Jak działa umowa na zastępstwo i co oznacza dla pracownika?

Umowa na zastępstwo bywa traktowana jak zwykła umowa o pracę, ale w praktyce rządzi się własnymi zasadami. Inny jest jej cel, inne ryzyko i inne konsekwencje dla pracownika. Jakie uprawnienia pracownicze daje tego typu umowa, a czego nie gwarantuje? Jak długo może trwać i co dzieje się, gdy zastępowany pracownik wraca? W artykule wyjaśniamy, jak działa umowa na zastępstwo, jakie ma plusy i minusy oraz na co warto zwrócić uwagę, zanim ją podpiszesz.

Czym jest umowa na zastępstwo?

Umowa na zastępstwo to szczególny rodzaj umowy o pracę na czas określony, regulowany przez Kodeks pracy. Służy ona tymczasowemu zastąpieniu pracownika nieobecnego z usprawiedliwionych powodów, takich jak urlop macierzyński (rodzicielski, wychowawczy) czy zwolnienie chorobowe. Umowa wygasa automatycznie z momentem powrotu zastępowanej osoby do pracy.

Umowa na zastępstwo musi być sporządzona na piśmie i zawierać dane stron, rodzaj pracy, wynagrodzenie, wymiar czasu pracy oraz wskazanie zastępowanego pracownika z określeniem powodu nieobecności. Pracownik na takiej umowie ma pełne prawa pracownicze jak na standardowej umowie o pracę, w tym ochronę przed zwolnieniem, urlop proporcjonalny do okresu zatrudnienia oraz świadczenia ZUS. Nie wlicza się ona jednak do limitu umów na czas określony.

Kiedy zawiera się umowę na zastępstwo?

Umowę na zastępstwo zawiera się w celu zastępstwa nieobecnego pracownika i zapewnienia ciągłości pracy na danym stanowisku pod jego nieobecność. Najczęściej dotyczy to dłuższych absencji, takich jak urlop macierzyński, rodzicielski, wychowawczy, długotrwałe zwolnienie lekarskie czy oddelegowanie do innych zadań. Pracodawca zyskuje w ten sposób możliwość legalnego zatrudnienia innej osoby na czas określony, ściśle powiązany z okresem nieobecności zastępowanego pracownika, bez konieczności tworzenia nowego etatu na stałe.

Co ważne, umowę na zastępstwo zawiera się w sytuacji usprawiedliwionej nieobecności pracownika, gdy pracodawca musi czasowo obsadzić jego stanowisko. Najczęściej dotyczy to takich przypadków jak:

• urlop macierzyński, rodzicielski lub ojcowski,

• urlop wychowawczy,

• długotrwała niezdolność pracownika do pracy i przebywanie na L4,

• urlop bezpłatny,

• czasowe oddelegowanie pracownika do innych obowiązków,

• zawieszenie obowiązku świadczenia pracy na podstawie przepisów prawa.

Należy przy tym zaznaczyć, że nieobecność zastępowanego pracownika musi mieć charakter usprawiedliwiony – umowa na zastępstwo nie może być zawarta jedynie z powodu braków kadrowych czy zwiększonego zapotrzebowania na pracę.

Szukasz pracy na krótko albo na stałe? Zobacz najnowsze ogłoszenia o pracę na praca.asistwork.pl!

Co powinna zawierać treść umowy na zastępstwo?

Treść umowy na zastępstwo powinna spełniać ogólne wymogi umowy o pracę, ale jednocześnie jasno wskazywać, że została zawarta w celu zastąpienia nieobecnego pracownika. W praktyce w umowie powinny znaleźć się następujące elementy:

• określenie stron umowy – dane pracodawcy i pracownika,

• rodzaj umowy – wyraźne wskazanie, że jest to umowa na zastępstwo,

• wskazanie przyczyny zawarcia umowy – zastępstwo pracownika nieobecnego z przyczyn usprawiedliwionych,

• dane zastępowanego pracownika (najczęściej imię i nazwisko oraz zajmowane stanowisko),

• stanowisko i zakres obowiązków pracownika zatrudnionego na zastępstwo,

• wymiar czasu pracy (pełny etat lub jego część),

• miejsce wykonywania pracy,

• wysokość wynagrodzenia wraz ze wskazaniem jego składników,

• termin rozpoczęcia pracy,

• czas trwania umowy – np. do dnia powrotu zastępowanego pracownika do pracy.

Precyzyjne określenie celu i czasu trwania umowy jest szczególnie ważne, ponieważ to właśnie te elementy odróżniają umowę na zastępstwo od standardowej umowy o pracę na czas określony.

Okres obowiązywania umowy na zastępstwo

Umowa na zastępstwo obowiązuje przez czas usprawiedliwionej nieobecności pracownika, którego ma zastąpić. Jej długość nie jest więc określona konkretną datą końcową, lecz zdarzeniem – powrotem zastępowanego pracownika do pracy. W treści umowy najczęściej wskazuje się, że zostaje ona zawarta na czas nieobecności zastępowanego pracownika.

Jeżeli nieobecność się przedłuża (np. kolejne zwolnienie lekarskie lub przejście z urlopu macierzyńskiego na rodzicielski), umowa na zastępstwo może trwać odpowiednio dłużej, bez konieczności zawierania nowej umowy. Z kolei w momencie powrotu zastępowanego pracownika umowa wygasa automatycznie, nawet jeśli pracownik zatrudniony na zastępstwo nie znał dokładnej daty zakończenia zatrudnienia.

WAŻNE: Warto podkreślić, że umowa na zastępstwo – mimo że jest umową na czas określony – nie wlicza się do limitu 33 miesięcy ani limitu liczby umów terminowych, o ile rzeczywiście została zawarta w celu zastępstwa nieobecnego pracownika.

Okres wypowiedzenia umowy na zastępstwo

Umowa na zastępstwo, jako szczególny rodzaj umowy o pracę na czas określony, może zostać wypowiedziana zarówno przez pracodawcę, jak i pracownika. Obowiązują przy tym standardowe okresy wypowiedzenia, uzależnione od stażu pracy u danego pracodawcy:

• 2 tygodnie – przy zatrudnieniu krótszym niż 6 miesięcy,

• 1 miesiąc – przy zatrudnieniu trwającym co najmniej 6 miesięcy,

• 3 miesiące – przy zatrudnieniu trwającym co najmniej 3 lata.

Niezależnie od możliwości wypowiedzenia, umowa na zastępstwo rozwiązuje się automatycznie z chwilą powrotu zastępowanego pracownika do pracy. W takiej sytuacji nie ma zastosowania okres wypowiedzenia – stosunek pracy wygasa z mocy prawa.

Warto pamiętać, że strony mogą również rozwiązać umowę na zastępstwo w każdym czasie na mocy porozumienia stron, bez zachowania okresu wypowiedzenia.

Czy umowa na zastępstwo wlicza się do limitu umów na czas określony?

Jak już wcześniej wspomnieliśmy, umowa na zastępstwo nie wlicza się do limitu umów na czas określony, o ile została zawarta zgodnie z przepisami i faktycznie służy zastąpieniu nieobecnego pracownika.

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, pracodawców obowiązuje limit 33 miesięcy zatrudnienia oraz maksymalnie trzech umów na czas określony z jednym pracownikiem. Po przekroczeniu któregokolwiek z tych limitów kolejna umowa przekształca się z mocy prawa w umowę na czas nieokreślony. Te przepisy nie mają jednak zastosowania do umów zawieranych w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności, czyli umów na zastępstwo.

Warto jednak podkreślić, że wyłączenie z limitu dotyczy wyłącznie sytuacji, gdy:

• umowa rzeczywiście ma charakter zastępstwa,

• wskazana jest konkretna przyczyna nieobecności,

• zatrudnienie jest bezpośrednio powiązane z czasem tej nieobecności.

Jeżeli umowa o pracę na zastępstwo byłaby zawarta pozornie, a w praktyce nie dotyczyłaby zastępowania konkretnego pracownika, mogłaby zostać zakwestionowana i wówczas zaczęłaby wliczać się do limitów umów terminowych.

Umowa o pracę na czas określony a umowa na zastępstwo – porównanie

Umowa o pracę na czas określony i umowa na zastępstwo są często mylone, ponieważ obie należą do umów terminowych i na pierwszy rzut oka wyglądają bardzo podobnie. W praktyce jednak różnią się celem zawarcia, sposobem określenia czasu trwania oraz konsekwencjami prawnymi dla pracownika i pracodawcy. Poniżej znajdziesz zestawienie najważniejszych różnic między tymi dwoma rodzajami umów.

Kryterium	Umowa o pracę na czas określony	Umowa na zastępstwo
Cel zawarcia	Zatrudnienie pracownika na określony z góry czas	Zastąpienie nieobecnego pracownika
Przyczyna zawarcia	Dowolna, zgodna z prawem	Usprawiedliwiona nieobecność konkretnego pracownika
Okres obowiązywania	Określony konkretną datą końcową	Do powrotu zastępowanego pracownika
Wskazanie pracownika zastępowanego	Nie dotyczy	Wymagane
Limit umów	Maksymalnie 33 miesiące + maksymalnie 3 umowy	Brak limitu, może być przedłużana aż do powrotu zastępowanego pracownika do pracy
Zakończenie umowy	Z upływem ustalonego terminu	Automatycznie z dniem powrotu zastępowanego pracownika
Możliwość wypowiedzenia	Tak, na zasadach ogólnych	Tak, na zasadach ogólnych
Stabilność zatrudnienia	Większa – znany termin zakończenia	Mniejsza – zależna od powrotu pracownika

Umowa na zastępstwo a L4

Pracownik zatrudniony na umowę na zastępstwo ma takie same prawa do zwolnienia lekarskiego (L4) jak osoba zatrudniona na innej umowie o pracę. Oznacza to, że w razie choroby może skorzystać z L4, a niezdolność do pracy jest traktowana jako usprawiedliwiona nieobecność. Pracownikowi przysługuje prawo do wynagrodzenia chorobowego wypłacanego przez pracodawcę przez okres do 33 dni w roku kalendarzowym (lub do 14 dni w przypadku pracowników powyżej 50. roku życia). Po tym czasie ZUS przejmuje obowiązek wypłaty pracownikowi zasiłku chorobowego.

Warto jednak pamiętać, że jeśli w czasie zwolnienia lekarskiego nastąpi powrót zastępowanego pracownika, umowa na zastępstwo rozwiązuje się automatycznie – również wtedy, gdy pracownik na zastępstwie przebywa na L4.

Umowa na zastępstwo a urlop wypoczynkowy

Pracownik zatrudniony na umowę na zastępstwo ma prawo do urlopu wypoczynkowego, tak jak każdy pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę. Wysokość przysługującego urlopu zależy od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy i liczby przepracowanych miesięcy.

Po przepracowaniu pełnego miesiąca pracownikowi przysługuje 1/12 rocznego wymiaru urlopu (przy pełnym etacie – standardowo 20 lub 26 dni w roku, w zależności od stażu pracy). Urlop nalicza się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy, jeśli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze godzin.

Umowa na zastępstwo a ciąża

Pracownica zatrudniona na umowę na zastępstwo ma takie same prawa wynikające z Kodeksu pracy w ciąży jak każda inna pracownica zatrudniona na umowę o pracę. Oznacza to m.in.:

• Zakaz wypowiedzenia umowy – pracodawca nie może wypowiedzieć umowy na zastępstwo pracownicy w ciąży, jeśli zna jej stan (art. 177 §1 Kodeksu pracy). Wyjątek stanowi rozwiązanie umowy z przyczyn określonych w Kodeksie pracy, niezwiązanych z ciążą, np. likwidacja stanowiska (bardzo rzadkie w przypadku zastępstwa).

• Prawo do zwolnień lekarskich – przysługują płatne dni wolne na wizyty lekarskie, a także L4 w przypadku choroby związanej z ciążą.

• Prawo do urlopu macierzyńskiego – jeśli pracownica zajdzie w ciążę w trakcie trwania umowy na zastępstwo, po urodzeniu dziecka przysługuje jej urlop macierzyński i rodzicielski na standardowych zasadach.

Należy jednak mieć świadomość, że umowa na zastępstwo rozwiązuje się automatycznie z dniem powrotu zastępowanego pracownika. Oznacza to, że jeśli pracownica będąca w ciąży podpisze umowę na zastępstwo i zastępowany pracownik wróci do pracy, umowa wygasa, a prawo do ochrony wynikającej z ciąży dotyczy tylko okresu obowiązywania umowy.

W przypadku umowy na czas określony, jeśli jej koniec przypada po upływie trzeciego miesiąca ciąży pracownicy, umowa automatycznie przedłuża się do dnia porodu, co zapewnia jej stabilność zatrudnienia przez cały okres ciąży. Umowa na zastępstwo różni się w tym zakresie – nie podlega temu automatycznemu przedłużeniu. Nawet jeśli pracownica jest w ciąży, umowa na zastępstwo kończy się w momencie powrotu do pracy zastępowanego pracownika.

Umowa o pracę na zastępstwo – wady i zalety

Umowa na zastępstwo, często wybierana przez pracodawców ze względu na elastyczność, ma zarówno swoje plusy, jak i minusy dla pracownika.

Zalety:

• Jasno określony cel zatrudnienia – pracownik wie, że jego obowiązki są związane z zastępowaniem konkretnej osoby, co może ułatwiać organizację pracy.

• Pełne prawa pracownicze – przysługują wszystkie standardowe świadczenia pracownicze, takie jak wynagrodzenie, L4, urlop wypoczynkowy, ochrona w ciąży.

• Możliwość zdobycia doświadczenia i referencji – często zastępstwa dotyczą stanowisk, na które trudno się dostać na stałe, co daje szansę na rozwój zawodowy.

• Elastyczność czasowa – umowa wygasa automatycznie z powrotem zastępowanego pracownika, co ułatwia planowanie kariery w krótkim okresie.

Wady:

• Brak stabilności zatrudnienia – umowa kończy się z dniem powrotu zastępowanego pracownika, niezależnie od stanu zdrowia czy okoliczności życiowych pracownika.

• Brak automatycznego przedłużenia w ciąży – w przeciwieństwie do standardowej umowy na czas określony, umowa na zastępstwo nie przedłuża się do dnia porodu.

• Ograniczony czas pracy – czas trwania umowy jest zależny od nieobecności innego pracownika, co może utrudniać planowanie długoterminowe.

• Potencjalne trudności z urlopem – wykorzystanie urlopu wypoczynkowego w trakcie zastępstwa może kolidować z obowiązkami wynikającymi z zastępowania pracownika.

Umowa na zastępstwo jest więc rozwiązaniem wygodnym dla osób szukających krótkoterminowego zatrudnienia i doświadczenia zawodowego, ale wiąże się z mniejszą stabilnością niż klasyczna umowa o pracę na czas określony.

Często zadawane pytania

Jak długo można pracować na umowie na zastępstwo?

Umowa na zastępstwo jest zawierana na czas nieobecności konkretnego pracownika (np. urlopu macierzyńskiego, wychowawczego lub chorobowego). Trwa tyle, ile trwa nieobecność zastępowanej osoby. Nie ma ustawowego limitu, ale umowa powinna wygasnąć wraz z powrotem nieobecnego pracownika.

Czy na umowie na zastępstwo można iść na L4?

Tak. Pracownik zatrudniony na zastępstwo ma wszystkie prawa pracownicze, w tym prawo do zwolnienia lekarskiego (L4) i zasiłku chorobowego, pod warunkiem odprowadzania składek ZUS.

Czy można zwolnić pracownika zatrudnionego na zastępstwo?

Tak, ale z zachowaniem przepisów Kodeksu pracy. Umowa na zastępstwo może zostać rozwiązana wcześniej za wypowiedzeniem, za porozumieniem stron lub w trybie natychmiastowym, jeśli wystąpią ku temu ustawowe przesłanki.

Czy umowa na zastępstwo wlicza się do emerytury?

Tak. Od wynagrodzenia odprowadzane są składki ZUS, które liczą się do emerytury, tak jak w przypadku umów o pracę na czas określony lub nieokreślony.

Czy umowa na zastępstwo wlicza się do stażu pracy?

Tak. Okres zatrudnienia na zastępstwo wlicza się do stażu pracy, który może być wymagany m.in. do urlopu, nagród jubileuszowych czy uprawnień emerytalnych.

Czy po umowie na zastępstwo należy wystawić świadectwo pracy?

Tak. Po zakończeniu każdej umowy o pracę, w tym umowy na zastępstwo, pracodawca ma obowiązek wystawić świadectwo pracy, które potwierdza przebieg zatrudnienia i rodzaj wykonywanej pracy.

Po jakim czasie nieobecności można zatrudnić pracownika na zastępstwo?

Nie ma ustawowego minimalnego okresu nieobecności pracownika, po którym można zatrudnić zastępstwo. Zastępstwo jest uzasadnione faktyczną nieobecnością pracownika, niezależnie od długości tej nieobecności.

Czy umowa na zastępstwo wygasa automatycznie?

Tak. Umowa na zastępstwo wygasa automatycznie z chwilą powrotu zastępowanego pracownika lub po upływie terminu wskazanego w umowie. Nie wymaga wypowiedzenia, chyba że strony postanowią inaczej.