Praca zdalna a telepraca — Jakie są różnice?

Jeszcze przed lockdownem na przełomie 2019/2020 roku praca zdalna była trybem, z którego mógł skorzystać pracownik wykonujący pracę stacjonarną w siedzibie firmy (najczęściej biurową) przez krótki okres czasu w przeciągu całego roku, jednak wraz z wybuchem pandemii koronawirusa regulacje te uległy znaczącej zmianie, w celu umożliwienia pracownikom pozostanie bezpiecznie w domach, a jednocześnie wykonywanie przydzielonych im obowiązków służbowych wykorzystując do tego środki komunikacji elektronicznej, jak w przypadku telepracy. Dowiedz się, jakie są najistotniejsze różnice pomiędzy pracą zdalną a telepracą w rozumieniu przepisów prawa pracy, czy praca zdalna jest regulowana przez przepisy zawarte w Kodeksie Pracy, czy telepraca może być pracą hybrydową oraz czym różni się praca zdalna od mobilnej.

Czym jest telepraca i jak ujmuje ją Kodeks Pracy?

Telepraca jest jedną z form pracy home office polegającą na realizowaniu poleceń pracodawcy poza miejscem wykonywania pracy, najczęściej w domu. Jest prawnie uregulowana w art. 67 Kodeksu Pracy (wcześniej określona w KP jako "telepraca", obecnie jako "praca zdalna"), gdzie jest określona jako wykonywane regularnie obowiązki służbowe poza miejscem pracy z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej i przekazywania wyników pracy w określonej formie (np. za pośrednictwem nośników elektronicznych, drogą komunikacji elektronicznej, umieszczaniem danych w chmurze, korespondencyjnie). Art. 67 Kodeksu Pracy, rozdziału IIb Zatrudnianie pracowników w formie telepracy z dnia 16 października 2007 r. został uchylony na rzecz Art. 67 Kodeksu Pracy, rozdział IIc Praca zdalna z dnia 19 marca 2025 r.

Również podczas zawierania umowy o pracę musi pojawić się informacja, że na skutek porozumienia zawieranego pomiędzy osobą zatrudnioną a pracodawcą, praca świadczona będzie w formie telepracy. Mogło to nastąpić podczas zawierania umowy lub w trakcie jej trwania w formie aneksu do umowy. Jednak warto pamiętać, że telepraca zawsze wymagała zgody pracownika. Oznaczało to, że wniosek pracownika złożony musiał zostać złożony przed jej podpisaniem u pracodawcy, zaś pracodawca w miarę możliwości powinien wyrazić pisemną zgodę. Po podpisaniu umowy na realizowanie pracy w formie telepracy nie mógł być dyskryminowany ze względu na formę zatrudnienia i powinien zostać dopuszczony do przebywania na terenie zakładu pracy — zwłaszcza jeśli czasowo nie posiadał w miejscu zamieszkania odpowiednich warunków do pracy.

Pracownik wykonujący obowiązki służbowe w formie telepracy musiał mieć zapewniony przez pracodawcę niezbędny sprzęt lub narzędzia do pracy. Po stronie pracodawcy leżało więc zapewnienie pomocy technicznej osobie realizującej obowiązki pracownicze w formie home office.

Czym jest praca zdalna i czy regulują ją przepisy Kodeksu Pracy?

Określenie pracy zdalnej zostało spopularyzowane podczas wybuchu pandemii wirusa COVID-19, kiedy to została określona w Ustawie z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. Na podstawie wspomnianej ustawy 67 Kodeksu Pracy zostały naniesione poprawki i pojęcie "telepracy" zastąpiono "pracą zdalną". Mowa tutaj głównie o art. 67 KP ust. 19 o uzgodnieniach umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej i ust. 33 o okazjonalnej pracy zdalnej. Wcześniej realizowana była w formie okazjonalnej, jednak podczas lockdownu ilość przysługujących pracownikowi dni pracy zdalnej uległy zmianie i wydłużeniu. Po wprowadzeniu potocznie zwanej "ustawy covidowej" z dnia 2 marca 2020 r., określenie "praca zdalna" zaczęło zastępować i wypierać telepracę. 7 kwietnia 2023 r. definicja pracy zdalnej została na stałe wpisana do Kodeksu Pracy.

Zatrudnienie pracownika w formie zdalnej nie zwalnia pracodawcy z przestrzegania przepisów z zakresu prawa pracy. Tak samo, jak w przypadku pracy stacjonarnej, pracownik wykonujący pracę w formie zdalnej musi odbyć niezbędne szkolenia z zakresu Bezpieczeństwa i Higieny Pracy, co ma sprzyjać zachowaniu higienicznych warunków pracy, a tym samym zapobiegać wypadkom przy pracy zdalnej. Pracownik powinien również zostać przeszkolony w zakresie obsługi sprzętu, jakie jest mu niezbędny do regularnego wykonywania obowiązków służbowych w trybie zdalnym.

Kiedy można wykonywać pracę zdalną na polecenie pracodawcy?

Praca zdalna może być wykonywana na polecenie pracodawcy, w następujących sytuacjach:

• w okresie, gdy pracodawca nie jest w stanie zapewnić bezpiecznych i higienicznych warunków pracy i wykonywanie obowiązków przez pracowników jest przez określony czas niemożliwe z powodu siły wyższej (np. pożar w budynku firmy);

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego lub zagrożenia epidemicznego bądź w trakcie trwania epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu;

• gdy pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia pracy zdalnej oświadczenie pisemne w formie elektronicznej lub papierowej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Kiedy pracodawca musi uwzględnić wniosek o pracę zdalną?

Zgodnie z nowymi przepisami, wniosek o pracę zdalną będzie musiał zostać przyjęty i uwzględniony przez pracodawcę w przypadku:

• pracy dla ciężarnych w domu;

• pracy dla rodzica wychowującego dziecko do 4. roku życia;

• rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności bądź orzeczeniem o 2 grupie inwalidzkiej lub 3 grupie inwalidzkiej;

• pracownika, który sprawuje opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub osobą, która pozostaje we wspólnym gospodarstwie domowym i posiada orzeczenie o niepełnosprawności lub 3 grupę inwalidzką.

Obowiązkiem pracodawcy w wyżej wspomnianych przypadkach jest umożliwienie wykonywania pracy zdalnej. Odmowa pracodawcy może być możliwa jedynie ze względu na rodzaj lub organizację pracy, które uniemożliwiają pełnienia obowiązków służbowych w trybie zdalnym.

Rezygnacja z pracy zdalnej i powrót do poprzedniej formy pracy

Warto wspomnieć, że zarówno pracownik, jak i pracodawca mają możliwość do zaprzestania wykonywania obowiązków służbowych w formie zdalnej i powrotu do poprzednich warunków zatrudnienia. Jednak taki zabieg wymaga zarówno uzyskania zgody pracownika, jak i uznania pracodawcy po przedstawieniu odpowiedniego wniosku o rezygnację ze świadczenia pracy w takiej formie. Przywrócenie poprzedniego trybu pracy musi nastąpić nie później, niż na 30 dni od chwili otrzymania wniosku.

Jakie przepisy regulują pracę zdalną?

Praca zdalna jest regulowana przez przepisy zawarte w następujących ustawach:

• Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych:
  Art. 4h Możliwość świadczenia pracy zdalnej przez osoby poddane obowiązkowej kwarantannie.
  Art 4ha Możliwość świadczenia pracy zdalnej przez osoby poddane obowiązkowej izolacji w warunkach domowych.
  Art 15g Pomoc dla pracodawców — ochrona miejsc pracy; wynagrodzenia pracowników objętych przestojem ekonomicznym; obniżenie wymiaru czasu pracy — punkt 11; 4).
  Art. 15zf Wprowadzanie elastycznych zasad ustalania pracownikom czasu pracy; porozumienie o wprowadzeniu systemu równoważnego czasu pracy lub o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia — punkt 4; 4).

• Ustawa z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (miała na celu wprowadzenie do Kodeksu Pracy pracę zdalną przy jednoczesnym uchyleniu przepisów dotyczących telepracy).

• Art. 67 Kodeksu Pracy, rozdział IIc Praca zdalna z dnia 19 marca 2025 r. (zamiast Art. 67 Kodeksu Pracy, rozdziału IIb Zatrudnianie pracowników w formie telepracy z dnia 16 października 2007 r.), w którym zawarto następujące ustępy:

  § 18 Pojęcie pracy zdalnej;

  § 19 Uzgodnienia między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej; polecenie wykonywania pracy zdalnej; obowiązek uwzględnienia wniosku pracownika o wykonywanie pracy zdalnej;

  § 20 Określenie zasad wykonywania pracy zdalnej;

  § 21 Treść i sposób przekazania informacji o warunkach zatrudnienia w przypadku wykonywania pracy zdalnej;

  § 22 Wniosek o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy;

  § 23 Ochrona dobrowolności pracy zdalnej;

  § 24 Obowiązki pracodawcy związane z organizacją pracy zdalnej; ekwiwalent za pracę zdalną;

  § 25 Wyłączenie opodatkowania kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej;

  § 26 Ochrona danych osobowych w przypadku wykonywania pracy zdalnej;

  § 27 Komunikacja między pracownikiem a pracodawcą w przypadku wykonywania pracy zdalnej;

  § 28 Kontrola w miejscu świadczenia pracy zdalnej;

  § 29 Zakaz dyskryminacji pracownika wykonującego pracę zdalną;

  § 30 Zasada zapewnienia więzi między pracownikiem wykonującym pracę zdalną a zakładem pracy;

  § 31 BHP w przypadku wykonywania pracy zdalnej;

  § 32 Forma wniosków pracownika wykonującego pracę zdalną;

  § 33 Okazjonalna praca zdalna;

  § 34 Stosowanie przepisów o pracy zdalnej do stosunków pracy na innej podstawie niż umowa o pracę.

Zasadnicze różnice między pracą zdalną a telepracą

W dniu 1 grudnia 2022 roku zostały uchwalone przepisy regulujące pracę zdalną, zaś w dniu 27 stycznia 2023 roku została podpisana ustawa o zmianie ustawy przez prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej. Regulacje weszły od dnia 7 kwietnia 2023 roku do Kodeksu Pracy, a wraz z tym uchylono przepisy o telepracy z Kodeksu Pracy (wdrożono wtedy Art. 67 Kodeksu Pracy, rozdział IIc Praca zdalna z dnia 19 marca 2025 r. zamiast Art. 67 Kodeksu Pracy, rozdziału IIb Zatrudnianie pracowników w formie telepracy z dnia 16 października 2007 r.).

Wcześniej praca zdalna nie była w żaden sposób regulowana przez Kodeks Pracy. Pierwszy raz została określona w Ustawie z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. Obecnie pojęcie pracy zdalnej zastąpiło całkowicie telepracę, a w życie wchodzą kolejne regulacje ze względu na to, że od czasu lockdownu z powodu wybuchu pandemii koronawirusa SARS-CoV-2 taka forma pracy została spopularyzowana. Praca zdalna może być wykonywana całkowicie lub częściowo poza miejscem pracy.

Czy telepraca jeszcze obowiązuje?

Nie, telepraca już nie obowiązuje. Została zastąpiona przez pracę zdalną od dnia 7 kwietnia 2023 roku, kiedy to przepisy regulujące telepracę zostały wyparte na rzecz pracy w formie zdalnej.

Czy telepraca i praca hybrydowa są tym samym?

Praca zdalna polega na stałym wykonywaniu pracy poza siedzibą firmy w formie całkowitej lub częściowej, co oznacza, że przejęła ona dawne funkcje telepracy, co oznacza, że sama telepraca nie jest tym samym, co praca hybrydowa. O ile w przypadku pracy zdalnej pracownik wykonujący obowiązki służbowe nie musi regularnie stawiać się w siedzibie firmy z wyjątkiem wykonywania tzw. pracy zdalnej okazjonalnej, o tyle praca hybrydowa polega na regularnym wykonywaniu w niektóre dni pracy w formie telepracy (pracy zdalnej), zaś w inne w siedzibie firmy. Najczęściej spotykane formy pracy hybrydowej to 4/1, 3/2, 2/3, gdzie pierwsza z cyfr oznacza ilość przepracowanych godzin w formie stacjonarnej, zaś druga — zdalnej. Są to odpowiednio 4 dni w biurze i 1 dzień zdalnie, 3 dni w biurze i 2 dni zdalnie oraz 2 dni w biurze i 3 dni zdalnie. O tym, które dni muszą być przepracowane w formie stacjonarnej, a które zdalnej w przypadku pracy hybrydowej decyduje pracodawca. Jego decyzja jest w tej kwestii niepodważalna bez przyczyny uzasadniającej krótkoterminowe zmiany.

Należy również podkreślić, że wykonywanie zadań służbowych w formie hybrydowej musi odbywać się w ściśle ustalonym czasie pracy, który odpowiada najczęściej godzinom pracy stacjonarnej w biurze, co oznacza, że czas ten musi być wyraźnie oddzielony od życia prywatnego pracownika i że pracodawca może spotkać się z odmową pracownika dotyczącą wykonywania obowiązków służbowych w formie nadgodzin po skończonej przez niego pracy. Jeśli pracownik zgodzi się na nadgodziny, pracodawca jest zobowiązany do wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za każdą nadprogramową godzinę pracy. Warto jednak podkreślić, że nadprogramowy czas pracy wymaga zgody pracownika i pracodawca nie może tego na nim wymusić.

Tymczasem praca zdalna, w zależności od zawartych w umowie postanowień, może być realizowana w ściśle ustalonych godzinach pracy bądź w tzw. elastycznym czasie pracy. Co więcej, w przypadku zawarcia z pracownikiem umowy o dzieło, gdzie jego wynagrodzenie będzie zależne od ilości zrealizowanych zadań.

Czym różni się praca zdalna od pracy mobilnej?

Praca zdalna i mobilna są dwoma odrębnymi formami świadczenia pracy. Praca mobilna (zwana również pracą terenową) wynika z charakteru pracy i polega na przemieszczaniu się po określonym obszarze, który został wyszczególniony w treści umowy. Wykonywanie obowiązków służbowych odbywa się głównie poza siedzibą firmy na danym obszarze lub w innym ściśle określonym miejscu. Pracownikiem mobilnym będą osoby pracujące w takich zawodach, jak: kierowca zawodowy, przedstawiciel handlowy, pracownik socjalny, serwisant sprzętu i technik terenowy, listonosz, kurier i dostawca oraz inne. Z kolei w pracy zdalnej pracodawca nie wymaga obecności pracownika na ściśle określonym obszarze, może on dowolnie zmieniać miejsce wykonywania zadań pracowniczych, o ile będzie w stanie pozostawać w kontakcie z pracodawcą i przesyłać mu efekty pracy drogą elektroniczną lub korespondencyjną. Również charakter jego pracy nie wymusza na nim konieczności przemieszczania się do wykonywania poleceń służbowych.

Jakie wyróżnia się formy świadczenia pracy w Polsce?

W Polsce zostały uregulowane przez przepisy Kodeksu Pracy cztery modele świadczenia pracy. Należą do nich:

• Praca stacjonarna

• Praca zdalna (wcześniej telepraca  — Art. 67 Kodeksu Pracy, rozdziału IIb Zatrudnianie pracowników w formie telepracy z dnia 16 października 2007 r. został uchylony na rzecz Art. 67 Kodeksu Pracy, rozdział IIc Praca zdalna z dnia 19 marca 2025 r.)

• Praca hybrydowa (uregulowana w Kodeksie Pracy na mocy nowelizacji, która weszła w życie dnia 6 lutego 2023 roku)

• Praca mobilna (zwana również pracą terenową. Jest nieuregulowana jeszcze oddzielnymi przepisami prawa pracy, oprócz zapisu w art. 67 Kodeksu Pracy § 18 - "praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą").