawnione do zawarcia układów zbiorowych oraz ponadzakładowe organizacje związkowe reprezentujące pracowników, dla których ma być zawarty układ. W przypadku układu zakładowego inicjatywa może również pochodzić od reprezentatywnej zakładowej organizacji związkowej.

Wstępne powiadomienie i rozpoczęcie rokowań. Podmiot, który wystąpił z inicjatywą zawarcia układu, ma obowiązek skierować odpowiednie powiadomienia do wszystkich organizacji związkowych reprezentujących pracowników, dla których ma być zawarty układ, a w przypadku układu zakładowego – w celu wspólnego prowadzenia rokowań. Od tego momentu strony przystępują do rokowań.

Rokowania (negocjacje). Podczas rokowań strony ustalają warunki układu, np. w zakresie wynagrodzeń, premii, dodatków, czasu pracy, urlopów oraz innych świadczeń socjalnych i dodatkowych korzyści. Warunkiem prowadzenia rokowań jest uczestnictwo w nich co najmniej jednej reprezentatywnej zakładowej organizacji związkowej (w przypadku układu zakładowego). Wszystkie strony układu mają obowiązek prowadzić rokowania w dobrej wierze i z poszanowaniem interesów drugiej strony.

Uzgodnienie postanowień i projekt układu. Jeśli strony dojdą do porozumienia, sporządza się projekt układu zbiorowego, który powinien zawierać m.in. zakres jego obowiązywania (pracodawcy, zakład/y, grupa pracowników), siedziby stron układu, datę obowiązywania (czas określony lub nieokreślony). Projekt układu musi być zatwierdzony przez odpowiednie organy zarządcze pracodawcy oraz organy związkowe (np. zarząd organizacji związkowej).

Zawarcie i forma układu. Układ zbiorowy jest zawierany w formie pisemnej, na czas określony lub nieokreślony. Podpisują go przedstawiciele pracodawcy (albo organizacji pracodawców) i reprezentatywnych organizacji związkowych.

Rejestracja układu. W zależności od rodzaju układu, musi on zostać zarejestrowany przez odpowiedni organ. Układ ponadzakładowy jest rejestrowany przez ministra właściwego do spraw pracy, a układ układ zakładowy – przez okręgowego inspektora pracy. Wnioski o rejestrację składają strony układu, a instytucja sprawdza, czy układ nie sprzeciwia się przepisom prawa. Obowiązują następujące terminy złożenia wniosku o rejestrację od dnia zawarcia układu: dla układu ponadzakładowego – 3 miesiące, dla układu zakładowego – 1 miesiąc. Po zarejestrowaniu układ staje się wiążący dla wszystkich objętych nim pracowników.

Układ zbiorowy pracy a regulamin pracy i umowa o pracę

Układ zbiorowy pracy, regulamin pracy i umowa o pracę to trzy różne źródła prawa pracy, które wzajemnie się uzupełniają, ale mają różną rangę i funkcję w stosunku pracy.

Umowa o pracę to indywidualny akt ustalający stosunek pracy między konkretnym pracodawcą a pracownikiem. Zawiera podstawowe warunki, takie jak stanowisko, rodzaj pracy, miejsce i czas pracy, wysokość wynagrodzenia, okres próbny, czas badań lekarskich itp.

Regulamin pracy to akt wewnętrznego prawa pracy, który dotyczy wyłącznie pracowników danego zakładu. Określa on przede wszystkim organizację pracy i czasu pracy (w tym grafik), obowiązki pracownika (np. bycie na stanowisku, zasady postępowania), zasady BHP i postępowania dyscyplinarnego. Nie może on uregulować warunków wynagrodzenia – to robi albo regulamin wynagradzania, albo układ zbiorowy.

Układ zbiorowy to akt wewnętrznej regulacji pracy, zawierany między pracodawcą (lub organizacją pracodawców) a organizacją związkową. Układ może zawierać m.in. warunki wynagrodzenia (stawki, premie, dodatki, system wynagradzania), zmianę czasu pracy, dozwolony czas godzin nadliczbowych, dłuższe urlopy, dodatkowe świadczenia (np. ubezpieczenia, dofinansowania), inne warunki zatrudnienia korzystniejsze niż w ustawie.

Jakie są plusy i minusy układów zbiorowych pracy?

Układ zbiorowy pracy ma swoje korzyści zarówno dla pracowników, jak i pracodawców, ale także rodzi pewne ograniczenia i ryzyka.

Zalety dla pracowników

• lepsze wynagrodzenie, premie, dodatki i inne świadczenia niż w ustawie,

• wyższa stabilność zatrudnienia i większa przewidywalność warunków (np. trwania urlopów, czasu pracy, procedur postępowania dyscyplinarnego),

• możliwość skutecznego wpływu na warunki pracy przez organizację związkową (np. udział w decyzjach dotyczących premii, zmian organizacji pracy),

• uzyskanie dodatkowych świadczeń socjalnych (n.p. ubezpieczenie zdrowotne, dofinansowanie kultury, sportu, opieka nad dziećmi),

• zwiększenie satysfakcji, motywacji i zaangażowania pracowników.

Zalety dla pracodawcy

• budowanie pozytywnej reputacji pracodawcy – co ułatwia nabór wykwalifikowanych pracowników,

• zwiększenie zaangażowania i lojalności kadry, co może przekładać się na niższą rotację pracowników i większą efektywność,

• zmniejszenie liczby sporów i konfliktów społecznych, ponieważ warunki są jasno ustalone i wynegocjowane,

• możliwość standaryzacji zasad zatrudnienia w całej firmie lub w kilku zakładach (szczególnie w przypadku układów międzyzakładowych),

• lepsze zarządzanie kadrami, bo w układzie można zawrzeć konkretne procedury (np. awansy, promocje, premie, likwidacje stanowisk).

Ograniczenia dla pracowników

• utrata elastyczności – jeśli warunki są narzucone układem, mogą nie uwzględniać specyfiki pracy pojedynczego pracownika,

• ryzyko trudności z zapewnieniem indywidualnych warunków (np. elastycznego czasu pracy, nietypowego wynagrodzenia) w całości,

• w przypadku rozwiązania układu pracownik może stracić pewne dodatkowe świadczenia (np. premie, dodatki, urlopy).

Ograniczenia dla pracodawcy

• trudność w elastycznym zarządzaniu wynagrodzeniami i kosztami pracy (np. trudniej zmienić system premii, jeśli został uregulowany układem),

• konieczność prowadzenia rokowań przy każdej istotnej zmianie warunków (np. podwyżki, zmiany czasu pracy), co może trwać długo i wymaga negocjacji,

• wyższe koszty (np. zwiększone wynagrodzenia, dodatkowe świadczenia) mogą obciążać budżet firmy, zwłaszcza w czasach trudności ekonomicznych,

• układ może być trudny w implementacji, jeśli określa mnóstwo szczegółowych zasad, które ciężko potem obsługiwać kadrowo.

Często zadawane pytania

Kto musi zawrzeć układ zbiorowy pracy?

Układu zbiorowego pracy nie musi zawrzeć żaden pracodawca – to porozumienie o charakterze dobrowolnym. Zawiera się go tylko wtedy, gdy organizacja pracodawców (lub sami pracodawcy) oraz organizacja związkowa zdecydują się na prowadzenie rokowań i dojście do porozumienia.

Co oznacza, że pracownik nie jest objęty układem zbiorowym pracy?

Oznacza to, że ten pracownik nie podlega postanowieniom układu, np. dlatego, że nie pracuje w zakładzie, u którego obowiązuje dany układ, albo został wyraźnie wyłączony z jego zakresu.

Kiedy układ zbiorowy, a kiedy regulamin pracy?

Układ zbiorowy stosuje się, gdy chce się uregulować warunki zatrudnienia w sposób korzystniejszy dla pracownika niż przewiduje ustawodawca, szczególnie w zakresie wynagradzania, premii, dodatków i innych świadczeń. Regulamin pracy natomiast jest narzędziem do ustalenia wewnętrznych zasad organizacji pracy: czasu pracy, grafików, obowiązków pracowników, BHP i postępowania dyscyplinarnego, a także jest dokumentem obowiązkowym (lub powszechnie stosowanym) w zakładach od określonej liczby pracowników.

Czy pracodawca może wypowiedzieć układ zbiorowy?

Tak, pracodawca (lub organizacja pracodawców) może wypowiedzieć układ zbiorowy, ale tylko w sposób określony w samym układzie lub w ustawie. Zazwyczaj wymagane jest wypowiedzenie z odpowiednim okresem wypowiedzenia (np. 3-6 miesięcy) i często konieczne jest prowadzenie rokowań z organizacją związkową.