Nieefektywność pracownika jako przyczyna wypowiedzenia umowy o pracę

Nieustannie wzrastająca inflacja oraz sytuacja gospodarcza coraz częściej skłania pracodawców do przyspieszenia zmian organizacyjnych w swoich przedsiębiorstwach, a co za tym idzie — coraz częściej rezygnują z norm czasu pracy na rzecz efektywności i jakości pracy. Oznacza to, że przy niskim wyniku pracy pracownika może on otrzymać wypowiedzenie podczas redukcji etatów. Jeśli nie osiąga wyników pracy porównywalnych do osób zatrudnionych na tym samym stanowisku, może zostać zastąpiony pracownikiem, który będzie w stanie realizować założone przez pracodawcę cele. Również orzecznictwo Sądu Najwyższego orzeka, że pracodawcy przysługuje prawo doboru pracowników do osiągania przewidzianych wyników mających na celu efektywne prowadzenie działalności gospodarczej. Dowiedz się, czy pracodawca ma prawo zwolnić nieefektywnego pracownika bez podania przyczyny, jak można mierzyć efektywność pracownika, jak zaradzić niskiej efektywności pracowników, jakie prawa przysługują pracownikowi w przypadku niezawinienia niskim wynikom przedsiębiorstwa oraz czy istnieją alternatywne rozwiązania dla wypowiedzenia umowy z powodu spadku efektywności pracownika.

W niniejszym artykule poruszone zostały następujące zagadnienia:

• Czy nieefektywność pracy pracownika może stanowić podstawę do rozwiązania stosunku pracy;

• Czy pracownik musi otrzymać ostrzeżenie lub szansę na poprawę przed rozwiązaniem umowy;

• Jakie jest ryzyko w przypadku wypowiedzenia umowy z powodu nieefektywności pracownika;

• Jakie są kryteria oceny efektywności pracowników;

• Czy pracodawca musi udowodnić spadek wyników pracownika;

• Jak pracodawca może dokumentować niską wydajność pracownika;

• Jakie prawa przysługują pracownikowi, który otrzymał wypowiedzenie z powodu nieefektywności pracy;

• Czy brak oczekiwanych efektów pracy może wynikać z winy pracodawcy;

• Czy wypalenie zawodowe może wpłynąć na spadek efektywności pracownika;

• Jak zaradzić problemowi nieefektywności pracowników zajmujących stanowiska kierownicze;

• Jakie są alternatywy dla wypowiedzenia umowy z powodu nieefektywności pracownika.

Czy niska efektywność pracownika może być przyczyną rozwiązania umowy?

Ze względu na dynamicznie zmieniającą się sytuację gospodarczą, firmy coraz częściej stosują algorytmy i wskaźniki wydajności mające na celu narzucanie pracownikom tempa pracy. Ich celem jest efektywne prowadzenie działalności gospodarczej. Dlatego też może oczekiwać od pracowników osiągania przewidywanych wyników i należytego wykonywania obowiązków pracowniczych. Zgodnie z prawem doboru pracowników, przedsiębiorca może wypowiedzieć umowę pracownikowi z niską efektywnością, o ile przyczyna wypowiedzenia podana została w sposób jasny i zrozumiały dla obu stron umowy. Może nią być nienależyte wykonywanie umowy zawartej z pracodawcą, brak spodziewanych efektów pracy czy naruszenie obowiązków pracowniczych. Podstawą do rozwiązania stosunku pracy może być również niższa efektywność w porównaniu do pracowników zatrudnionych na równorzędnych stanowiskach.

Niekiedy pomimo posiadanych kwalifikacji czy doświadczenia zawodowego, pracownik nie ma motywacji do aktualizowania swojej wiedzy, jak chociażby zyskania nowych kompetencji cyfrowych. Dotyczy to zwłaszcza pracowników starszych i wypalonych zawodowo, którzy wykonują swoje obowiązki pracownicze dotychczasowymi sposobami, ponieważ się przyzwyczaili i nie widzą potrzeby tego zmieniać. Sprawia to, że pozostają zamknięci na zdobywanie nowej wiedzy czy naukę korzystania z nowych narzędzi, które w dzisiejszych czasach są niezbędne do automatyzacji wielu procesów w firmach, co przekłada się na efektywność pracy pracowników. To z kolei wpływa również na wyniki prowadzonej przez pracodawcę działalności gospodarczej. Pracownicy, którzy pozostają bierni w obliczu dynamicznie zmieniającej się sytuacji gospodarczej i rozwoju nowych technologii, pozostają daleko w tyle, wykonując przez lata pracę starymi metodami.

Warto również wspomnieć o zjawisku quiet quitting, czyli "ciche odchodzenie", które jest szczególnie popularne wśród pokolenia Z. Chociaż z pozoru może wydawać się nieintencjonalnym spadkiem efektywności w pracy wynikającym z wypalenia zawodowego, dotyczy głównie osób młodych. W rzeczywistości jest to szereg działań zamierzonych mających na celu ograniczenie wykonywania pracy do niezbędnego minimum obowiązków, a także objawia się brakiem zaangażowania w rozwój kompetencji zawodowych. Charakteryzuje się bierną postawą pracownika wobec celów biznesowych firmy. Taki pracownik nie angażuje się w dodatkowe działania mające na celu dobro firmy. Jest to częsta odpowiedź pokolenia Z na zbyt wygórowane wymagania pracodawców. Wspomniana postawa ma również na celu zachowanie work-life balance i równowagi emocjonalnej, gdyż pokolenie to jest statystycznie mniej odporne na stres, w tym również związany z pracą. Quiet quitting przekłada się z kolei na nieefektywność w pracy w oczach wielu pracodawców i również może stanowić podstawę do zwolnienia.

Brak chęci rozwoju osobistego, podnoszenia kompetencji zawodowych i otwarcia na nową wiedzę specjalistyczną może dla przełożonego stanowić podstawę do zwolnienia pracownika lub jego degradacji, jeśli jest zatrudniony na stanowisku specjalisty. Zwłaszcza jeśli pozostawanie przy starych metodach znacznie dezorganizowało proces pracy całego zespołu bądź działu albo przekładało się bezpośrednio na niższe wyniki pracodawcy.

Czy pracownik musi przed wypowiedzeniem otrzymać ostrzeżenie lub szansę na poprawę?

Pracodawca nie jest zobowiązany do spełniania żadnych warunków koniecznych do wypowiedzenia umowy o pracę. Oznacza to, że może on zadecydować o jej rozwiązaniu bez wcześniejszego ostrzeżenia pracownika i dania mu szansy na poprawę — leży to w zakresie jego dobrowolności. Jednak w przypadku, gdy zdecyduje się na złożenie ostrzeżenia i poinformuje pracownika o niskiej jakości świadczonej pracy, dając mu szansę na poprawę, taki zabieg w przypadku późniejszego rozwiązania zawartej umowy stanowi wystarczające usprawiedliwienie wypowiedzenia w przypadku orzecznictwa sądowego badającego zasadność wypowiedzenia, o ile nie było to spowodowane z przyczyn niezawinionych przez pracownika. Poza ostrzeżeniem pracodawca ma prawo do udzielenia nagany w pracy, jeśli pracownik notorycznie zaniedbuje obowiązki służbowe i nie stosuje się do poleceń służbowych.

Ryzyko wypowiedzenia umowy z powodu nieefektywności

Umowa o pracę zaliczana jest jako tzw. umowa starannego działania, nie zaś umowa rezultatu. Jednak nie oznacza to, że ocena sumiennego wykonywania obowiązków przez pracownika odbywa się bez oceny wyników wykonywania określonych zadań i efektów świadczonej pracy. Pracodawcy przysługuje prawo do rozwiązania umowy, jeśli pracownik nie osiąga wyników porównywalnych z innymi pracownikami zatrudnionymi na tych samych stanowiskach — nawet z przyczyn niezawinionych, włożenia w wykonywaną pracę wymaganej staranności, wykonywania zadań skrupulatnie i z należytym wykorzystaniem sił. Pracodawca nie ma obowiązku zatrudniania nieefektywnego pracownika.

Podczas odwołania przed orzecznictwem sądowym w przypadku zarzucenia niewłaściwego wykonywania obowiązków pracowniczych może on powołać się na świadków w postaci innych współpracowników w celu potwierdzenia swojej wersji czy też podać niejasną przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie. Dlatego tak ważne jest precyzyjne i zrozumiałe określenie powodu wypowiedzenia umowy przez pracodawcę. Warto pamiętać, że przy ocenie spadku efektywności pracownika powinna być brana pod uwagę ocena jego dotychczasowego sposobu realizacji obowiązków pracowniczych. Oznacza to, że podczas oceny powinien być brany pod uwagę cały okres zatrudnienia, a nie tylko okres czasu, w którym doszło do pogorszenia jakości jego pracy. Taka ocena powinna być uwzględniona podczas rozwiązywania stosunku pracy z pracownikiem. Dobrym rozwiązaniem może być również rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia, na przykład za porozumieniem stron, co często pomaga oszczędzić pracodawcy rozpraw sądowych za zwolnienie pracownika z powodu niskiej efektywności.

Kryteria oceny efektywności pracowników

Ocena efektywności pracownika nie należy do zadań prostych, gdyż wynika często z cech indywidualnych pracownika, zaś jego nieefektywność może wynikać z przyczyn niezawinionych. Istnieją jednak metody pomiaru efektywności, które sprawdzają się w niektórych zawodach — zwłaszcza takich, w których jest ona mierzalna przez osiąganie określonych norm czy opierających się na wykonywaniu powierzonych zadań. Istnieje kilka sposobów na pomiar efektywności pracowników:

1. Zapiski i obserwacje — Jedną z metod jest prowadzenie obserwacji i zapisków. Metoda ta sprawdza się w przypadku, kiedy efekty pracy pracownika są realnie mierzalne, jak chociażby ilość napisanych znaków, wykonanych zadań, podpisanych umów z klientami czy inne czynniki, których zestawienie można wykonywać w programach (np. Excelu) czy podliczać w tabelkach. Pomaga to również pracownikowi nadzorować efekty swojej pracy i kontrolować zadania do zrealizowania. Jednak warto pamiętać, że nie tylko liczby decydują o zrealizowanych zadaniach, ale również ich trudność i staranne działania prowadzone w celu ich należytego wykonania. Dlatego też zapiski powinny być prowadzone na równi z obserwacjami przełożonego.

2. Aplikacje i narzędzia do pomiaru efektywności — Poza tradycyjnym sposobem pomiaru, istnieje również wiele narzędzi i aplikacji służących do pomiaru efektywności pracownika, zwłaszcza jeśli używa on w swojej pracy komputera, a specyfika wykonywanego przez niego zawodu jest mierzalna. W przeciwieństwie do ręcznego prowadzenia zapisków, aplikacje automatyzują ten proces i w krótkiej chwili są w stanie zrobić zestawienia efektów pracy z całego miesiąca.

3. Audyt personalny — Regularne wykonywanie audytów personalnych w firmie (np. analizy roku czy kwartału) pomaga na podstawie zebranych danych i wywiadów zrobić zestawienie porównawcze z poprzednim okresem. Można je przeprowadzać w obrębie poszczególnych działów lub osób. Zaletą prowadzenia audytów jest możliwość porównywania ze sobą okresów i podejmowania dyskusji, jakie czynniki mogły wpłynąć na spadek wyniku lub co przekłada się na ich wzrost, co pomaga w lepszym planowaniu koniecznych do podjęcia działań w celu poprawy. Audyty mogą pełnić rolę oceny okresowej pracownika.

4. KPI (ang. Key Performance Indicator) — Inaczej kluczowe wskaźniki efektywności. Jest to miara skuteczności działań prowadzonych w konkretnym celu i czasie. Umożliwia sprawdzanie jakości implementowanych rozwiązań i umożliwia śledzenie postępów. Do KPI należą następujące wskaźniki: ilościowe (są to wskaźniki bardzo precyzyjne i łatwe w mierzeniu, np. współczynnik klikalności — CTR, liczba znaków ze spacjami, liczba klientów itp.), jakościowe (są trudniejsze w analizie, niż dane liczbowe, gdyż skupiają się głównie na emocjach i wrażeniach), opóźnione (tak zwany lagging — służy do pomiaru, co się wydarzyło, a nie co aktualnie się dzieje, dlatego analizie podlega to, jak coś prosperuje po upływie określonego czasu, np. miesiąca, kwartału, roku), wyprzedzające (są to wskaźniki prognozujące, przewidujące trendy i szacujące, co ma wydarzyć się w przyszłości) i wejściowe (metryki dotyczące posiadanych zasobów, które mają za zadanie umożliwić realizację wyznaczonych celów). W zależności od branży i zajmowanego stanowiska mogą się od siebie różnić. Na koniec podliczane jest KPI całościowe, co umożliwia lepszy ogląd sytuacji.

5. Porównanie wyników pracowników — Efektywność pracownika można również mierzyć poprzez porównanie z rezultatami pracy innych pracowników zatrudnionych na tym samym stanowisku. Daje to pracodawcy ogląd, o ile możliwe jest osiąganie lepszych efektów pracy i pomaga wytyczyć normy dla danego stanowiska w swojej firmie. Jednak warto również brać pod uwagę indywidualne uwarunkowania psychofizyczne pracownika. Takie rozwiązanie nie jest jednak możliwe w małych firmach, zwłaszcza w przypadku pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach.

6. Ekspert zewnętrzny — Niekiedy zatrudnia się specjalistów z zewnątrz, których głównym celem jest obiektywna ocena efektywności pracowników w poszczególnych firmach. Zadaniem takiego specjalisty jest zapoznanie się z zakresem obowiązków pracownika i przeprowadzenie testów kompetencji. Następnie przeprowadza obserwację pracownika w miejscu pracy podczas jego codziennych obowiązków i ocenia, czy wykorzystuje on w pełni swój potencjał.

7. Testy psychologiczne — Ta metoda pozwala nie tylko na ocenę efektywności pracownika, ale również sprawdzenie, czy ten posiada odpowiednie cechy do pracy na wyznaczonym mu stanowisku. Niekiedy przeprowadzenie serii takich testów umożliwia ocenę, na jakim stanowisku pracownik byłby w stanie lepiej wykorzystać swój potencjał, niż na aktualnie zajmowanym, przez co można uniknąć wypowiedzenia, a zarazem przekierowanie pracownika do pracy na stanowisku, na którym lepiej wykorzysta on swoje umiejętności, co może zarówno przynieść jemu więcej satysfakcji, jak i przełożyć się na lepsze wyniki pracodawcy. Przeprowadzone przez wykwalifikowanego psychologa pracy testy mogą sprawić, że pracownik zostanie przekierowany na stanowisko, na którym znacząco wzrośnie jego efektywność (np. jeśli wcześniej był narażony na stres podczas pracy z klientem, a znacznie lepiej radzi sobie przy zadaniach analitycznych, dobrym pomysłem może być zmiana stanowiska oraz zapewnienie pracownikowi odpowiednich szkoleń, które umożliwią mu przekwalifikowanie się). Jeśli zastanawiasz się, jak sprawdzić pracownika przed zatrudnieniem, testy psychologiczne przeprowadzone przez wykwalifikowanego specjalistę są jednym ze sposobów wstępnej oceny, czy kandydat nadaje się na określone stanowisko.

Czy pracodawca musi udowodnić spadek wyników?

Zgodnie z orzeczeniem Sądu Najwyższego pracodawca wypowiadając stosunek pracy z powodu nieefektywności pracownika i nienależytym wykonaniu zobowiązania, należy pamiętać, że zasadność rozwiązania umowy musi być zawsze oceniona przez kryterium sposobu wywiązywania się z obowiązków. Dodatkowo Sąd Najwyższy orzeka, że przedsiębiorca nie może wypowiadać stosunku pracy za wyniki spowodowane nieosiągnięciem rezultatu prowadzonej działalności gospodarczej. W przypadku, gdy pracodawca jest w stanie udowodnić niską efektywność pracy, brak wymaganej staranności, wykonywania poleceń przełożonych czy popełnianie błędów merytorycznych, daje mu to podstawę do zwolnienia dyscyplinarnego, co w świetle prawa pracy jest legalne, jeśli tylko pracodawca potrafi odpowiednio udokumentować zasadność swojej decyzji.

Jak pracodawca powinien udokumentować niską wydajność pracownika?

W przypadku, gdy efekty pracy pracownika są łatwo mierzalne, jak chociażby dane ilościowe, pracodawca może prowadzić zapiski, wykonywać raporty czy korzystać z narzędzi lub aplikacji do mierzenia efektywności. Dzięki takiemu rozwiązaniu jest w stanie łatwiej sprawdzić zwłaszcza osoby na samodzielnych stanowiskach, czy osiągają właściwe wyniki pracy. W przypadku, gdy nie spełniają oczekiwań pracodawcy, taki dokument może pomóc wykazać spadek efektywności pracownika, na podstawie którego pracodawca może zasadnie przewidywać, że jego miejsce może zająć pracownik zapewniający najlepsze wykonywanie zadań przy podobnych kwalifikacjach i doświadczeniu zawodowym.

Prawa pracownika w przypadku wypowiedzenia umowy z powodu niskiej efektywności

Pracownik, którego umowa została wypowiedziana przez pracodawcę z powodu zbyt niskiej efektywności w pracy, ma prawo wystąpić do sądu pracy, jeśli spadek wyników nie nastąpił z winy pracownika lub powód zamieszczony na wypowiedzeniu jest niejasny bądź niezgodny z rzeczywistym stanem rzeczy. Prawo pracownika odwołania się od decyzji o wypowiedzeniu przed sądem pracy przysługuje w przypadku, gdy wyniki przedsiębiorstwa pracodawcy nie wynikają z jego winy.

Czy brak oczekiwanych efektów pracy może wynikać z winy pracodawcy?

Tak, brak oczekiwanych efektów pracy nie zawsze wynika z winy pracownika i może być spowodowana zaniedbaniem lub błędnymi decyzjami podejmowanych przez pracodawcę. Mogą to być:

• zbyt nierealne oczekiwania wobec pracowników;

• niezapewnienie odpowiednich warunków pracy i narzędzi do jej efektywnego wykonywania;

• brak reakcji przełożonego na konflikty w zespole;

• mobbing;

• duża rywalizacja pomiędzy pracownikami;

• długotrwałe przeciążenie pracowników obowiązkami (zwłaszcza niezwiązanymi z zajmowanym przez nich stanowiskiem);

• brak work-life balance (np. dzwonienie do pracowników po godzinach pracy, zlecanie wykonywania obowiązków w ich czasie wolnym i inne sytuacje, kiedy pracownik może odmówić wykonywania pracy);

• niezapewnianie pracownikom stosownego do wykonywanych obowiązków wynagrodzenia i rodzaju umowy (co może znacząco obniżać motywację do pracy);

• odmowa zatrudnienia nowych pracowników przy jednoczesnym przeciążeniu obecnych pracą przez długi czas (takie działania mogą sprzyjać szybszemu wypaleniu zawodowemu pracowników);

• liczne błędy w zarządzaniu przedsiębiorstwem odbijające się na pracownikach;

• ignorowanie stanu zdrowia pracowników.

Wypalenie zawodowe a spadek efektywności pracownika

Jedną z przyczyn niskiej efektywności pracy może być wypalenie zawodowe pracownika. Jest to coraz częstsze zjawisko ze względu na dynamicznie zmieniającą się sytuację na rynku pracy, który coraz częściej ukierunkowany jest na algorytmy i wskaźniki wydajności podczas narzucania tempa pracy. Istnieją jednak grupy zawodów podwyższonego ryzyka w kontekście wypalenia zawodowego, do których należą między innymi następujące profesje:

• lekarze, pielęgniarki, ratownicy medyczni, weterynarze;

• policjanci;

• nauczyciele, pracownicy dydaktyczni;

• pracownicy społeczni (np. pracownik socjalny, kurator sądowy);

• pracownicy biurowi — zwłaszcza urzędnicy;

• redaktorzy, copywriterzy, dziennikarze;

• zawody opierające się na ciągłym kontakcie z klientem, zwłaszcza muszące zachować wysoki profesjonalizm pracy — marketingowiec, pracownik banku, przedstawiciel handlowy, konsultant biznesowy, tłumacze przysięgli.

Na wypalenie zawodowe bardziej narażone są również osoby samotne, które nie posiadają rodziny i wartość swojego życia mierzą sukcesem zawodowym. Również niedostateczna ilość kontaktów interpersonalnych sprawia, że praca zaczyna ich coraz bardziej przeciążać, a efektywność spadać.

Ponadto perfekcjonizm w pracy jest również częstą przyczyną wypalenia zawodowego, gdyż takie osoby mają mocno zaburzony work-life balance, tendencję do zaniedbywania swojego zdrowia i kontaktów społecznych na rzecz pracy, a także biorą na siebie więcej zadań, niż są w stanie skrupulatnie wykonać, przez co często poświęcają swój czas wolny. Mimo dużego nastawienia na wysoką jakość pracy i jej efekty, w wyniku przeciążenia dochodzi dosyć szybko do pierwszych symptomów wypalenia.

Niska efektywność na stanowiskach kierowniczych — Jak zaradzić problemowi?

Obniżona efektywność może również dotykać osoby zatrudnione na kierowniczych stanowiskach. Zazwyczaj nie wynika to z braku powiadania odpowiednich kwalifikacji zawodowych czy doświadczenia. Spadek efektywności w przypadku tej grupy stanowisk może wynikać z dużej ambicji, brak perspektyw na dalszy awans czy rozwój zawodowy, osiągnięcia wyznaczonych celów zawodowych. Może być spowodowane również z większego poczucia bezpieczeństwa ze względu na zajmowane stanowisko. Aby temu zaradzić, dobrym pomysłem jest przydzielenie takiemu pracownikowi nowych obowiązków służbowych czy wyznaczenie celów biznesowych, w których jego doświadczenie i kompetencje będą mogły przyczynić się dla dobra firmy. Jednak niekiedy zdarza się, że firma nie jest w stanie zapewnić lepszej ścieżki rozwoju kariery. Często dochodzi do sytuacji, że albo pracownik zmienia pracę z własnej woli albo pracodawca decyduje się rozwiązać z pracownikiem umowę za porozumieniem stron lub wypowiedzenie nie widząc innego rozwiązania.

Alternatywy dla wypowiedzenia umowy z powodu nieefektywności pracownika

Jedną z alternatyw dla wypowiedzenia pracownikowi umowy jest zmiana stanowiska pracy po przeprowadzeniu testów psychologicznych, jeśli okazuje się, że nieefektywność jest wynikiem niedopasowania kompetencji zawodowych do stanowiska, ale pracownik mógłby bardzo dobrze sprawdzić się na innym, co przyniosłoby również korzyść pracodawcy. Kolejną alternatywą jest rozwiązanie umowy za porozumieniem stron, dzięki czemu pracodawca zyskuje pewność, że pracownik nie wystąpi ze sprawą do sądu pracy. Takie rozwiązanie może zaoszczędzić wiele kłopotu, jednak wynika wyłącznie z dobrej woli pracownika.