Co warto wiedzieć przed zawieszeniem działalności gospodarczej?

Prowadzenie działalności gospodarczej nie zawsze oznacza nieprzerwaną aktywność zawodową. Sezonowość branży, w której działamy, przejściowe problemy finansowe, sprawy osobiste, kryzysy geopolityczne czy też zmiany planów biznesowych sprawiają, że przedsiębiorcy coraz częściej rozważają czasowe „zamrożenie” swojego biznesu. Zawieszenie działalności gospodarczej to rozwiązanie, które pozwala legalnie ograniczyć obowiązki podatkowe i składkowe, bez konieczności jej całkowitego likwidowania. Kiedy można zawiesić działalność, jakie formalności trzeba spełnić i jakie konsekwencje niesie to dla przedsiębiorcy? W tym artykule wyjaśniamy najważniejsze zasady, prawa i obowiązki związane z zawieszeniem firmy.

Na czym polega zawieszenie działalności gospodarczej?

Zawieszenie działalności gospodarczej polega na czasowym zaprzestaniu wykonywania bieżącej działalności bez konieczności jej likwidowania. W okresie zawieszenia przedsiębiorca nie może prowadzić aktywnej sprzedaży ani świadczyć usług, jednak zachowuje status przedsiębiorcy i nadal istnieje jako podmiot gospodarczy. Zawieszenie pozwala ograniczyć podstawowe obowiązki publicznoprawne, w szczególności opłacanie składek na ubezpieczenia społeczne oraz rozliczenia podatku.

Podstawę prawną zawieszenia działalności stanowi art. 22–26 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, które określają m.in. zasady, warunki oraz skutki zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej.

Co daje zawieszenie działalności gospodarczej?

Zawieszenie działalności gospodarczej daje przedsiębiorcy możliwość czasowego „odciążenia” firmy bez konieczności jej zamykania. Pozwala ograniczyć koszty prowadzenia działalności, w szczególności związane ze składkami ZUS i bieżącymi obowiązkami podatkowymi, a jednocześnie zachować możliwość szybkiego powrotu do aktywności gospodarczej w dowolnym momencie. Jest to elastyczne rozwiązanie dla przedsiębiorców, którzy nie chcą definitywnie rezygnować z prowadzenia firmy, lecz potrzebują przerwy w jej funkcjonowaniu.

Z tej możliwości najczęściej korzystają przedsiębiorcy prowadzący działalność sezonową, dla których okresy mniejszego popytu nie uzasadniają ponoszenia stałych kosztów. Zawieszenie działalności bywa także wybierane w sytuacji przejściowej utraty płynności finansowej, choroby przedsiębiorcy, urlopu macierzyńskiego lub rodzicielskiego, nauki, a także w czasie reorganizacji modelu biznesowego. Rozwiązanie to sprawdza się również wtedy, gdy przedsiębiorca czasowo wykonuje pracę na etacie lub planuje dłuższy wyjazd, a jednocześnie chce zachować firmę „w gotowości” do wznowienia działalności po powrocie.

Kto może zawiesić działalność gospodarczą?

Zawiesić działalność gospodarczą może przedsiębiorca, który nie zatrudnia pracowników w rozumieniu przepisów prawa pracy. Ta zasada dotyczy więc tylko pracowników zatrudnionych na podstawie umów o pracę (lub powołania, mianowania itp.), a nie osób współpracujących na podstawie umów cywilnoprawnych – zlecenia i o dzieło.

Możliwość zawieszenia działalności przysługuje zarówno osobom prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą wpisaną do CEIDG, jak i przedsiębiorcom prowadzącym działalność w formie spółek wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego, w szczególności spółkom osobowym oraz spółkom kapitałowym.

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej zawieszenia dokonuje sam przedsiębiorca poprzez złożenie odpowiedniego wniosku do CEIDG. Spółki prawa handlowego zawieszają działalność na podstawie uchwały wspólników lub organów spółki, a następnie zgłaszają ten fakt do KRS.

Zgodnie z art. 22 ust. 2 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, przedsiębiorca może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej także wówczas, gdy zatrudnia on wyłącznie pracowników przebywających na:

• urlopie macierzyńskim,

• uzupełniającym urlopie macierzyńskim,

• urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego,

• urlopie opiekuńczym,

• urlopie rodzicielskim,

• urlopie wychowawczym.

Natomiast zawieszenie działalności nie jest dopuszczalne, jeżeli przedsiębiorca zatrudnia pracowników świadczących pracę lub pozostających w gotowości do jej wykonywania, a także wtedy, gdy pracownik korzysta z innych rodzajów urlopów czy zwolnień, takich jak urlop wypoczynkowy czy zwolnienie lekarskie.

Jak liczony jest okres zawieszenia działalności gospodarczej?

Okres zawieszenia działalności gospodarczej liczony jest od dnia wskazanego we wniosku o zawieszenie. Przedsiębiorca sam decyduje o dacie rozpoczęcia zawieszenia oraz – w przypadku zawieszenia na czas określony – o dacie jego zakończenia. Jeżeli we wniosku nie zostanie wskazana data wznowienia działalności, zawieszenie ma charakter bezterminowy i trwa do daty złożenia wniosku o wznowienie działalności.

W przypadku przedsiębiorców wpisanych do CEIDG minimalny okres zawieszenia wynosi 30 dni, przy czym w sytuacji, gdy zawieszenie obejmuje wyłącznie luty, może ono trwać krócej – przez liczbę dni tego miesiąca. Maksymalny okres zawieszenia nie został określony przepisami prawa, co oznacza, że działalność może pozostawać zawieszona przez czas nieokreślony.

Odmienne zasady obowiązują przedsiębiorców wpisanych do KRS, czyli różnych rodzajów spółek – w ich przypadku zawieszenie może trwać od 30 dni do 24 miesięcy, po upływie których konieczne jest wznowienie działalności lub podjęcie innych decyzji dotyczących dalszego funkcjonowania podmiotu.

KRS i CEIDG a zawieszenie działalności

Procedura zawieszenia działalności gospodarczej zależy od tego, czy przedsiębiorca jest wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, czy do Krajowego Rejestru Sądowego. Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG, w szczególności osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą oraz wspólnicy spółek cywilnych, dokonują zawieszenia poprzez złożenie stosownego wniosku, najczęściej w formie elektronicznej. W tym drugim przypadku zawieszenie jest skuteczne tylko wtedy, gdy wszyscy wspólnicy spółki cywilnej złożą wnioski o zawieszenie działalności.

Wniosek ten wywołuje skutki nie tylko w zakresie wpisu do ewidencji, lecz także automatycznie przekazywany jest do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), Głównego Urzędu Statystycznego (GUS) oraz właściwego urzędu skarbowego, co upraszcza cały proces. Nie traci się przy tym NIP-u ani REGON-u.

W przypadku podmiotów wpisanych do KRS zawieszenie działalności wymaga spełnienia dodatkowych wymogów wewnętrznych. Konieczne jest podjęcie uchwały przez wspólników lub właściwy organ spółki, a następnie zgłoszenie zawieszenia do rejestru przedsiębiorców KRS. W odróżnieniu od CEIDG, procedura ta ma charakter bardziej sformalizowany i nie zawsze wywołuje automatyczne skutki wobec innych instytucji, co oznacza, że spółka powinna zadbać również o dopełnienie obowiązków informacyjnych wobec ZUS czy organów podatkowych.

Jak zawiesić działalność gospodarczą krok po kroku

Zawieszenie działalności gospodarczej dla przedsiębiorców wpisanych do CEIDG jest procedurą prostą, bezpłatną i możliwą do przeprowadzenia w dowolnym momencie. Można to zrobić osobiście, listownie lub online za pośrednictwem portalu biznes.gov.pl. Przed złożeniem wniosku warto jednak odpowiednio się przygotować, aby uniknąć błędów i niepożądanych skutków podatkowych lub składkowych.

Na początku upewnij się, że spełnione są warunki do zawieszenia działalności, w szczególności że nie zatrudniasz pracowników (z wyjątkiem osób przebywających na urlopach związanych z rodzicielstwem). Następnie warto określić datę rozpoczęcia zawieszenia oraz zdecydować, czy ma ono mieć charakter czasowy, czy bezterminowy. Wybór tej daty powinien być przemyślany, zwłaszcza w kontekście rozliczeń z ZUS i urzędem skarbowym.

Zawieszenie działalności online

Najprostszym i najszybszym sposobem zawieszenia działalności jest złożenie wniosku drogą elektroniczną. Odbywa się to poprzez serwis biznes.gov.pl, gdzie należy wybrać usługę zmiany danych we wpisie do CEIDG. Po zalogowaniu się (np. profilem zaufanym, e-dowodem lub bankowością elektroniczną) przedsiębiorca wypełnia formularz, wskazując datę rozpoczęcia zawieszenia oraz ewentualnie datę wznowienia działalności.

Wniosek można złożyć samodzielnie lub przez pełnomocnika ujawnionego w CEIDG, bez konieczności dołączania dodatkowych dokumentów. Po jego wysłaniu informacja o zawieszeniu zostaje automatycznie przekazana do ZUS oraz właściwego urzędu skarbowego. Zmiana wpisu w CEIDG następuje zazwyczaj w ciągu jednego dnia roboczego, a aktualny status działalności można sprawdzić na Koncie Przedsiębiorcy.

Zawieszenie działalności w urzędzie

Zawieszenie działalności można również zgłosić osobiście w dowolnym urzędzie gminy lub miasta. W takim przypadku przedsiębiorca składa wniosek o zmianę wpisu do CEIDG, wypełniając formularz CEIDG-1 na miejscu lub przynosząc wcześniej przygotowany dokument. Konieczne jest potwierdzenie tożsamości, na przykład dowodem osobistym lub paszportem.

Wniosek może złożyć także pełnomocnik, o ile jego umocowanie obejmuje czynność zawieszenia działalności. Jeżeli pełnomocnictwo nie zostało wcześniej ujawnione w CEIDG, może wiązać się to z obowiązkiem uiszczenia opłaty skarbowej. Po przyjęciu wniosku urząd wprowadza dane do systemu, a zawieszenie staje się skuteczne od daty wskazanej przez przedsiębiorcę.

Zawieszenie działalności gospodarczej można zgłosić także listownie. W tym celu należy wypełnić wniosek o zmianę wpisu w CEIDG, podpisać go własnoręcznie, a następnie przesłać listem poleconym do wybranego urzędu miasta lub gminy. Podpis na wniosku musi być poświadczony notarialnie.

Konsekwencje podatkowe i składkowe zawieszenia działalności

Zawieszenie działalności gospodarczej to nie tylko przerwa w pracy firmy – ma też wpływ na obowiązki wobec ZUS i fiskusa. W kolejnych sekcjach wyjaśnimy, jak zawieszenie oddziałuje na składki społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz podatek dochodowy i VAT.

Zawieszenie działalności a składki ZUS

Jedną z najważniejszych konsekwencji zawieszenia działalności gospodarczej jest zwolnienie z obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne. Dotyczy to składek na:

• ubezpieczenie emerytalne,

• ubezpieczenie rentowe,

• ubezpieczenie chorobowe (dobrowolne),

• ubezpieczenie wypadkowe,

• Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy.

Zwolnienie to obowiązuje od dnia rozpoczęcia zawieszenia do dnia poprzedzającego wznowienie działalności, pod warunkiem że przedsiębiorca w tym okresie nie wykonuje działalności zarobkowej w ramach firmy.

Jeśli zawieszenie następuje w trakcie miesiąca, składki społeczne za ten miesiąc opłaca się proporcjonalnie tylko za dni prowadzenia działalności. ZUS otrzymuje informację o zawieszeniu automatycznie z CEIDG, nie trzeba składać osobnych formularzy.

Zawieszenie działalności a ubezpieczenie zdrowotne

Zawieszenie działalności gospodarczej skutkuje ustaniem obowiązku opłacania składki na ubezpieczenie zdrowotne. Wynika to z faktu, że w okresie zawieszenia przedsiębiorca traci tytuł do ubezpieczenia zdrowotnego, który był związany z prowadzeniem działalności gospodarczej.

Jednocześnie należy mieć świadomość, że brak opłacanej składki zdrowotnej oznacza brak prawa do korzystania z bezpłatnych świadczeń opieki zdrowotnej finansowanych przez Narodowy Fundusz Zdrowia.

Prawo do świadczeń zdrowotnych można zachować, jeśli przedsiębiorca:

• jest zatrudniony na umowę o pracę,

• wykonuje umowę zlecenia objętą składką zdrowotną,

• jest zgłoszony do ubezpieczenia jako członek rodziny (np. przez małżonka),

• pobiera zasiłek (np. macierzyński),

• dobrowolnie zgłosi się do ubezpieczenia zdrowotnego w NFZ (wiąże się to z opłacaniem składki oraz ewentualną opłatą dodatkową przy przerwie w ubezpieczeniu).

Warto pamiętać, że po ustaniu tytułu ubezpieczenia przedsiębiorca zachowuje prawo do świadczeń zdrowotnych jeszcze przez 30 dni, co daje czas na uregulowanie sytuacji.

Szukasz pracy? Zobacz najnowsze ogłoszenia na Asistwork!

Zawieszenie działalności a podatek dochodowy

W okresie zawieszenia działalności gospodarczej przedsiębiorca nie uzyskuje przychodów z działalności, a co za tym idzie – nie płaci zaliczek na podatek dochodowy (PIT lub CIT).

Nie oznacza to jednak całkowitego „zamrożenia” relacji z fiskusem. Przedsiębiorca może w czasie zawieszenia:

• regulować zobowiązania powstałe przed zawieszeniem (np. zapłata zaległych faktur),

• otrzymywać należności za usługi lub towary sprzedane przed zawieszeniem,

• sprzedawać środki trwałe i wyposażenie firmy,

• ponosić koszty związane z zabezpieczeniem źródła przychodów (np. czynsz, leasing).

Takie zdarzenia:

• podlegają opodatkowaniu,

• muszą zostać ujęte w ewidencjach księgowych,

• mogą powodować obowiązek złożenia deklaracji podatkowych za dany okres.

Po zakończeniu roku podatkowego przedsiębiorca składa roczne zeznanie podatkowe (PIT-36, PIT-36L, CIT-8), nawet jeśli działalność była zawieszona przez cały rok i nie osiągnął on żadnego dochodu.

Przeczytaj także: Progi podatkowe w Polsce

Zawieszenie działalności a podatek VAT

Skutki zawieszenia działalności gospodarczej w podatku VAT zależą od tego, czy w okresie zawieszenia przedsiębiorca wykonuje czynności podlegające opodatkowaniu. Jeżeli w tym czasie nie dochodzi do żadnych zdarzeń objętych VAT, przedsiębiorca nie ma obowiązku składania plików JPK V7 ani rozliczania podatku VAT.

Obowiązki w zakresie VAT pozostają jednak aktualne, jeżeli w trakcie zawieszenia wystąpią określone czynności. Dotyczy to w szczególności sprzedaży środków trwałych lub wyposażenia, otrzymania zapłaty za sprzedaż dokonaną przed zawieszeniem, jeżeli obowiązek podatkowy jeszcze nie powstał, dokonania importu usług lub wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, a także konieczności skorygowania wcześniej odliczonego podatku VAT.

Co można robić w trakcie zawieszenia działalności gospodarczej?

Zawieszenie działalności gospodarczej nie oznacza całkowitego „zamrożenia” wszystkich spraw związanych z firmą. Przepisy prawa dopuszczają podejmowanie określonych czynności, pod warunkiem że nie prowadzą one do faktycznego wykonywania działalności gospodarczej ani osiągania bieżących przychodów. Kluczowe znaczenie ma tu art. 25 ustawy – Prawo przedsiębiorców, który precyzuje zakres dozwolonych i zakazanych działań.

W okresie zawieszenia przedsiębiorca może wykonywać czynności, które mają charakter techniczny, porządkowy lub zabezpieczający i które służą ochronie interesów firmy lub jej przygotowaniu do wznowienia działalności. W szczególności dopuszczalne jest:

• podejmowanie działań niezbędnych do zachowania lub zabezpieczenia źródła przyszłych przychodów, takich jak opłacanie czynszu za lokal, rat leasingowych, kosztów przechowywania sprzętu czy ubezpieczeń majątkowych,

• regulowanie zobowiązań powstałych przed dniem zawieszenia działalności, w tym zapłata faktur, rat kredytowych oraz zaległych podatków lub składek,

• przyjmowanie należności od kontrahentów z tytułu sprzedaży towarów lub usług wykonanych przed zawieszeniem działalności,

• zbywanie składników majątku firmy, w szczególności środków trwałych, wyposażenia lub zapasów, przy czym takie czynności mogą rodzić określone skutki podatkowe,

• wykonywanie obowiązków formalnych i prawnych związanych z działalnością prowadzoną przed zawieszeniem, w tym prowadzenie dokumentacji księgowej, składanie deklaracji podatkowych oraz uczestniczenie w postępowaniach administracyjnych, sądowych lub podatkowych.

Czego nie wolno robić w okresie zawieszenia działalności?

Zawieszenie działalności gospodarczej wiąże się przede wszystkim z zakazem jej faktycznego wykonywania. W tym czasie przedsiębiorca nie może podejmować działań, które prowadzą do realizacji celów zarobkowych w ramach firmy. Niedopuszczalne jest w szczególności:

• prowadzenie sprzedaży towarów lub świadczenie usług objętych zakresem działalności gospodarczej,

• realizowanie nowych zleceń lub obsługa klientów,

• prowadzenie sprzedaży internetowej lub innej formy stałej aktywności handlowej,

• zawieranie nowych umów, jeżeli ich celem jest wykonywanie działalności gospodarczej i uzyskiwanie bieżących przychodów,

• osiąganie przychodów będących bezpośrednim efektem aktywnego prowadzenia działalności w okresie zawieszenia.

Podejmowanie takich działań może zostać zakwalifikowane przez organy podatkowe lub ZUS jako faktyczne prowadzenie działalności gospodarczej, co może skutkować zakwestionowaniem zawieszenia oraz powstaniem zaległości podatkowych i składkowych.

Konsekwencje naruszenia zasad zawieszenia działalności

Zawieszenie działalności gospodarczej daje przedsiębiorcy istotne korzyści, przede wszystkim w postaci ograniczenia obowiązków składkowych i podatkowych. Korzyści te są jednak uzależnione od faktycznego przestrzegania zasad zawieszenia. Jeżeli w okresie zawieszenia przedsiębiorca podejmuje czynności, które w świetle prawa są uznawane za wykonywanie działalności gospodarczej, musi liczyć się z poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi.

W przypadku stwierdzenia, że przedsiębiorca wykonywał działalność w okresie zawieszenia, Zakład Ubezpieczeń Społecznych może zażądać zapłaty zaległych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne za cały zakwestionowany okres. Do należnych składek doliczane są odsetki za zwłokę, a w niektórych przypadkach również dodatkowe opłaty. Może to prowadzić do znacznego obciążenia finansowego, zwłaszcza gdy naruszenie trwało przez kilka miesięcy.

Naruszenie zasad zawieszenia może również skutkować konsekwencjami podatkowymi. Jeżeli przedsiębiorca uzyskiwał przychody w okresie zawieszenia, organy podatkowe mogą domagać się zapłaty zaległego podatku dochodowego oraz podatku VAT, wraz z odsetkami. Dodatkowo może powstać obowiązek złożenia zaległych deklaracji podatkowych lub korekt.

W skrajnych przypadkach naruszenie zasad zawieszenia działalności może zostać zakwalifikowane jako wykroczenie lub przestępstwo skarbowe. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, w których przedsiębiorca świadomie nie rozliczał podatków lub składał nieprawdziwe deklaracje, powołując się na zawieszenie działalności.

Wznowienie działalności gospodarczej

Wznowienie działalności gospodarczej polega na ponownym rozpoczęciu wykonywania działalności po okresie jej zawieszenia i następuje na wniosek przedsiębiorcy. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej wpisanej do CEIDG wznowienia dokonuje się poprzez złożenie odpowiedniego wniosku, wskazując datę powrotu do działalności.

Wznowienie wywołuje skutki automatyczne wobec ZUS i urzędu skarbowego, co oznacza powrót obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz bieżących obowiązków podatkowych. Od dnia wznowienia działalności przedsiębiorca może ponownie prowadzić sprzedaż, świadczyć usługi oraz osiągać przychody na zasadach ogólnych.

Często zadawane pytania

Czy zawieszenie działalności zatrzymuje bieg ulgi na start albo preferencyjnych składek ZUS?

Zawieszenie działalności nie zatrzymuje biegu Ulgi na start – okres 6 miesięcy liczy się łącznie z czasem zawieszenia. Podobnie preferencyjne składki ZUS (24 miesiące) biegną dalej, bez przedłużenia o okres zawieszenia.

Czy podczas zawieszenia działalności można korzystać z konta firmowego?

Posiadanie konta firmowego nie jest ograniczone przez zawieszenie działalności. Można korzystać z rachunku do rozliczeń, przyjmowania należności za sprzedaż sprzed zawieszenia lub regulowania zobowiązań, ale nie do bieżącej sprzedaży czy prowadzenia aktywnej działalności gospodarczej.

Jak długo może być zawieszona działalność gospodarcza?

Dla jednoosobowej działalności gospodarczej wpisanej do CEIDG minimalny okres zawieszenia wynosi 30 dni, a maksymalnie nie jest ograniczony – działalność może być zawieszona na czas nieokreślony. W przypadku spółek wpisanych do KRS okres zawieszenia wynosi od 30 dni do 24 miesięcy.

Ile wynosi ZUS po zawieszeniu działalności?

W okresie zawieszenia przedsiębiorca nie opłaca składek ZUS (społecznych ani zdrowotnej), chyba że posiada inny tytuł do ubezpieczenia. Po wznowieniu działalności obowiązek opłacania składek wraca zgodnie z wybranym sposobem rozliczenia.

Czy na zawieszonej działalności można iść na L4?

W trakcie zawieszenia działalności przedsiębiorca nie jest objęty ubezpieczeniem społecznym z tytułu działalności i nie przysługuje mu z tego tytułu zasiłek chorobowy. Jeśli posiada inne ubezpieczenie (np. z etatu), może korzystać z L4 na podstawie tego tytułu.

Ile do tyłu mogę zawiesić działalność?

W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych wpisanych do CEIDG przepisy przewidują możliwość wskazania dowolnej daty rozpoczęcia zawieszenia działalności, również przypadającej przed dniem złożenia wniosku. Termin wskazany we wniosku powinien odpowiadać faktycznemu zaprzestaniu prowadzenia działalności.

Czy można wystawić fakturę na zawieszoną działalność?

Wystawianie faktur za nowe usługi lub sprzedaż w czasie zawieszenia działalności jest zabronione, ponieważ byłoby traktowane jako prowadzenie bieżącej działalności gospodarczej. Można natomiast przyjmować płatności za sprzedaż lub usługi wykonane przed zawieszeniem działalności.