Czy pracodawca może organizować dzień próbny bez umowy?

Pracodawcy stosują różne metody sprawdzania kandydatów ubiegających się o zatrudnienie w ich firmie. Poza CV, rozmową rekrutacyjną czy zadaniem próbnym, jednym ze sposobów jest zatrudnienie na okres próbny. Jednak niekiedy zdarza się, że pracodawca zaprasza osobę zainteresowaną podjęciem pracy w firmie na dzień próbny, żeby uniknąć długoterminowego okresu próbnego. Dlatego też nic dziwnego, że w kandydatach taka praktyka może budzić wątpliwości dotyczące kwestii formalnych, wynagrodzenia, a także legalności takich działań. Dlatego też często pojawiają się pytania, czy pracodawca może organizować dzień próbny w pracy bez umowy i czy kandydatowi przysługuje za niego wynagrodzenie.

W niniejszym artykule zostaną poruszone zagadnienia dotyczące dnia próbnego w pracy obejmujące odpowiedzi na następujące pytania:

• Jakie są różnice pomiędzy okresem próbnym a dniem próbnym w zawieranej umowie?

• Co musi zawierać umowa na okres próbny?

• Jakie są obowiązki pracodawcy podczas organizowania dnia próbnego w miejscu zatrudnienia?

• Czy dzień próbny w pracy bez umowy jest legalny w świetle prawa?

• Jakie konsekwencje może ponieść pracodawca za brak umowy?

• Czy istnieje legalny sposób na sprawdzenie pracownika bez zawarcia z nim umowy?

• Jakie ryzyko dla kandydata wiąże się z pracą na dzień próbny dla umowy?

• Czy pracownik może domagać się wynagrodzenia za przepracowanie dnia próbnego?

• Jakie są prawa pracownika, jeśli pracodawca nie chce wypłacić wynagrodzenia za dzień próbny?

• Jak zgłosić nieuczciwego pracodawcę organizującego bezpłatne dni próbne dla kandydatów w ramach rekrutacji?

• W jaki sposób kandydat może zabezpieczyć się przed nieuczciwymi praktykami pracodawcy?

Jakie są różnice między dniem próbnym a okresem próbnym w umowie?

Niektórzy zakładają, że dzień próbny jest jedynie krótszą formą okresu próbnego. Nic bardziej mylnego. W Kodeksie Pracy w art. 25 Umowa o pracę na okres próbny jest mowa jedynie o okresie próbnym nieprzekraczającym okresu 3 miesięcy od daty zawarcia umowy. Nie ma jednak żadnych wzmianek na temat dni próbnych:

"§ 1. Umowę o pracę zawiera się na okres próbny, na czas określony albo na czas nieokreślony.

§ 2. Umowę o pracę na okres próbny zawiera się na okres nieprzekraczający 3 miesięcy, z zastrzeżeniem § 2idx1–23, w celu sprawdzenia kwalifikacji pracownika i możliwości jego zatrudnienia w celu wykonywania określonego rodzaju pracy.
§ 21. Strony mogą uzgodnić w umowie o pracę na okres próbny, że umowę tę przedłuża się o czas urlopu, a także o czas innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli wystąpią takie nieobecności.
§ 22. Umowę o pracę na okres próbny zawiera się na okres nieprzekraczający:

1) 1 miesiąca – w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony krótszy niż 6 miesięcy;

2) 2 miesięcy – w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony wynoszący co najmniej 6 miesięcy i krótszy niż 12 miesięcy.
§ 23. Strony mogą jednokrotnie wydłużyć w umowie o pracę na okres próbny okresy, o których mowa w § 22, nie więcej jednak niż o 1 miesiąc, jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy.

§ 3. Ponowne zawarcie umowy o pracę na okres próbny z tym samym pracownikiem jest dopuszczalne, jeżeli pracownik ma być zatrudniony w celu wykonywania innego rodzaju pracy."

Zgodnie z prawem pracy, okres próbny powinien zawierać wszystkie wymogi formalne dotyczące umowy o pracę, która musi zostać zawarta na piśmie. Sama umowa o pracę może być zawarta na okres próbny, czas określony bądź czas nieokreślony. To, co nazywane jest w języku potocznym dniami próbnymi, zgodnie z prawem pracy musi zostać sformalizowane przez podpisanie umowy.

Co musi zawierać umowa na okres próbny?

Zgodnie z art. 29 § 1 Kodeksu Pracy, podpisując umowę na okres próbny:

• Muszą zostać wyraźnie określone strony umowy i rodzaj umowy;

• Musi zostać określone miejsce lub miejsca wykonywania pracy;

• Musi znaleźć się data zawarcia umowy i jej zakończenia (za uzgodnieniem obu stron może na umowie znaleźć się również postanowienie o przedłużeniu umowy o czas urlopu, a także o czas innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli wystąpią takie nieobecności);

• Musi zostać określony termin rozpoczęcia pracy;

• Musi znaleźć się wymiar czasu pracy;

• Musi zostać dokładnie określone wynagrodzenie wykonywanie pracy określonego rodzaju, ze wskazaniem składników wynagrodzenia.

Dodatkowo, aby umowa była ważna, na ostatniej stronie musi znaleźć się podpis pracownika i pracodawcy — w przypadku tego drugiego również pieczątka firmowa.

Czy dzień próbny w pracy bez umowy jest legalny?

Zgodnie z postanowieniami zawartymi w Kodeksie Pracy, podstawowym elementem stosunku pracy jest umowa pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. Brak jakiejkolwiek umowy oznacza, że niemożliwe jest stwierdzenie istnienia stosunku pracy, a co za tym idzie — dzień próbny bez umowy jest nielegalną praktyką. Pracodawca, który zatrudnia pracownika nawet na próbę, zobowiązany jest do przekazania mu w formie pisemnej (wydrukowanej lub w formie elektronicznej) informacji o warunkach zatrudnienia pracownika zawierającej między innymi normę czasu pracy, częstotliwość i wysokość wypłat za wykonane obowiązki zawodowe oraz miejsce lub miejsca wykonywania pracy.

Najlepszym sposobem na sprawdzenie, czy kandydat spełni oczekiwania pracodawcy, jest zatrudnienie pracownika na umowę zlecenie w wymiarze 1 miesiąca, jeśli zawierana po tym umowa o pracę nie przekracza okresu 6 miesięcy lub na 2 miesiące, jeśli UoP zawierana jest na okres do 12 miesięcy — pamiętając jednocześnie, że okres próbny nie może przekroczyć 3 miesięcy. Taka umowa może zostać wypowiedziana w przeciągu 3 dni roboczych, jeśli okres próbny nie przekracza 2 tygodni; w przeciągu 1 tygodnia, jeśli okres próbny jest dłuższy, niż 2 tygodnie, ale krótszy, niż 3 miesiące oraz wynosi 2 tygodnie, jeśli pracownik został zatrudniony na okres 3 miesięcy. Warto mieć również na uwadze, że pracodawca nie może zatrudnić tego samego pracownika ponownie na okres próbny, chyba że ma on zostać zatrudniony do wykonywania innego rodzaju pracy.

Poza zatrudnieniem pracownika na okres próbny pracodawca może również zawrzeć umowę na czas wykonania określonej pracy, jeśli ma taką możliwość. Taki rodzaj umowy nie ma ściśle określonych ram czasu. Za moment jej zakończenia uznaje się wykonanie wytyczonego zadania. Taki rodzaj umowy sprawdzi się w zawodach, w których możliwe jest zlecenie zadania krótkoterminowego, co pozwoli pracodawcy na sprawdzenie, czy pracownik może zostać zatrudniony na dłużej. Najczęściej ten rodzaj umowy jest zawierany w przypadku prac dorywczych oraz sezonowych, chociaż prawo pracy nie określa przeciwwskazań, dlaczego nie może być zawarta krótkoterminowo do konkretnego zadania, aby sprawdzić kompetencje zawodowe pracownika, którego następnie pracodawca mógłby chcieć zatrudnić na dłuższy okres czasu zawierając z nim umowę innego rodzaju. W przypadku zawarcia umowy na czas wykonania określonej pracy pracodawca jest zobowiązany do opłacania składek. Podczas realizacji zadania służbowego określonego w umowie, pracownik może ubiegać się o odszkodowanie w przypadku, gdy wydarzy się wypadek przy pracy.

Jakie konsekwencje może ponieść pracodawca za brak umowy?

Zatrudniając pracownika na dzień próbny bez umowy, pracodawca narusza przepisy Kodeksu Pracy. Dlatego też pracownik zatrudniony bez umowy, może zgłosić naruszenie przepisów prawa pracy do PIP (Państwowej Inspekcji Pracy), co w konsekwencji będzie skutkowało skierowanie sprawy do sądu pracy i nałożenie kar na pracodawcę. Zgodnie z przepisami w KP, pracodawca ma obowiązek podpisać umowę przed rozpoczęciem przez pracownika wykonywanie jakichkolwiek obowiązków służbowych. Umowa musi zawierać: termin rozpoczęcia pracy i jej zakończenia, wyraźnie określone strony umowy, wymiar czasu pracy, wysokość wynagrodzenia, okres wypowiedzenia umowy przez obie strony oraz miejsce lub miejsca wykonywania pracy.

Zgodnie z art. 281 § 1 Wykroczenia przeciwko prawom pracownika w zakresie nawiązywania i rozwiązywania stosunku pracy, w przypadku, kiedy pracodawca dopuszcza do pracy pracownika bez zawarcia umowy oraz gdy zawiera umowę cywilno-prawną w warunkach, w których powinna zostać zawarta umowa o pracę, podlega karze grzywny w wysokości od 1000 zł do 30000 zł.

Czy istnieje legalny sposób na sprawdzenie pracownika bez umowy?

Pracownika można legalnie sprawdzić bez umowy w niektórych zawodach, przydzielając mu zadanie rekrutacyjne. W przeciwieństwie do dnia próbnego w pracy sprawdzenie kwalifikacji pracownika przy pomocy krótkiego zadania w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej lub do zrealizowania w domu jako jeden z etapów rekrutacji jest zgodne z obowiązującymi przepisami prawa pracy i pomaga pracodawcy w podjęciu decyzji o zatrudnieniu kandydata, który najlepiej spełnia jego oczekiwania — a to wszystko bez ryzyka kar grzywny za zatrudnianie bez umowy.

Zawody, w których mogą zostać zastosowane podczas rekrutacji zadania praktyczne, to między innymi:

• marketerzy;

• managerzy SSM (social media marketing);

• dziennikarze;

• tłumacze;

• redaktorzy i copywriterzy;

• analitycy danych;

• programiści;

• testerzy aplikacji i QA;

• projektantom i architektom;

• kierownikom projektów.

Dla przykładu, zadanie rekrutacyjne dla redaktora czy copywritera, może polegać na napisaniu krótkiego tekstu w celu zapoznania się z ich warsztatem pisarskim, z kolei dla analityków może polegać na sprawdzeniu ich umiejętności pracy z danymi i znajomości metod statystycznych. Tester może otrzymać zadanie polegające na wykryciu błędu w aplikacji lub programie, z kolei programista napisanie krótkiego kodu, co ma za zadanie sprawdzenie jego znajomości danego języka programowania (np. Python, HTML, CSS, SQL).

Niestety w większości zawodów niemożliwe jest legalne sprawdzenie pracownika bez umowy i zadań praktycznych w rekrutacji. Można jednak pokierować się referencjami dla pracownika uzyskanymi od byłych pracodawców czy wystąpić o wniosek o wydanie opinii o pracowniku. W ogłoszeniu o pracę można zamieścić w wymaganiach dla niektórych zawodów kreatywnych dołączenie portfolio dodatkowych realizacji.

Jakie ryzyko wiąże się z pracą na dzień próbny bez umowy?

Pracodawca, który urządzi bezpłatny dzień próbny, jest traktowany jako osoba, która zatrudnia pracownika na czarno. Traktowane jest to jako niezgłoszenie osoby wykonującej obowiązki pracownicze do ubezpieczenia społecznego, co podlega karze grzywny do 5000 zł. Może ona zostać wymierzona w pracodawcę jako niezgodne z obowiązującymi przepisami z zakresu prawa pracy zgłoszenie pracownika do ubezpieczenia społecznego w okresie do 7 dni.

Dopuszczenie pracownika do pracy bez umowy podchodzi pod definicję nielegalnego zatrudnienia, czyli tak zwanej pracy na czarno, gdyż pracownik wykonuje zadania służbowe na rzecz pracodawcy w określonym wymiarze czasu pracy, miejscu pracy i w wyznaczonym terminie rozpoczęcia i zakończenia (w przypadku dnia próbnego — jeden dzień, chociaż niekiedy można natknąć się na nieuczciwe praktyki obejmujące nawet do kilku bez umowy). Warto mieć na uwadze, że nie tylko dzień próbny nie jest nielegalny, ale również organizowanie bezpłatnych szkoleń dla pracowników bez umowy czy wynagrodzenia, które mają na celu wdrożyć ich do obowiązków służbowych i służyć do selekcji, którzy nich zostaną zatrudnieni.

Praca bez umowy oznacza:

• Brak zabezpieczenia socjalnego;

• Brak możliwości uzyskania odszkodowania za wypadek przy pracy;

• Brak gwarancji zatrudnienia;

• Brak pewności, że zostanie wypłacone wynagrodzenie za wykonanie obowiązków służbowych, a także czy czas przepracowany bez umowy zostanie wliczony do ewidencji czasu pracy po zatrudnieniu;

• Ryzyko kary finansowej.

Praca na dzień próbny bez umowy — Konsekwencje dla pracownika

Z reguły pracownik nie ponosi konsekwencji nielegalnego zatrudnienia, gdyż to właśnie na pracodawcy spoczywa większość obowiązków informacyjnych i formalnych. Jednak ze względu na to, że dzień lub dni próbne (w przypadku, kiedy jest ich więcej, niż jeden) mogą zostać uznane jako praca na czarno. Kiedy sam pracownik posiada status osoby bezrobotnej i uczestniczy w takich dniach na próbę, gdzie należność jest wypłacana gotówką, a jednocześnie korzysta on z prawa do zasiłku dla bezrobotnych, w przypadku zgłoszenia przez innego uczestnika organizowania nieuczciwych praktyk ze strony pracodawcy, istnieje ryzyko, że bezrobotny może zostać uznanym za osobę dorabiającą na czarno, a tym samym utracić prawo do pobierania świadczenia wynikającego ze statusu osoby bezrobotnej. W przypadku tak krótkiego okresu jest niskie ryzyko, że osoba bezrobotna zostanie potraktowana jako pracująca na czarno przez dłuższy czas, co może skutkować nałożeniem kary grzywny w wysokości od 500 zł do 5000 zł.

Umowa na okres próby a rozwiązanie stosunku pracy

Zgodnie z przepisami prawa pracy, dopiero po nawiązaniu stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania powierzonych mu przez pracodawcę czynności służbowych, począwszy od pierwszego dnia pracy zawartego w umowie. Przed przyjęciem pracownika na czas próbny, pracodawca jest zobowiązany do sporządzenia pisemnej umowy (na papierze lub w formie elektronicznej) i określenia w niej wysokości wynagrodzenia, jaka przysługiwałoby pracownikowi za wykonaną pracę.

Nawet przy zatrudnieniu na czas próbny, pracodawcy przysługuje prawo do rozwiązania stosunku pracy, jeśli pracownik nie realizuje przydzielonych mu obowiązków lub nie realizuje ich w czasie wyznaczonym przez pracodawcę. Umowa na okres próbny może zostać zerwana bez wypowiedzenia z winy pracownika, jeśli ten dopuścił się ciężkiego i rażącego naruszenia obowiązków pracowniczych (np. przyszedł do pracy pod wpływem alkoholu lub innych środków odurzających). Jest to tak zwane zwolnienie dyscyplinarne i może być realizowane na każdym etapie zatrudnienia.

Warto także pamiętać, że nawet umowa na okres próbny może zostać wypowiedziana, jeśli zachowuje się następujące okresy wypowiedzenia:

• 3 dni robocze w przypadku, gdy okres próbny nie przekracza 2 tygodni;

• 1 tydzień w przypadku, gdy okres próbny jest dłuższy niż 2 tygodnie,

• 2 tygodnie w przypadku, gdy okres próbny wynosi 3 miesiące.

Obowiązki pracodawcy w przypadku organizowania dni próbnych

Warto pamiętać, że organizowanie dnia próbnego w pracy przez pracodawcę jest nieuczciwą praktyką wobec pracownika, gdyż nie ma o takiej formie zatrudnienia nawet wzmianek w Kodeksie Pracy, co czyni ją niezgodną z prawem pracy. Organizując taki dzień, pracodawca naraża się na konsekwencje prawne, których wynikiem mogą być kary finansowe oraz ryzyko sporów sądowych. Dlatego też organizując takie dni, pracodawca ma obowiązek sporządzenia i podpisania z pracownikiem pisemnej umowy zlecenia lub na okres próbny. Przed dopuszczeniem go do wykonywania jakichkolwiek obowiązków pracowniczych. Ma to na celu nadanie formalnej relacji zawodowej w celu zabezpieczenia praw obydwu stron umowy.

Dzień próbny a wynagrodzenie

Zgodnie z przepisami prawa pracy wynagrodzenie przysługuje każdemu pracownikowi, który pozostaje z pracodawcą w stosunku pracy — również podczas dnia próbnego. Zgodnie z art. 22 § 1 Nawiązanie stosunku pracy zawartym w Kodeksie Pracy, pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju dla pracodawcy pod jego kierownictwem, ten zaś zatrudnia pracownika za wynagrodzeniem. Dotyczy to także umowy na okres próbny. Należy jednak pamiętać, aby wynagrodzenie za pracę nie było niższe, niż minimalna krajowa. Jeśli pracodawca oferuje wynagrodzenie za godzinę pracy poniżej tej stawki, warto dochodzić swoich praw i zgłosić naruszenie do Państwowej Inspekcji Pracy, która przekieruje sprawę do sądu pracy. Po pomyślnym rozwiązaniu sprawy pracownikowi może zostać wypłacone wynagrodzenie czy nawet odszkodowanie.

Prawa pracownika, gdy pracodawca nie chce zapłacić za dzień próbny

Gdy pracodawca nie wypłaca pracownikowi wynagrodzenia za dzień próbny, narusza przepisy zawarte w art. 80 Warunki wynagrodzenia za pracę zawartą w Kodeksie Pracy, w których wyraźnie widnieje stwierdzenie, że za wykonanie obowiązków pracowniczych przysługuje wynagrodzenie. Musi być ono również ustalone w taki sposób, aby odpowiadało rodzajowi wykonywanej pracy, kwalifikacjom, jakie są niezbędne do jej wykonania, a także proporcjonalnie do jej ilości i jakości.

Jako że dni próbne nie są zgodne z prawem pracy, pracodawca często nie podpisuje umowy i wypłaca należność w gotówce, aby obejść formalności związane z zatrudnieniem pracownika na dłużej lub z szybkim wypowiedzeniem mu umowy i płaceniem w tym czasie składek. Niekiedy wmawia kandydatom, że bezpłatny czas próbny jest częścią procesu rekrutacji na stanowisko i ukrywa przed nimi fakt, że taka praktyka jest nielegalna i niezgodna z przepisami KP. W przypadku, kiedy pracodawca odmawia wypłacenia należności za wykonaną pracę, pracownik ma prawo zgłosić takie naruszenie do PIP.

Kto najczęściej pada ofiarą bezpłatnych dni próbnych?

Najczęściej ofiarą takiej nieuczciwej praktyki, jak dzień próbny, padają młodzi pracownicy, którzy nie są jeszcze dobrze zorientowani w prawie pracy i nie posiadają odpowiedniej wiedzy, która pomogłaby im rozpoznać nieuczciwe praktyki pracodawcy wobec pracownika. Niekiedy zdarza się, że osoba, która dopiero wchodzi na rynek pracy, nie ma odpowiedniej wiedzy dotyczącej tego, jak zgłaszać naruszenia przepisów w prawie pracy. Jeśli jednak ją ma, może dojść do sytuacji, kiedy zdecyduje się nie reagować na takie praktyki w obawie przed utratą zatrudnienia, jeśli nie posiada ona doświadczenia zawodowego. To właśnie chęć jego zdobycia nawet przy posiadaniu odpowiedniej wiedzy może budzić niepewność co do swojej sytuacji i sprawić, że chcąc uniknąć problemu na początkach swojej kariery zawodowej, zdecyduje się ona na zachowanie biernej postawy wobec problemu.

Jak zgłosić nieuczciwego pracodawcę, który organizuje bezpłatne dni próbne?

Ze względu na to, że dni próbne w pracy organizowane są bez umowy, pracownik często nie ma jak udowodnić, że taki dzień odbył, przez co często dochodzi do naruszeń, w których nie da się udowodnić winy pracodawcy. Bez dowodu na jego odbycie, ciężko jest uzyskać od pracodawcy odszkodowanie za brak wynagrodzenia. Dlatego najlepiej rozpoczynając jakikolwiek czas próbny w firmie, należy zadbać o to, aby podpisać umowę przed rozpoczęciem wykonywania obowiązków służbowych.

Jednak zgłoszenie takich praktyk nie jest niemożliwe, istotne będą również zeznania innych pracowników, którzy odbyli dzień na próbę lub są zatrudnieni w firmie i mogą posłużyć za świadków stosowania takich praktyk. Najbardziej pomocne mogą okazać się wszelkie wiadomości wymienione między pracodawcą a którymkolwiek z pracowników, w których mowa jest o dniu na próbę lub kilku godzinach w celu sprawdzenia kompetencji kandydata — już samo to jest często wystarczającym dowodem na stosowanie nielegalnej praktyki wobec pracownika. Dodatkowo pracodawca może spotkać się z poważniejszymi obciążeniami, jeśli prowadził takie rozmowy z innymi kandydatami. Kolejnym obciążeniem dla pracodawcy może być wzmianka we wiadomościach o bezpłatnym dniu próbnym, za który pracownik nie otrzyma wynagrodzenia i powoływanie się, że jest to część procesu rekrutacyjnego. Również wspomnienie o płatności w gotówce za wykonanie czynności służbowych w ramach czasu próbnego jest poważnym obciążeniem w świetle prawa, gdyż oznacza to pracę na czarno. Jako dodatkowy dowód, że pracownicy rzeczywiście wykonywali czynności zawodowe w miejscu zatrudnienia, mogą posłużyć również nagrania z monitoringu, jeśli takowy jest zamontowany w firmie pracodawcy. Pomoże to w udowodnieniu obecności pracownika.

Jak zabezpieczyć się przed nieuczciwymi praktykami pracodawcy?

W celu zabezpieczenia się przed nieuczciwymi praktykami ze strony pracodawcy w postaci bezpłatnych dni próbnych najlepszym sposobem jest odmowa ich podjęcia. W przypadku, kiedy zostało to określone na piśmie (np. w wiadomości e-mail) zgłosić do PIP w celu ochrony innych potencjalnych kandydatów tej firmy przed wykorzystaniem. Jeśli nie ma się pewności co do podjęcia pracy na próbę, warto dopytać pracodawcę o to, jaka forma umowy zostanie podpisana na ten czas oraz jakiego wynagrodzenia można oczekiwać, a następnie sprawdzić, czy wszystko może odbyć się zgodnie z przepisami, żeby ocenić, czy warto podjąć pracę u konkretnego pracodawcy.