Do kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop wypoczynkowy?

W zależności od stażu urlopowego pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę przysługuje 20 albo 26 dni urlopu wypoczynkowego rocznie. Nie zawsze jednak udaje się w pełni wykorzystać ten czas. Na szczęście to nie oznacza, że od razu dni przepadają. Warto jednak wiedzieć, do kiedy można wybrać zaległy urlop i co na ten temat mówią przepisy.

Czym jest zaległy urlop wypoczynkowy (tzw. stary urlop)?

Nie każdy urlop wypoczynkowy udaje się wykorzystać w tym roku, w którym pracownik nabywa do niego prawo. Gdy część dni zostaje niewykorzystana, przechodzi na kolejny rok jako zaległy urlop wypoczynkowy, potocznie nazywany także starym urlopem. Urlop zaległy nie jest dodatkową pulą wolnego ani nowym świadczeniem od pracodawcy. To niewykorzystany urlop z poprzedniego roku, który nadal przysługuje pracownikowi. Może wynikać na przykład z choroby, przesunięcia urlopu, dużej liczby obowiązków w firmie albo tego, że termin wypoczynku nie został ustalony zgodnie z planem urlopów.

Co ważne, samo zakończenie roku kalendarzowego nie oznacza, że tracisz prawo do wolnych dni. Niewykorzystany urlop nadal powinien zostać udzielony przez pracodawcę, ponieważ urlop wypoczynkowy ma służyć realnemu odpoczynkowi, a nie tylko istnieć w dokumentach kadrowych. Do zaległego urlopu zalicza się te dni urlopu, których nie wykorzystałeś w roku, za który przysługiwały. Jeżeli więc na koniec roku zostało Ci 5 dni urlopu wypoczynkowego, w kolejnym roku stają się one urlopem zaległym.

Do kiedy można wybrać zaległy urlop wypoczynkowy?

Zaległości urlopowe nie powinny ciągnąć się za pracownikiem przez kolejne lata. Zgodnie z Kodeksem pracy pracodawca powinien udzielić zaległego urlopu najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.

Oznacza to, że urlop zaległy za 2025 rok należy wykorzystać najpóźniej do 30 września 2026 roku. Nie chodzi jednak o to, że cały wypoczynek musi zakończyć się przed tą datą. Ważne jest, aby pracownik rozpoczął zaległy urlop najpóźniej 30 września.

Jeżeli masz niewykorzystany urlop z poprzedniego roku, najlepiej ustalić jego termin odpowiednio wcześniej. Dzięki temu łatwiej pogodzić Twoje prawo do odpoczynku z organizacją pracy w firmie i uniknąć sytuacji, w której termin wykorzystania urlopu zaległego staje się problemem pod koniec września. Pracodawca też nie powinien odkładać tej decyzji bez końca. Ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w ustawowym terminie, a nieudzielenie zaległego urlopu do 30 września może zostać potraktowane jako naruszenie przepisów o urlopach pracowniczych.

Kiedy przepada zaległy urlop?

Przekroczenie terminu 30 września nie oznacza jeszcze, że automatycznie tracisz niewykorzystany urlop. Pracodawca nadal powinien udzielić Ci wolnych dni, ale z czasem możliwość dochodzenia prawa do zaległego urlopu może się przedawnić.

Urlop zaległy może przepaść wtedy, gdy upłynie termin przedawnienia roszczenia o jego udzielenie, dlatego warto pamiętać, że,

• zaległy urlop za dany rok powinien zostać udzielony najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego,

• po 30 września niewykorzystany urlop nadal przysługuje pracownikowi,

• nieudzielenie zaległego urlopu w ustawowym terminie może oznaczać naruszenie przepisów przez pracodawcę,

• roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu co do zasady po 3 latach,

• po upływie terminu przedawnienia pracownik może stracić możliwość skutecznego dochodzenia zaległych dni urlopu.

W praktycznym rozumieniu urlop nie przepada więc z końcem września, ale nie warto odkładać go bez końca. Jeżeli masz zaległe dni urlopu, najlepiej ustalić termin ich wykorzystania wcześniej, zanim sprawa zacznie zależeć od przedawnienia i indywidualnej oceny konkretnej sytuacji.

Sprawdź nowe oferty pracy!

Do kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop – Kodeks pracy

Termin wykorzystania urlopu zaległego wynika bezpośrednio z Kodeksu pracy. Zgodnie z art. 168 urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z planem urlopów należy udzielić pracownikowi najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Oznacza to, że jeśli zostały Ci dni urlopu z poprzedniego roku, pracodawca powinien tak zaplanować ich odbiór, aby urlop zaległy został udzielony w ustawowym terminie. Nie chodzi więc wyłącznie o dobrą wolę firmy, ale o obowiązek wynikający z przepisów. Wyjątkiem jest część urlopu udzielana na żądanie, ponieważ art. 168 Kodeksu pracy nie obejmuje tej części urlopu.

Przepisy chronią prawo pracownika do odpoczynku, ale jednocześnie nakładają na pracodawcę konkretną odpowiedzialność. Z tego powodu skierowanie pracownika na zaległy urlop nie zawsze wymaga od pracodawcy uzyskania zgody pracownika. Jeżeli trzeba wykorzystać zaległy urlop do 30 września, pracodawca może wskazać termin jego odbioru nawet wtedy, gdy pracownik nie złożył wniosku urlopowego albo nie chce iść na urlop w tym czasie.

Nieudzielenie urlopu zaległego do 30 września może narazić pracodawcę na konsekwencje ze strony Państwowej Inspekcji Pracy. Dlatego im bliżej terminu wykorzystania urlopu zaległego, tym większe znaczenie ma prawidłowe zaplanowanie wolnych dni i jasne ustalenie, kiedy pracownik ma rozpocząć zaległy wypoczynek.

Jak obliczyć zaległy urlop?

Przy niewykorzystanym czasie wolnym łatwo się pogubić w miarę upływu miesięcy. Dlatego warto wiedzieć, jak liczyć dni urlopowe, żeby nie być stratnym. Obliczenie zaległego urlopu polega na sprawdzeniu, ile dni urlopu przysługiwało Ci w danym roku i ile z nich faktycznie wykorzystałeś. Różnica między tymi wartościami przechodzi na kolejny rok jako urlop zaległy.

Przy obliczaniu zaległych dni urlopu trzeba uwzględnić,

• roczny wymiar urlopu, czyli 20 albo 26 dni przy pełnym etacie,

• wymiar etatu, jeśli pracujesz na część etatu,

• okres zatrudnienia w danym roku, jeśli nie pracowałeś przez cały rok,

• dni urlopu już wykorzystane u danego pracodawcy,

• ewentualny urlop uzupełniający, jeśli w trakcie roku nabyłeś prawo do wyższego wymiaru urlopu.

Jeżeli za dany rok przysługiwało Ci 26 dni urlopu, a wykorzystałeś 20 dni, do kolejnego roku przechodzi 6 dni urlopu. To właśnie niewykorzystany urlop, który pracodawca powinien uwzględnić jako urlop zaległy i udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.

💡 Przeczytaj też: Rodzaje urlopów w Polsce – wszystko, co musisz wiedzieć [+ tabela z podsumowaniem]

Czy pracodawca może odmówić udzielenia urlopu w przypadku zaległych dni?

Zaplanowałeś już, jak wykorzystasz wolne, ale zastanawiasz się, czy pracodawca może odmówić urlopu, nawet jeśli zostało Ci coś z zeszłego roku? Niestety musisz liczyć się z takim scenariuszem. Zaległy urlop nie odbiera pracodawcy możliwości organizowania pracy zespołu. Jeżeli proponowany przez Ciebie termin koliduje z ważnymi potrzebami firmy, pracodawca może nie zgodzić się na konkretną datę urlopu, ale nie może po prostu pominąć obowiązku udzielenia zaległych dni.

Pracodawca może odmówić udzielenia urlopu w terminie wskazanym przez pracownika, gdy,

• Twoja nieobecność mogłaby zakłócić normalny tok pracy,

• w tym samym czasie urlop planuje zbyt wiele osób z zespołu,

• termin nie został ustalony zgodnie z planem urlopów albo zasadami obowiązującymi w firmie,

• można wskazać inny termin, który pozwoli wykorzystać zaległy urlop w ustawowym terminie,

• odmowa dotyczy konkretnej daty, a nie samego prawa do niewykorzystanego urlopu.

Oznacza to, że pracodawca może przesunąć termin urlopu, ale powinien doprowadzić do tego, żeby zaległe dni urlopu zostały wykorzystane najpóźniej do 30 września. Jeżeli stale odmawia udzielenia zaległego urlopu i nie proponuje żadnego realnego terminu, może naruszać przepisy o urlopach pracowniczych.

💡 Przeczytaj też: Podanie o urlop – wzór i porady, jak napisać skuteczny wniosek

Czy pracodawca może zmusić pracownika do pójścia na zaległy urlop?

Przy zaległym urlopie większe znaczenie ma obowiązek jego udzielenia niż pełna swoboda wyboru terminu przez pracownika. Jeżeli trzeba wykorzystać zaległy urlop do 30 września, pracodawca może skierować pracownika na zaległy urlop nawet wtedy, gdy ten nie złożył wniosku albo nie zgadza się na wskazany termin.

Takie działanie nie powinno być traktowane jak kara ani próba pozbycia się pracownika z firmy na kilka dni. Chodzi o realizację obowiązku, który wynika z Kodeksu pracy i chroni prawo do odpoczynku. PIP wskazuje, że pracodawca nie ma wtedy obowiązku uzgadniania terminu wykorzystania urlopu z pracownikiem, ponieważ nieudzielenie urlopu zaległego w terminie może narazić go na konsekwencje.

Warto jednak odróżnić urlop zaległy od bieżącego urlopu wypoczynkowego. Co do zasady pracodawca nie powinien dowolnie wysyłać pracownika na urlop tylko dlatego, że jest mniej pracy albo firma chce ograniczyć obecność zespołu. Przy zaległym urlopie sytuacja jest inna, ponieważ przepisy wymagają, aby niewykorzystany urlop został udzielony najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.

Co z urlopem zaległym w okresie wypowiedzenia?

Okres wypowiedzenia nie blokuje możliwości rozliczenia zaległych dni urlopu. Jeżeli w tym czasie pracodawca udzieli Ci urlopu wypoczynkowego, masz obowiązek go wykorzystać. Dotyczy to zarówno urlopu bieżącego, jak i zaległego, dlatego w okresie wypowiedzenia pracodawca może zdecydować, że część albo całość pozostałych dni wolnych wykorzystasz jeszcze przed zakończeniem zatrudnienia. Nie musi wtedy uzyskiwać Twojej zgody na termin urlopu, ponieważ przepisy dają mu prawo do udzielenia urlopu w okresie wypowiedzenia.

W takiej sytuacji znaczenie mają przede wszystkim,

• liczba dni urlopu pozostałych do wykorzystania,

• długość okresu wypowiedzenia,

• potrzeby organizacyjne pracodawcy,

• możliwość udzielenia urlopu przed zakończeniem stosunku pracy,

• to, czy po wykorzystaniu urlopu nadal zostanie niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Jeżeli nie da się wykorzystać całego urlopu do końca zatrudnienia, pozostałe dni nie przepadają tylko dlatego, że umowa się kończy. Z dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy prawo do urlopu w naturze przekształca się w prawo do ekwiwalentu pieniężnego.

Niewykorzystany urlop wypoczynkowy a ekwiwalent pieniężny – kiedy się należy?

Urlop wypoczynkowy powinien być co do zasady wykorzystany jako czas wolny od pracy. Ekwiwalent pieniężny nie służy więc do zamiany urlopu na dodatkową wypłatę w trakcie zatrudnienia. Ekwiwalent za niewykorzystany urlop należy się wtedy, gdy dochodzi do rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy, a pracownik nie zdążył wykorzystać wszystkich przysługujących mu dni urlopu. Może to dotyczyć zarówno urlopu bieżącego, jak i zaległego. PIP wyjaśnia, że od 27 stycznia 2026 roku ekwiwalent wypłaca się co do zasady w terminie wypłaty wynagrodzenia, razem z ostatnią pensją. Jeżeli termin wypłaty wynagrodzenia przypada przed ustaniem stosunku pracy, pracodawca ma 10 dni od dnia rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy na wypłatę ekwiwalentu.

Ekwiwalent za urlop może pojawić się więc wtedy, gdy,

• kończy się umowa o pracę,

• stosunek pracy wygasa,

• pracownik ma niewykorzystany urlop,

• nie ma możliwości udzielenia wszystkich dni urlopu przed zakończeniem zatrudnienia,

• pracodawca musi rozliczyć pozostałe dni urlopu wypłacając za nie pieniądze.

Jeżeli nadal pracujesz u tego samego pracodawcy, samo posiadanie zaległego urlopu nie daje podstaw do żądania ekwiwalentu zamiast wolnych dni. W takiej sytuacji pracodawca powinien udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego, a nie wypłacać za niego pieniądze.

Urlop na żądanie – czy wlicza się do zaległego urlopu?

Urlop na żądanie jest częścią urlopu wypoczynkowego, ale Kodeks pracy traktuje go szczególnie przy terminie wykorzystania zaległych dni. Dlatego nie każdą niewykorzystaną część urlopu trzeba rozliczać dokładnie tak samo.

Pracownik może wykorzystać maksymalnie 4 dni urlopu na żądanie w roku kalendarzowym, niezależnie od tego, ilu pracodawców miał w tym czasie. Jeżeli nie wykorzystasz tych dni w danym roku, nie przechodzą one na kolejny rok jako urlop na żądanie. Stają się zwykłym urlopem wypoczynkowym, który można wykorzystać na ogólnych zasadach. PIP wskazuje też, że termin 30 września następnego roku kalendarzowego z art. 168 Kodeksu pracy nie dotyczy części urlopu udzielanej zgodnie z zasadami urlopu na żądanie.

Warto zapamiętać kilka zasad,

• urlop na żądanie mieści się w rocznym wymiarze urlopu wypoczynkowego,

• limit urlopu na żądanie wynosi 4 dni w roku kalendarzowym,

• niewykorzystany urlop na żądanie nie zwiększa limitu na kolejny rok,

• niewykorzystane dni przechodzą dalej jako zwykły urlop wypoczynkowy,

• tej części urlopu nie obejmuje termin wykorzystania urlopu zaległego do 30 września.

Jeżeli więc w poprzednim roku nie wykorzystałeś 4 dni urlopu na żądanie, w kolejnym roku nie masz 8 dni urlopu na żądanie. Masz nadal maksymalnie 4 dni na żądanie w nowym roku, a niewykorzystana część z poprzedniego roku pozostaje zwykłym urlopem wypoczynkowym.

Zaległy urlop - najczęściej zadawane pytania

Czy zaległy urlop przepada po 30 września?

Nie, urlop wypoczynkowy nie przepada automatycznie po 30 września. Przekroczenie tego terminu oznacza jednak, że pracodawca nie udzielił zaległego urlopu w terminie, który wynika z Kodeksu pracy.

Do kiedy trzeba zaplanować zaległy urlop?

Termin wykorzystania zaległego urlopu powinien przypadać najpóźniej do końca września następnego roku kalendarzowego. Wystarczy, że pracownik rozpocznie urlop najpóźniej 30 września.

Czy pracodawca może sam wyznaczyć termin zaległego urlopu?

Tak, pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet jeśli pracownik nie złożył wniosku albo nie zgadza się na wskazany termin. Wynika to z obowiązku udzielenia zaległego urlopu w terminie przewidzianym przez przepisy.

Co grozi pracodawcy za nieudzielenie zaległego urlopu?

Nieudzielenie urlopu zaległego w ustawowym terminie może stanowić wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Pracodawca, który nie udziela przysługującego urlopu wypoczynkowego, podlega karze grzywny.

Co dzieje się z zaległym urlopem w okresie wypowiedzenia umowy?

W okresie wypowiedzenia umowy pracodawca może udzielić pracownikowi zaległego urlopu, a pracownik ma obowiązek go wykorzystać. Jeżeli do końca stosunku pracy zostanie jeszcze niewykorzystany urlop, pracownikowi przysługuje za niego ekwiwalent pieniężny.