Ponowne zatrudnienie pracownika – jak to zrobić zgodnie z przepisami prawa?

Powrót byłego pracownika do firmy to coraz częstsza praktyka w wielu organizacjach – zwłaszcza w czasach dynamicznych zmian na rynku pracy. Rezygnacja, redukcje etatów czy inne okoliczności nie zawsze oznaczają definitywne rozstanie. Jednak ponowne zatrudnienie tej samej osoby to nie tylko decyzja biznesowa, ale również kwestia zgodności z przepisami prawa pracy. W tym artykule krok po kroku wyjaśniamy, jak wygląda sytuacja w przypadku ponownego zatrudnienia pracownika. Jakie formalności trzeba spełnić? Jaką umowę można podpisać? Co z badaniami lekarskimi? Kiedy pracodawca nie może odmówić ponownego zatrudnienia pracownika? Sprawdź!

Co warto wiedzieć o ponownym zatrudnianiu pracowników?

✅ Ponowne zatrudnienie – podstawy

• Możliwe jest zawarcie nowej umowy o pracę z byłym pracownikiem po zakończeniu poprzedniego stosunku pracy.

• Nowa umowa nie musi być identyczna z poprzednią – strony mogą ustalić nowe warunki.

• Jeśli ponowne zatrudnienie nastąpi w ciągu 10 lat – kontynuuje się prowadzenie dotychczasowej dokumentacji i akt osobowych.

• Wstępne badania lekarskie nie są wymagane, jeśli powrót następuje w ciągu 30 dni, stanowisko i warunki pracy są identyczne, a posiadane przez pracownika badania lekarskie są aktualne.

• Szkolenie BHP jest obowiązkowe przy każdym ponownym zatrudnieniu, niezależnie od długości przerwy.

✅ Obowiązek ponownego zatrudnienia – kiedy występuje?

• Wyrok sądu pracy – jeśli sąd przywróci pracownika do pracy po bezprawnym zwolnieniu.

• Uniewinnienie lub umorzenie postępowania karnego po tymczasowym aresztowaniu.

• Rozwiązanie stosunku pracy w ramach grupowego zwolnienia – obowiązek ponownego zatrudnienia pracowników, którzy zgłoszą chęć powrotu w ciągu roku, jeśli w ciągu 15 miesięcy od zwolnienia pojawi się odpowiednie stanowisko.

✅ Rodzaje umów przy ponownym zatrudnieniu

• Umowa na czas określony – obowiązują limity: max 3 umowy i 33 miesiące łącznego zatrudnienia.

• Umowa na okres próbny – możliwa tylko przy innym rodzaju pracy niż wcześniej.

• Przy ustalaniu okresu wypowiedzenia liczy się łączny staż pracy u danego pracodawcy, nawet w sytuacji, gdy występują przerwy między kolejnymi umowami.

• Emeryt może być ponownie zatrudniony, ale wcześniej musi rozwiązać umowę o pracę (choćby na 1 dzień), aby nie zawiesić świadczenia emerytalnego.

Czy można ponownie zatrudnić pracownika?

Ponowne zatrudnienie pracownika oznacza nawiązanie nowego stosunku pracy pomiędzy pracodawcą a osobą, która była już wcześniej zatrudniona w tej firmie, po uprzednim rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę. Może to nastąpić na podstawie nowej umowy o pracę, na warunkach uzgodnionych przez strony, które nie muszą być identyczne z poprzednimi.

Kodeks pracy nie zakazuje ponownego zatrudnienia byłego pracownika przez tego samego pracodawcę. Nowa umowa może być zawarta na innych warunkach niż poprzednia, nawet jeśli są one mniej korzystne dla pracownika, o ile obie strony wyrażą na to zgodę. Pracodawca nie ma jednak obowiązku ponownego zatrudnienia byłego pracownika, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.

Przywrócenie pracownika do pracy

Są jednak sytuacje, w których pracodawca ma obowiązek ponownego zatrudnienia zwolnionego pracownika. Omówimy je w tym akapicie.

Orzeczenie sądu pracy

Przywrócenie do pracy na mocy orzeczenia sądu pracy następuje w sytuacji, gdy sąd uzna rozwiązanie umowy o pracę za niezgodne z prawem lub nieuzasadnione. Pracownik, który został zwolniony wbrew przepisom Kodeksu pracy (np. bez uzasadnionej przyczyny, z naruszeniem trybu lub terminów), może wnieść pozew do sądu pracy z żądaniem przywrócenia do pracy lub odszkodowania.

Po wydaniu prawomocnego wyroku sądu pracy nakazującego przywrócenie do pracy pracodawca ma bezwzględny obowiązek ponownie zatrudnić pracownika na tych samych warunkach, jakie obowiązywały przed rozwiązaniem stosunku pracy. Oznacza to powrót na to samo stanowisko, z takim samym wynagrodzeniem i zakresem obowiązków.

Przywrócenie do pracy nie wymaga zawierania nowej umowy o pracę – odtwarzany jest poprzedni stosunek pracy, a nie nawiązywany nowy. Pracodawca nie musi też tworzyć nowych akt osobowych ani kierować pracownika na ponowne badania czy szkolenie BHP, jeśli poprzednie są nadal ważne.

Pracownik musi zgłosić gotowość do podjęcia pracy w ciągu 7 dni od uprawomocnienia się wyroku. Jeśli tego nie zrobi, pracodawca może odmówić przyjęcia go z powrotem, chyba że opóźnienie wynika z przyczyn niezależnych od pracownika.

Tymczasowe aresztowanie

Zgodnie z art. 66 Kodeksu pracy, jeśli pracownik został tymczasowo aresztowany, a jego nieobecność w pracy trwała dłużej niż 3 miesiące, umowa o pracę wygasa z mocy prawa. Pracodawca nie wypowiada wówczas umowy – stosunek pracy kończy się automatycznie po upływie tego okresu.

Pracodawca ma obowiązek ponownie zatrudnić pracownika, którego umowa o pracę wygasła z powodu tymczasowego aresztowania, jeśli:

• postępowanie karne zostało umorzone lub

• zapadł wyrok uniewinniający wobec pracownika.

Obowiązek ten nie dotyczy sytuacji, gdy postępowanie karne zostało umorzone z powodu przedawnienia, amnestii lub warunkowego umorzenia postępowania.

Pracownik musi zgłosić gotowość podjęcia pracy w terminie 7 dni od uprawomocnienia się orzeczenia o umorzeniu postępowania lub wyroku uniewinniającego.

Zwolnienia grupowe

Zwolnienia grupowe to szczególny tryb rozwiązywania umów o pracę z przyczyn niedotyczących pracowników, które są związane z sytuacją pracodawcy, np. restrukturyzacją, likwidacją stanowisk czy trudnościami ekonomicznymi. Zgodnie z ustawą z dnia 13 marca 2003 roku o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, zwolnienia grupowe mają miejsce, gdy w okresie nieprzekraczającym 30 dni pracodawca zwalnia określoną liczbę pracowników, zależną od wielkości zatrudnienia w firmie:

• co najmniej 10 pracowników, jeśli zatrudnia mniej niż 100 osób,

• co najmniej 10% pracowników, jeśli zatrudnia od 100 do 299 osób,

• co najmniej 30 pracowników, jeśli zatrudnia 300 lub więcej osób.

WAŻNE: Pracodawca musi zatrudniać co najmniej 20 pracowników, aby obowiązywały go przepisy dotyczące zwolnień grupowych.

Ustawa przewiduje, że jeśli pracodawca ponownie zatrudnia pracowników wykonujących ten sam rodzaj pracy lub należących do tej samej grupy zawodowej w okresie do 15 miesięcy od dnia zwolnienia, powinien zaoferować zatrudnienie pracownikom zwolnionym w ramach zwolnień grupowych, którzy zgłoszą chęć powrotu w ciągu roku od zakończenia stosunku pracy.

Długotrwała nieobecność w pracy a ponowne zatrudnienie

W przypadku rozwiązania umowy o pracę z powodu długotrwałej usprawiedliwionej nieobecności pracownika (np. choroby), jeśli przyczyna nieobecności była niezawinioną przez pracownika i pracownik zgłosi gotowość powrotu do pracy w określonym terminie (zwykle do 6 miesięcy od rozwiązania umowy), pracodawca powinien rozważyć ponowne zatrudnienie tego pracownika, jeśli istnieje taka możliwość organizacyjna i finansowa.

Taka regulacja chroni pracownika przed utratą zatrudnienia z powodu przyczyn od niego niezależnych i umożliwia mu powrót do pracy bez konieczności rozpoczynania całego procesu rekrutacyjnego od nowa. Dla pracodawcy ponowne zatrudnienie doświadczonego pracownika może być korzystne, ponieważ eliminuje koszty i ryzyko związane z zatrudnianiem nowej osoby.

Ponowne zatrudnienie pracownika a umowa na czas określony

Wiemy już, że ponowne zatrudnienie pracownika u tego samego pracodawcy jest możliwe. Jednak w przypadku umów na czas określony obowiązują określone limity dotyczące liczby i łącznego czasu trwania takich umów.

Limity umów na czas określony wynoszą:

• Limit 3 umów na czas określony – pracodawca może zawrzeć z tym samym pracownikiem maksymalnie trzy umowy na czas określony.

• Limit 33 miesięcy łącznego zatrudnienia na czas określony – łączny okres zatrudnienia na podstawie umów na czas określony nie może przekroczyć 33 miesięcy.

Po przekroczeniu któregokolwiek z tych limitów kolejna umowa na czas określony automatycznie przekształca się w umowę na czas nieokreślony.

Przy ponownym zatrudnieniu nie ma znaczenia długość przerwy między zakończeniem poprzedniego zatrudnienia a nową umową – limity dotyczące liczby umów i czasu ich trwania liczone są łącznie, bez „wyzerowania” po przerwie. Oznacza to, że nawet po kilku latach przerwy, wcześniejsze umowy na czas określony u danego pracodawcy wliczają się do limitów. Takie regulacje mają na celu zapobieganie nadużywaniu umów na czas określony przez nieuczciwych pracodawców.

Ponowne zatrudnienie pracownika a umowa na okres próbny

Zgodnie z aktualnymi przepisami Kodeksu pracy ponowne zawarcie umowy o pracę na okres próbny z tym samym pracownikiem jest możliwe wyłącznie w przypadku, gdy pracownik ma być zatrudniony do wykonywania innego rodzaju pracy niż wcześniej. W takiej sytuacji umowa ma na celu sprawdzenie kwalifikacji pracownika do nowych obowiązków.

Wcześniej obowiązywała możliwość ponownego zatrudnienia na okres próbny po upływie 3 lat, jeśli dotyczyło to tej samej pracy, ale ten przepis został zniesiony. Nie ma już możliwości ponownego zawarcia takiej umowy na to samo stanowisko, niezależnie od czasu, jaki upłynął od zakończenia poprzedniego zatrudnienia. W tej sytuacji pracodawca musi zawrzeć z pracownikiem umowę na czas nieokreślony lub określony.

Ponowne zatrudnienie pracownika a okres wypowiedzenia

Przy ponownym zatrudnieniu pracownika u tego samego pracodawcy okres wypowiedzenia umowy o pracę ustala się z uwzględnieniem całkowitego łącznego okresu zatrudnienia u tego pracodawcy, niezależnie od przerw między kolejnymi umowami. Oznacza to, że do wyliczenia długości okresu wypowiedzenia sumuje się wszystkie poprzednie okresy zatrudnienia.

Okresy wypowiedzenia według stażu pracy u danego pracodawcy wynoszą:

• 2 tygodnie – gdy łączny staż pracy u pracodawcy jest krótszy niż 6 miesięcy,

• 1 miesiąc – gdy staż pracy wynosi co najmniej 6 miesięcy, ale mniej niż 3 lata,

• 3 miesiące – gdy staż pracy wynosi co najmniej 3 lata.

Pracodawca nie może więc „resetować” okresu zatrudnienia poprzez rozwiązanie umowy i ponowne zatrudnienie, aby skrócić okres wypowiedzenia.

Ponowne zatrudnienie emeryta

Pracownik, który przeszedł na emeryturę, może zostać ponownie zatrudniony u tego samego lub innego pracodawcy, jednak z zachowaniem określonych zasad.

Zgodnie z art. 103a ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, prawo do emerytury ulega zawieszeniu, jeśli pracownik kontynuuje zatrudnienie u tego samego pracodawcy bez uprzedniego rozwiązania umowy choćby na jeden dzień. Oznacza to, że aby otrzymywać emeryturę i jednocześnie pracować, pracownik musi rozwiązać umowę o pracę, a następnie może zostać ponownie zatrudniony, nawet już następnego dnia.

Ponowne zatrudnienie może nastąpić u tego samego lub innego pracodawcy, na umowę o pracę na czas określony lub nieokreślony. Obowiązują limity dotyczące liczby i czasu trwania umów na czas określony. Okres wypowiedzenia nowej umowy uwzględnia cały łączny staż pracy u pracodawcy, także przed emeryturą.

Takie rozwiązania pozwalają emerytom na kontynuowanie aktywności zawodowej bez utraty prawa do świadczenia emerytalnego.

Co z aktami osobowymi?

Przy ponownym zatrudnieniu pracownika u tego samego pracodawcy, jeśli nastąpi to w ciągu 10 lat od zakończenia poprzedniego stosunku pracy (licząc od końca roku kalendarzowego, w którym umowa została rozwiązana lub wygasła), pracodawca ma obowiązek kontynuować prowadzenie dotychczasowej dokumentacji pracowniczej, w tym akt osobowych tego pracownika.

Oznacza to, że nie zakłada się nowych akt osobowych, lecz uzupełnia i aktualizuje istniejącą dokumentację, co ułatwia proces ponownego zatrudnienia i eliminuje konieczność ponownego dostarczania tych samych dokumentów przez pracownika. Do akt osobowych wpinane są nowe dokumenty związane z nowym stosunkiem pracy (np. nowa umowa, zaświadczenia lekarskie), natomiast dokumenty już znajdujące się w aktach (np. kwestionariusz osobowy, świadectwa pracy, dokumenty potwierdzające kwalifikacje) pozostają w dokumentacji.

Jeśli natomiast ponowne zatrudnienie następuje po upływie 10 lat od zakończenia poprzedniego stosunku pracy, pracodawca musi założyć nową dokumentację pracowniczą i akta osobowe.

Co z badaniami medycyny pracy?

Przy ponownym zatrudnieniu pracownika u tego samego pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy, pracodawca nie musi kierować pracownika na wstępne badania lekarskie, jeśli ponowne zatrudnienie następuje w ciągu 30 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. Jeśli przerwa w zatrudnieniu u tego samego pracodawcy przekracza 30 dni, to pracownik musi zostać skierowany na nowe badania wstępne, nawet gdy wraca na to samo stanowisko.

Należy również pamiętać, że przy każdym ponownym zatrudnieniu pracodawca jest obowiązany zapewnić przeszkolenie pracownika w obszarze bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP), niezależnie od okresu przerwy w zatrudnieniu.